كيف تعبّئ نموذج PDF لا يسمح لك بالكتابة فيه

اعرف أياً من الثلاثة لديك

افتح الملف وجرّب أمرين.

أولاً، حاول تحديد النص. اسحب فوق عنوان مطبوع مثل «الاسم الكامل». فإن أُبرز العنوان، فللمستند طبقة نص وقد أُنتج رقمياً. وإن لم يُبرز شيء وحصلت على مستطيل تحديد يغطي الصفحة كلها، فالصفحة صورة: مسح ضوئي أو صورة فوتوغرافية. ويتناول هل ملف PDF هذا ممسوح ضوئياً أم نص؟ هذه المسألة بتفصيل أوفى.

ثم انقر حيث ينبغي أن تذهب الإجابة. فالنموذج التفاعلي الحقيقي يضع مؤشر كتابة في مربع، ومعظم القارئات تلوّن المربعات القابلة للتعبئة بأزرق باهت عند فتح الملف. ولا مؤشر ولا تلوين يعني أن لا حقول هناك، أياً كان شكل الصفحة.

وهذا يعطيك الجواب:

• لا نص يُحدَّد ولا حقول — مسح ضوئي. القسم التالي.
• النص يُحدَّد ولا حقول — نموذج مُسطّح أو لم يكن تفاعلياً يوماً. القسم التالي أيضاً؛ فالتعامل واحد.
• الحقول ظاهرة لكنها ترفض الإدخال — محمي. بعد قسمين.
• رسالة تطلب قارئاً مختلفاً — نموذج XFA. القسم الذي يليه.

صورة لنموذج: ضع إجاباتك فوقها

هذا يشمل الغالبية العظمى من الحالات، والأمر الذي يحسن تقبّله مبكراً هو أنه لا يوجد شيء يُصلَح. فالمستند لا حقول فيه لتُستعاد، لأنه لم يحملها يوماً. وما تفعله بدل ذلك هو إضافة نصك أنت في المواضع الصحيحة على الصفحة.

تضع محرّر PDF مربعات نص في أي مكان على الصفحة. ومع النموذج، يكون العمل كله تقريباً في ضبط المحاذاة، ومن هنا بعض الملاحظات العملية:

• طابق السطر لا العنوان. ضع خطّ قاعدة نصك على السطر المطبوع، لا بمستوى السؤال. فالنص الطائر بضعة مليمترات إلى أعلى هو وحده ما يجعل النموذج المعبَّأ يبدو خطأً.
• اختر حجماً واحداً والتزمه. فالإجابات المكتوبة بأربعة أحجام مختلفة تُقرأ كأن أربعة أشخاص عبّأوها.
• مربعات الاختيار. حرف x في المربع مقبول في كل مكان، ويصمد للطباعة والفاكس وإعادة المسح. وأما علامة الصح المرسومة فكثيراً ما لا تصمد.
• اجعل التوقيع آخر شيء. تضع توقيع PDF صورة توقيع أو توقيعاً مرسوماً؛ ويغطّي كيف توقّع ملف PDF ما يُثبته التوقيع على ملف PDF وما لا يُثبته.

وأمر يستحق ألّا تفعله: تمرير المسح الضوئي على OCR كي «يصبح قابلاً للتعبئة». فالتعرّف على النص يحوّل صورة الكلمة إلى كلمة، وهذا مفيد للبحث والنسخ — لكنه لا يُنشئ حقول نماذج، إذ لم تكن هناك حقول لتُوجد. ويشرح التعرّف الضوئي وتحويل PDF إلى Word ليسا العمل نفسه هذا الفرق.

نموذج حقيقي يرفض الإدخال

إن كانت الحقول موجودة بوضوح — تتلوّن، ولها حدود، ولعلّ بعضها يحمل نصاً بالفعل — والكتابة لا تفعل شيئاً، فأحد ثلاثة أمور صحيح.

لقد سُطّح. فالتسطيح يطبع ما كانت تعرضه الحقول في الصفحة طبعاً دائماً ثم يحذف الحقول، وهو بالضبط ما تفعله بنموذج بعد الانتهاء منه. والنموذج المُسطّح يبدو مكتملاً لأنه مكتمل؛ فقد أرسل إليك أحدهم النسخة النهائية لا الفارغة. ولا تراجع عن ذلك، والجواب الصادق هو أن تطلب النسخة الأصلية. ويغطّي ما الذي يفعله التسطيح ما الذي يغيّره.

إنه محمي. فملف PDF قد يحمل إعداد صلاحيات يسمح بالقراءة ويمنع تعبئة الحقول. وقارئك يطيع ذلك. وهذا قيد وضعه المؤلف، فالخطوة الأولى الصحيحة أن تطلب منه نسخة بلا هذا القيد لا أن تحاول التحايل عليه.

قارئك لا يتعامل مع النماذج. فعارضات PDF المدمجة في المتصفحات صارت جيدة في هذا، وبعض قارئات الهاتف لم تصل بعد. وقبل أن تستنتج أن الخلل في الملف، افتحه في مكان آخر. وتسرد تعبئة نموذج PDF الحقول التي يعلنها المستند فعلاً، وهي طريقة سريعة لحسم المسألة: فإن وجدت حقولاً، فهي موجودة والمشكلة في القارئ.

النماذج التي تطلب قارئاً مختلفاً

عدد قليل من النماذج — طلبات حكومية ومصرفية في الأغلب، أُنتجت في العقد الأول من هذا القرن ببرنامج Adobe LiveCycle — ليست ملفات PDF حقيقية. إنها نماذج XFA في غلاف PDF، والغلاف يحتوي عادةً صفحة واحدة تقول «افتح هذا الملف ببرنامج Adobe Reader».

ولا حيلة هنا. فبنية النموذج موجودة في طبقة XML لا يكاد شيء خارج قارئ Adobe المكتبي نفسه يدعمها؛ والمتصفحات وقارئات الهاتف والأدوات الخارجية تعرض صفحة التحذير لأنها الجزء الوحيد من الملف الذي تستطيع رسمه. وقد أوقفت Adobe نفسها دعم هذه التقنية، فهي مشكلة آخذة في الانقراض لا في النمو.

وثلاثة أمور تنجح فعلاً، مرتّبة تقريباً حسب قلة ما تكلّفه من وقت: افتحه ببرنامج Adobe Acrobat Reader على حاسب مكتبي، وهو مجاني؛ أو اسأل الجهة المُصدِرة إن كان لديها ملف PDF عادي أو نموذج على الويب، وكثيرون يوفّرون ذلك اليوم؛ أو اطبعه واملأه بخط اليد وأعد مسحه. وما لا ينجح هو تحويله — فالتحويل ينتج صفحة التحذير، لأنها الصفحة التي يعرضها الملف لكل ما ليس Adobe Reader.

قبل أن تعيد إرساله

ثلاث مراجعات، كل واحدة تلتقط طريقة مختلفة يصل بها نموذج معبَّأ خطأً.

سطّحه، إن كان يحمل حقولاً حقيقية. تثبّت تسطيح PDF إجاباتك في الصفحة. وإلى أن تفعل ذلك، تبقى القيم في كائنات حقول، وأي قارئ يرسم الحقول على نحو مختلف — أو مستلم ينقر داخل أحدها — يستطيع تغييرها أو إفقادها. والتسطيح يُنهي كذلك أي احتمال أن يحرّر الشخص التالي ما كتبته.

افتحه في مكان لم تعبّئه فيه. متصفح إن كنت استخدمت قارئاً مكتبياً، وهاتف إن كنت استخدمت متصفحاً. فالنموذج الذي يبدو صحيحاً في التطبيق الذي أنتجه وحده هو أشيع إخفاق يمكن تفاديه، وتفاديه يستغرق عشر ثوانٍ.

انظر في خصائص المستند. فالنموذج الذي وصلك يحمل اسم المؤلف والبرنامج وربما اسماً من الجهة التي أنتجته، وإجاباتك لا تحلّ محل أي من ذلك. فإن كان النموذج المعبَّأ ذاهباً إلى مكان حسّاس، فابدأ بـإزالة البيانات الوصفية؛ ويسرد ما الذي تحتويه بيانات PDF الوصفية ما يوجد هناك.