Seitenzahlen in ein PDF einfügen (und das Deckblatt auslassen)

Festlegen, wo die Nummerierung beginnt

Zwei Einstellungen erledigen fast die ganze Arbeit, und meist fällt einem nur eine davon auf.

• Nummerierung beginnen auf Seite legt fest, welches Blatt die erste Zahl trägt. Alle Seiten davor bleiben frei.
• Erste angezeigte Zahl ist die Zahl, die auf dieser ersten Seite steht.

Zusammen decken sie jedes übliche Layout ab:

• Ein Bericht mit Deckblatt. Beginn auf Seite 2, erste Zahl 1. Das Deckblatt bleibt leer, und die erste Inhaltsseite trägt die 1.
• Deckblatt und Inhaltsverzeichnis. Beginn auf Seite 3, erste Zahl 1.
• Ein Kapitel, das ein längeres Dokument fortsetzt. Beginn auf Seite 1, erste Zahl 31 — so trägt ein Abschnitt, den du separat verschickst, dieselben Zahlen wie in der vollständigen Fassung.

Im Tool Seitenzahlen in ein PDF einfügen zeigt die Vorschau die Zahl auf jeder Seite an, während du diese Werte änderst, und die Seiten, die leer bleiben, sind markiert — so kannst du das Deckblatt prüfen, bevor irgendetwas geschrieben wird.

Wohin die Zahl kommt und in welchem Format

Unten mittig ist die sichere Standardwahl: Auf einer typischen Seite steht dort sonst nichts, und die Position funktioniert gleich gut, ob das Dokument einseitig oder doppelseitig gedruckt wird. Unten rechts passt zu Dokumenten, die nur am Bildschirm gelesen oder einseitig gedruckt werden. Meide die oberen Ecken bei Briefen und Formularen, denn dort sitzt meist ein Briefkopf oder ein Feld für Aktenzeichen.

Beim Format geht es darum, was die Lesenden brauchen:

• 7 reicht für fast alles.
• Page 7 hilft, wenn die Seiten lose in die Hand genommen werden — etwa ein gedrucktes Paket, das jemand auseinandernimmt.
• 7 / 24 zeigt, ob das Dokument vollständig vorliegt. Das lohnt sich bei allem, was Seite für Seite unterschrieben, gefaxt oder eingereicht wird.

Eine Einschränkung solltest du kennen: Das Wort im Format „Page 7“ ist auf Englisch, egal in welcher Sprache das Dokument verfasst ist. Bei einem Dokument in einer anderen Sprache passt die einfache Zahl oder das Format 7 / 24 überall.

Was die Zahlen sind – und was nicht

Die Zahlen werden als gewöhnlicher Text auf jede Seite gezeichnet, in einer Standardschrift, die jeder PDF-Betrachter kennt. Deshalb werden sie mitgedruckt, überstehen den E-Mail-Versand und erscheinen in jedem Betrachter. Das bedeutet aber auch dreierlei:

• Sie aktualisieren sich nicht. Fügst du danach Seiten hinzu, löschst sie oder ordnest sie um, bleiben die Zahlen dort, wo sie gezeichnet wurden. Erledige zuerst die Arbeit an den Seiten — Seiten löschen, umordnen, zusammenfügen — und nummeriere zuletzt.
• Sie sind nicht die Seitenbeschriftungen des Betrachters. Die Zahl, die ein PDF-Betrachter in seinem eigenen Seitenfeld anzeigt, stammt aus einer anderen Stelle in der Datei. Warum PDF-Seitenzahlen nicht übereinstimmen erklärt die drei Nummern, die eine Seite haben kann.
• Sie können mit vorhandenem Inhalt kollidieren. Steht unten auf einer Seite bereits eine Fußzeile, landet die Zahl direkt darauf. Sieh dir die Vorschau einer vollen Seite an, bevor du die Zahlen anwendest.

Gemischte Seitenformate und gedrehte Seiten

Die Zahlen werden anhand der Größe jeder einzelnen Seite platziert. Ein Dokument, das A4 und Letter mischt oder in der Mitte eine A3-Ausklappseite hat, bekommt seine Zahlen also trotzdem unten auf jede Seite und nicht in einem festen Abstand, der bei den kleineren Blättern über den Rand hinausragt.

Seiten mit eigener Drehung sind die Ausnahme, die du prüfen solltest. Eine Tabelle im Querformat, die über eine Drehungseinstellung gedreht und nicht im Querformat angelegt wurde, wird nach ihrer gespeicherten Geometrie nummeriert — die Zahl kann also scheinbar am seitlichen Rand landen. Prüf diese Seiten in der Vorschau. Ist eine falsch, geht es meist schneller, das Dokument zu nummerieren und diese eine Seite so hinzunehmen, oder sie vor dem Nummerieren zu drehen, sodass gespeicherte und angezeigte Seite übereinstimmen.

Bevor du es verschickst

Drei kurze Prüfungen finden fast jeden Fehler:

• Sieh dir die erste und die letzte nummerierte Seite an. Trägt die erste die 1 und passt die letzte zur erwarteten Seitenanzahl, stimmt alles dazwischen.
• Druck eine Seite aus oder sieh sie dir in Originalgröße an. Eine Zahl, die am Bildschirm gut aussieht, kann in dem Bereich liegen, den ein Drucker nicht erreicht; „Unten mittig“ mit dem Standardrand ist auf gewöhnlichen Bürodruckern sicher.
• Muss das Dokument als PDF/A archiviert werden, prüf es danach. Die Zahlen verwenden eine Standardschrift, die nicht in die Datei eingebettet ist, und das erlaubt PDF/A nicht; Was PDF/A ist erklärt, warum.