Cómo añadir números de página a un PDF (sin numerar la portada)

Decide dónde empieza la numeración

Dos ajustes hacen casi todo el trabajo, y la gente suele fijarse solo en uno de ellos.

• Empezar a numerar en la página indica qué hoja lleva el primer número. Todas las páginas anteriores quedan limpias.
• Primer número que se muestra es la cifra que muestra esa primera página.

Entre los dos cubren todas las disposiciones habituales:

• Un informe con portada. Empieza en la página 2, primer número 1. La portada queda en blanco y la primera página de contenido muestra el 1.
• Una portada y una página de índice. Empieza en la página 3, primer número 1.
• Un capítulo que continúa un documento más largo. Empieza en la página 1, primer número 31, para que una sección que envías por separado lleve los mismos números que tiene en la versión completa.

En Añadir números de página a un PDF, la vista previa muestra el número en cada página mientras cambias estos ajustes, y las páginas que quedarán en blanco aparecen marcadas, así que puedes comprobar la portada antes de que se escriba nada.

Dónde va el número y en qué formato

Abajo en el centro es la opción segura por defecto: en una página típica no hay nada más ahí, y se lee igual tanto si el documento se imprime a una cara como a doble cara. Abajo a la derecha va bien para documentos que solo se leerán en pantalla o se imprimirán a una cara. Evita las esquinas superiores en cartas y formularios, donde suele ir un membrete o un recuadro de referencia.

El formato depende de lo que necesite el lector:

• 7 basta para casi todo.
• Page 7 ayuda cuando las páginas se van a manejar sueltas, como un dosier impreso que alguien va a separar.
• 7 / 24 le dice al lector si tiene el documento completo, algo que conviene en cualquier cosa que se vaya a firmar, enviar por fax o entregar página a página.

Una limitación que conviene conocer: la palabra del formato "Page 7" está escrita en inglés, sea cual sea el idioma del documento. En un documento en otro idioma, el número solo o el formato 7 / 24 se leen correctamente en cualquier caso.

Qué son los números y qué no son

Los números se dibujan en cada página como texto normal, con una fuente estándar que tienen todos los lectores de PDF. Eso es lo que hace que se impriman, sobrevivan al correo electrónico y aparezcan en cualquier visor. También implica tres cosas:

• No se actualizan. Si después añades, eliminas o reordenas páginas, los números se quedan donde se dibujaron. Termina antes el trabajo con las páginas —eliminar páginas, reordenar, unir— y numera al final.
• No son las etiquetas de página del lector. El número que muestra un lector de PDF en su propio cuadro de página sale de otro lugar del archivo. Por qué no coinciden los números de página de un PDF explica los tres números que puede tener una página.
• Pueden chocar con el contenido existente. Si una página ya tiene un pie impreso en la parte inferior, el número quedará encima. Mira la vista previa de una página cargada antes de aplicarlos.

Tamaños de página mezclados y páginas giradas

Los números se colocan a partir del tamaño de cada página, así que un documento que mezcla A4 y Carta, o que tiene un desplegable A3 en medio, sigue llevando los números en la parte inferior de cada página, y no a una distancia fija que se sale de las hojas más pequeñas.

Las páginas que llevan su propia rotación son la excepción que hay que revisar. Una tabla apaisada que se giró con un ajuste de rotación, en lugar de crearse en horizontal, se numera según su geometría guardada, así que el número puede acabar en lo que parece el lateral de la página. Revisa esas páginas en la vista previa. Si alguna sale mal, suele ser más rápido numerar el documento y aceptar esa página tal cual, o rotarla para que la página guardada y la que se muestra coincidan antes de numerar.

Antes de enviarlo

Tres comprobaciones rápidas detectan casi cualquier error:

• Mira la primera página numerada y la última. Si la primera muestra el 1 y la última coincide con el total que esperas, todo lo de en medio está bien.
• Imprime una página o mírala a tamaño real. Un número que se ve bien en pantalla puede quedar dentro de la zona a la que la impresora no llega; abajo en el centro con el margen por defecto es seguro en las impresoras de oficina normales.
• Si el documento debe archivarse como PDF/A, compruébalo después. Los números usan una fuente estándar que no está incrustada en el archivo, algo que PDF/A no permite; qué es PDF/A explica por qué.