Por qué desaparecieron mis respuestas de un formulario PDF

Las respuestas nunca se guardaron

El visor de PDF integrado en un navegador web te deja escribir en un formulario, y lo que escribes se queda en pantalla hasta que cierras la pestaña. No está en el archivo de tu disco hasta que guardas o descargas una copia. Adjunta el original a un correo y habrás adjuntado el formulario en blanco.

Lo mismo ocurre en el teléfono, donde un PDF suele abrirse en modo de solo lectura desde un correo o una aplicación de mensajería. Puedes escribir, pero lo que escribes pertenece al visor, no al documento.

La prueba es sencilla. Ciérralo todo, busca el archivo que vas a enviar y vuelve a abrirlo. Si tú ves las casillas vacías, todo el mundo las verá vacías.

Las respuestas están ahí, pero algunos visores no las muestran

Un campo de formulario de un PDF guarda dos cosas: el valor que escribiste y un pequeño dibujo de ese valor que los visores colocan en la página. La mayoría de los visores muestran el dibujo. Algunos programas guardan el valor, se saltan el dibujo y dejan una nota pidiendo al siguiente visor que lo dibuje. Los visores que hacen caso de la nota muestran tus respuestas; los que no, muestran casillas vacías.

La señal que lo delata es una respuesta que reaparece al hacer clic en el campo, o que se ve en un programa y no en otro. No se ha perdido nada: el valor está en el archivo, y volver a guardarlo con una herramienta que dibuje la apariencia lo arregla para todos.

Un problema relacionado afecta al texto en otros alfabetos. Un campo dibujado con una fuente que no tiene caracteres árabes o chinos muestra recuadros o nada, aunque el valor sea correcto. Rellenar formulario PDF dibuja la apariencia por su cuenta, incluso para texto que la fuente del propio formulario no puede mostrar.

El formulario solo funciona bien con software de Adobe

Hay dos tipos de PDF rellenables. Casi todos son del tipo estándar, que cualquier buen visor puede rellenar. Una minoría, que todavía aparece en algunos formularios oficiales y fiscales, está hecha con una tecnología antigua de Adobe llamada XFA, que la norma PDF actual ha declarado obsoleta. Los demás visores la admiten solo en parte o no la admiten en absoluto.

Abierto en otro programa, un formulario XFA puede mostrar una página que dice que el documento no se puede mostrar, un formulario sin campos, o campos que aceptan lo que escribes y lo pierden al guardar. Rellenarlo en Adobe Acrobat Reader, que es gratuito, es el camino fiable. Si el formulario procede de un organismo oficial, comprueba si también publica una versión estándar o un formulario en línea.

Si el formulario no te deja escribir en absoluto, el problema es otro: consulta cómo rellenar un formulario PDF que no te deja escribir.

Compruébalo antes de enviarlo

• Vuelve a abrir el archivo guardado, no la ventana en la que escribiste.
• Ábrelo en un segundo visor: un navegador si lo rellenaste en un programa de escritorio, o al revés. Si los dos muestran tus respuestas, es muy probable que la persona a la que se lo envías también las vea.
• Fíjate en las respuestas largas en casillas cortas. Se cortan en la página aunque el valor guardado esté completo.
• Revisa al final los campos de firma y fecha, ya que son los que más a menudo se rellenan en un programa distinto del resto.

Envía un formulario que se vea igual en todas partes

Si nadie necesita cambiar tus respuestas después de ti, aplana el formulario antes de enviarlo. Aplanar PDF convierte cada campo en contenido normal de la página: las respuestas dejan de ser editables y dejan de depender de que el visor las dibuje. Un formulario aplanado muestra las mismas respuestas en todos los programas, se imprime igual y no se puede modificar por accidente por el camino.

Guarda para ti una copia sin aplanar por si necesitas corregir algo, porque el aplanado no se puede deshacer. Y si el sistema del destinatario lee las respuestas automáticamente, pregunta antes: algunos sistemas esperan campos activos y rechazan un archivo aplanado. Qué significa aplanar un PDF entra en los detalles.