كيفية إضافة أرقام الصفحات إلى ملف PDF (مع تخطّي صفحة الغلاف)

حدّد من أين يبدأ الترقيم

إعدادان اثنان يتولّيان معظم العمل، وعادةً لا ينتبه الناس إلا إلى أحدهما.

• ابدأ الترقيم من الصفحة يحدّد الورقة التي تحمل الرقم الأول. وكل صفحة قبلها تبقى بلا رقم.
• أول رقم يُعرض هو الرقم الذي تُظهره تلك الصفحة الأولى.

ومعاً يغطّيان كل التخطيطات الشائعة:

• تقرير له غلاف. ابدأ من الصفحة 2، والرقم الأول 1. فيبقى الغلاف خالياً، وتحمل أول صفحة من المحتوى الرقم 1.
• غلاف وصفحة فهرس. ابدأ من الصفحة 3، والرقم الأول 1.
• فصل يُكمل مستنداً أطول. ابدأ من الصفحة 1، والرقم الأول 31 — فيحمل القسم الذي ترسله منفصلاً الأرقامَ نفسها التي يحملها في النسخة الكاملة.

في أداة إضافة أرقام الصفحات إلى ملف PDF تعرض المعاينة الرقم على كل صفحة أثناء تغييرك لهذه الإعدادات، وتُميَّز الصفحات التي ستبقى بلا رقم، فتستطيع التحقق من الغلاف قبل أن يُكتب أي شيء.

أين يوضع الرقم، وبأي تنسيق

أسفل الوسط هو الخيار الافتراضي الآمن: فلا يشغل هذا الموضع شيء آخر في الصفحة المعتادة، ويُقرأ بالطريقة نفسها سواء طُبع المستند على وجه واحد أو على الوجهين. أما أسفل اليمين فيناسب المستندات التي ستُقرأ على الشاشة فقط أو تُطبع على وجه واحد. وتجنّب الزوايا العلوية في الرسائل والنماذج، حيث تقع عادةً الترويسة أو خانة المرجع.

ويتوقف اختيار التنسيق على ما يحتاجه القارئ:

• 7 يكفي لكل شيء تقريباً.
• Page 7 يفيد حين تُتداول الصفحات منفصلة — كحزمة مطبوعة سيفرّق أحدهم أوراقها.
• 7 / 24 يُخبر القارئ هل لديه المستند كاملاً، وهذا أمر يستحق أن يكون في كل ما سيُوقَّع أو يُرسل بالفاكس أو يُقدَّم صفحةً صفحة.

وثمة قيد يجدر معرفته: الكلمة في تنسيق «Page 7» مكتوبة بالإنجليزية، أياً كانت لغة المستند. ففي مستند بلغة أخرى، يُقرأ الرقم المجرد أو تنسيق 7 / 24 بشكل صحيح في كل مكان.

ما الذي تمثّله الأرقام — وما الذي لا تمثّله

تُرسم الأرقام على كل صفحة كنص عادي، بخط قياسي متوفر في كل قارئ PDF. وهذا ما يجعلها تُطبع، وتبقى سليمة عند الإرسال بالبريد الإلكتروني، وتظهر في أي عارض. لكنه يعني أيضاً ثلاثة أمور:

• لا تتحدّث تلقائياً. إن أضفت صفحات أو حذفتها أو أعدت ترتيبها بعد ذلك، تبقى الأرقام حيث رُسمت. فأنهِ العمل على الصفحات أولاً — حذف الصفحات، وإعادة الترتيب، والدمج — ثم رقّم في النهاية.
• ليست تسميات الصفحات في القارئ. فالرقم الذي يعرضه قارئ PDF في خانة الصفحة الخاصة به يأتي من موضع مختلف في الملف. ويشرح مقال لماذا لا تتطابق أرقام صفحات PDF الأرقام الثلاثة التي قد تحملها الصفحة.
• قد تتداخل مع المحتوى الموجود. فالصفحة التي يوجد في أسفلها تذييل مطبوع أصلاً سيُوضع الرقم فوقه. لذا انظر إلى معاينة أي صفحة مزدحمة قبل التطبيق.

صفحات بأحجام مختلفة وصفحات مُدوَّرة

تُوضع الأرقام بحسب حجم كل صفحة على حدة، لذا فالمستند الذي يجمع بين A4 وLetter، أو تتوسطه صفحة A3 مطوية، يحصل على أرقامه في أسفل كل صفحة، لا على مسافة ثابتة تقع خارج حدود الأوراق الأصغر.

أما الصفحات التي تحمل إعداد تدوير خاصاً بها فهي الاستثناء الذي ينبغي التحقق منه. فالجدول الأفقي الذي أُدير بإعداد تدوير، بدل أن يُنشأ أفقياً من البداية، يُرقَّم بحسب أبعاده المخزَّنة — فقد يقع الرقم على ما يبدو أنه جانب الصفحة. تحقّق من هذه الصفحات في المعاينة. وإن كانت إحداها خاطئة، فالأسرع عادةً أن ترقّم المستند وتتقبّل تلك الصفحة الواحدة، أو أن تدوّرها قبل الترقيم حتى تتوافق الصفحة المخزَّنة مع الصفحة المعروضة.

قبل أن ترسله

ثلاث عمليات تحقّق سريعة تكشف الأخطاء كلها تقريباً:

• انظر إلى أول صفحة مرقّمة وإلى آخر صفحة. إن كانت الأولى تحمل الرقم 1 وكانت الأخيرة تطابق العدد الذي تتوقعه، فكل ما بينهما صحيح.
• اطبع صفحة واحدة، أو اعرضها بحجمها الفعلي. فالرقم الذي يبدو جيداً على الشاشة قد يقع داخل المنطقة التي لا تصل إليها الطابعة؛ وموضع أسفل الوسط بالهامش الافتراضي آمن على طابعات المكاتب العادية.
• إن كان المستند يجب أن يُؤرشف بصيغة PDF/A، فتحقّق منه بعد ذلك. فالأرقام تستخدم خطاً قياسياً غير مضمَّن في الملف، وهو ما لا تسمح به PDF/A؛ ويشرح مقال ما هي PDF/A السبب.