Pourquoi les réponses saisies dans mon formulaire PDF ont disparu

Les réponses n’ont jamais été enregistrées

La visionneuse PDF intégrée à un navigateur web vous permet de saisir du texte dans un formulaire, et ce que vous tapez reste à l’écran jusqu’à ce que vous fermiez l’onglet. Ce n’est pas dans le fichier sur votre disque tant que vous n’avez pas enregistré ou téléchargé une copie. Joignez l’original à un e-mail, et c’est le formulaire vierge que vous aurez joint.

Il se passe la même chose sur un téléphone, où un PDF est souvent ouvert en lecture seule depuis un e-mail ou une messagerie. Vous pouvez taper, mais la saisie appartient à la visionneuse, pas au document.

Le test est simple. Fermez tout, retrouvez le fichier que vous vous apprêtez à envoyer et ouvrez-le à nouveau. Si les cases sont vides pour vous, elles sont vides pour tout le monde.

Les réponses sont là, mais certaines visionneuses ne les affichent pas

Un champ de formulaire PDF contient deux choses : la valeur que vous avez saisie, et un petit dessin de cette valeur que les visionneuses placent sur la page. La plupart des visionneuses affichent le dessin. Certains logiciels enregistrent la valeur, sautent le dessin et laissent une note demandant à la visionneuse suivante de le dessiner. Les visionneuses qui tiennent compte de la note affichent vos réponses ; les autres affichent des cases vides.

Le signe qui ne trompe pas : une réponse qui réapparaît quand vous cliquez dans le champ, ou qui s’affiche dans un logiciel et pas dans un autre. Rien n’est perdu : la valeur est dans le fichier, et l’enregistrer à nouveau avec un outil qui dessine l’apparence règle le problème pour tout le monde.

Un problème voisin touche le texte écrit dans d’autres alphabets. Un champ dessiné avec une police qui ne contient pas de lettres arabes ou chinoises affiche des carrés ou rien du tout, alors que la valeur est correcte. Remplir un formulaire PDF dessine lui-même l’apparence, y compris pour le texte que la police du formulaire ne sait pas afficher.

Le formulaire ne fonctionne correctement que dans les logiciels d’Adobe

Il existe deux sortes de PDF remplissables. Presque tous sont du type standard, que n’importe quelle bonne visionneuse sait remplir. Une minorité, que l’on trouve encore parmi certains formulaires administratifs et fiscaux, repose sur une ancienne technologie d’Adobe appelée XFA, que la norme PDF actuelle a déclarée obsolète. Les autres visionneuses la prennent en charge partiellement, voire pas du tout.

Ouvert ailleurs, un formulaire XFA peut afficher une page indiquant que le document ne peut pas être affiché, un formulaire sans aucun champ, ou des champs qui acceptent la saisie et la perdent à l’enregistrement. Le remplir dans Adobe Acrobat Reader, qui est gratuit, est la solution fiable. Si le formulaire provient d’une administration, vérifiez si elle publie aussi une version standard ou un formulaire en ligne.

Si le formulaire ne vous laisse pas taper du tout, c’est un autre problème : voyez comment remplir un formulaire PDF qui ne vous laisse pas taper.

Vérifiez avant de l’envoyer

• Rouvrez le fichier enregistré, pas la fenêtre dans laquelle vous avez tapé.
• Ouvrez-le dans une deuxième visionneuse : un navigateur si vous l’avez rempli dans un logiciel de bureau, ou l’inverse. Si les deux affichent vos réponses, votre destinataire les verra très probablement aussi.
• Regardez les réponses longues dans les cases courtes. Elles sont coupées sur la page, même quand la valeur enregistrée est complète.
• Vérifiez en dernier les champs de signature et de date, car ce sont eux que l’on remplit le plus souvent dans un autre logiciel que le reste.

Envoyez un formulaire qui s’affiche de la même façon partout

Si personne n’a besoin de modifier vos réponses après vous, aplatissez le formulaire avant de l’envoyer. Aplatir un PDF transforme chaque champ en contenu de page ordinaire : les réponses ne sont plus modifiables et ne dépendent plus de la visionneuse pour être dessinées. Un formulaire aplati affiche les mêmes réponses dans tous les logiciels, s’imprime de la même façon et ne peut pas être modifié par accident en chemin.

Gardez pour vous une copie non aplatie au cas où vous auriez quelque chose à corriger, car l’aplatissement est irréversible. Et si le système de votre destinataire lit les réponses automatiquement, renseignez-vous d’abord : certains systèmes attendent des champs actifs et refusent un fichier aplati. Ce que signifie aplatir un PDF entre dans les détails.