لماذا اختفت الإجابات التي كتبتها في نموذج PDF

لم تُحفظ الإجابات قط

عارض PDF المدمج في متصفح الويب يتيح لك الكتابة في النموذج، ويبقى ما تكتبه على الشاشة حتى تغلق علامة التبويب. لكنه لا يصير جزءاً من الملف المحفوظ على جهازك حتى تحفظ نسخة أو تنزّلها. فإن أرفقت الملف الأصلي برسالة بريد إلكتروني، فقد أرفقت النموذج الفارغ.

ويحدث الأمر نفسه على الهاتف، حيث يُفتح ملف PDF كثيراً للقراءة فقط من رسالة بريد أو من تطبيق مراسلة. يمكنك الكتابة، لكن ما تكتبه يخص برنامج العرض لا المستند.

والاختبار بسيط. أغلق كل شيء، وابحث عن الملف الذي توشك أن ترسله، وافتحه من جديد. فإن كانت الخانات فارغة عندك، فهي فارغة عند الجميع.

الإجابات موجودة، لكن بعض برامج العرض لا تُظهرها

يحمل حقل النموذج في ملف PDF شيئين: القيمة التي كتبتها، ورسماً صغيراً لتلك القيمة تضعه برامج العرض على الصفحة. ومعظم برامج العرض تُظهر الرسم. لكن بعض البرامج تحفظ القيمة وتتخطى الرسم، وتترك ملاحظة تطلب من برنامج العرض التالي أن يرسمه. فبرامج العرض التي تعمل بهذه الملاحظة تُظهر إجاباتك؛ والتي لا تعمل بها تُظهر خانات فارغة.

والعلامة الكاشفة إجابة تعود إلى الظهور حين تنقر داخل الحقل، أو تظهر في برنامج ولا تظهر في آخر. ولم يضِع شيء: فالقيمة في الملف، وحفظه مرة أخرى بأداة ترسم المظهر يصلح الأمر للجميع.

وثمة مشكلة قريبة تصيب النصوص المكتوبة بأبجديات أخرى. فالحقل المرسوم بخط لا يحتوي حروفاً عربية أو صينية يُظهر مربعات أو لا يُظهر شيئاً، مع أن القيمة صحيحة. وأداة تعبئة نموذج PDF ترسم المظهر بنفسها، حتى للنص الذي لا يستطيع خط النموذج نفسه إظهاره.

النموذج لا يعمل كما ينبغي إلا في برامج Adobe

هناك نوعان من ملفات PDF القابلة للتعبئة. فالأغلبية الساحقة من النوع القياسي، الذي يستطيع أي برنامج عرض جيد تعبئته. وأقلية منها، ما زالت موجودة بين بعض النماذج الحكومية والضريبية، مبنية بتقنية أقدم من Adobe تُسمّى XFA، وقد صنّفها معيار PDF الحالي تقنيةً مهجورة. وبرامج العرض الأخرى تدعمها جزئياً أو لا تدعمها إطلاقاً.

وإن فُتح نموذج XFA في برنامج آخر، فقد يُظهر صفحة تقول إن المستند لا يمكن عرضه، أو نموذجاً بلا حقول، أو حقولاً تقبل الكتابة ثم تفقدها عند الحفظ. والطريق الموثوق هو تعبئته في Adobe Acrobat Reader، وهو مجاني. وإن كان النموذج صادراً عن جهة رسمية، فتحقّق مما إذا كانت تنشر أيضاً نسخة قياسية أو نموذجاً على الإنترنت.

أما إن كان النموذج لا يسمح لك بالكتابة أصلاً، فتلك مشكلة مختلفة: انظر كيف تملأ نموذج PDF لا يسمح لك بالكتابة.

تحقّق قبل أن ترسله

• أعد فتح الملف المحفوظ، لا النافذة التي كتبت فيها.
• افتحه في برنامج عرض ثانٍ: في متصفح إن كنت ملأته في برنامج على الحاسوب، أو العكس. فإن أظهر كلاهما إجاباتك، فالأرجح جداً أن يراها من ترسله إليه أيضاً.
• انظر إلى الإجابات الطويلة في الخانات القصيرة. فهي تُقتطع على الصفحة حتى لو كانت القيمة المخزّنة كاملة.
• تحقّق من حقول التوقيع والتاريخ في الأخير، لأنها أكثر الحقول التي تُملأ في برنامج غير الذي مُلئ به الباقي.

أرسل نموذجاً يظهر كما هو في كل مكان

إن لم يكن أحد بحاجة إلى تغيير إجاباتك بعدك، فسطّح النموذج قبل إرساله. فأداة تسطيح PDF تحوّل كل حقل إلى محتوى عادي في الصفحة: فتكفّ الإجابات عن أن تكون قابلة للتحرير، وتكفّ عن الاعتماد على برنامج العرض لرسمها. والنموذج المسطّح يُظهر الإجابات نفسها في كل برنامج، ويُطبع بالطريقة نفسها، ولا يمكن أن يتغيّر عن طريق الخطأ في الطريق.

احتفظ لنفسك بنسخة غير مسطّحة تحسّباً لحاجتك إلى تصحيح شيء، لأن التسطيح لا يمكن التراجع عنه. وإن كان نظام المستلم يقرأ الإجابات آلياً، فاسأل أولاً: فبعض الأنظمة تتوقع حقولاً حيّة وترفض الملف المسطّح. ويتناول مقال ما معنى تسطيح ملف PDF التفاصيل.