Cómo rellenar un formulario PDF que no te deja escribir

Averigua cuál de los tres casos tienes

Abre el archivo y prueba dos cosas.

Primero, intenta seleccionar el texto. Arrastra sobre una etiqueta impresa como "Nombre completo". Si la etiqueta se resalta, el documento tiene una capa de texto y se generó digitalmente. Si no se resalta nada y aparece un rectángulo de selección sobre toda la página, la página es una imagen: un escaneo o una fotografía. ¿Mi PDF es escaneado o de texto? lo explica con más detalle.

Luego haz clic donde debería ir una respuesta. Un formulario interactivo real coloca un cursor dentro de una casilla, y la mayoría de los lectores tiñen de azul claro las casillas rellenables al abrir el archivo. Sin cursor y sin tinte, no hay campos, por mucho que la página lo parezca.

Con eso ya tienes la respuesta:

• No se selecciona texto y no hay campos: un escaneo. Ve a la siguiente sección.
• Se selecciona texto pero no hay campos: un formulario aplanado o que nunca fue interactivo. También la siguiente sección; se trata igual.
• Los campos se ven pero no aceptan nada: está protegido. Dos secciones más abajo.
• Un mensaje que pide otro lector: un formulario XFA. La sección siguiente a esa.

La imagen de un formulario: escribe tus respuestas encima

Este es el caso de la gran mayoría, y conviene aceptar pronto que no hay nada que reparar. El documento no tiene campos que recuperar, porque nunca los tuvo. Lo que haces en su lugar es agregar tu propio texto en las posiciones correctas de la página.

Editar PDF coloca cuadros de texto en cualquier punto de la página. En un formulario, el trabajo consiste casi por completo en acertar con la alineación, así que algunas notas prácticas:

• Alinea con la línea, no con la etiqueta. Apoya la base de tu texto sobre la raya impresa, no a la altura de la pregunta. Un texto que flota unos milímetros por encima es lo que más delata un formulario mal rellenado.
• Elige un tamaño y mantenlo. Respuestas escritas en cuatro tamaños distintos se leen como si lo hubieran rellenado cuatro personas.
• Casillas de verificación. Una letra x dentro de la casilla se acepta en todas partes y sobrevive a la impresión, al fax y a un nuevo escaneo. Una marca dibujada a mano muchas veces no.
• Deja la firma para el final. Firmar PDF coloca una imagen de firma o una firma dibujada; cómo firmar un PDF explica qué demuestra y qué no demuestra una firma en un PDF.

Algo que conviene no hacer: pasar el escaneo por OCR para "volverlo rellenable". El reconocimiento de texto convierte la imagen de una palabra en una palabra, lo cual sirve para buscar y copiar, pero no crea campos de formulario, porque no había ninguno que encontrar. OCR y PDF a Word son tareas distintas explica la diferencia.

Un formulario real que no acepta lo que escribes

Si los campos están claramente ahí —se tiñen, tienen bordes, puede que alguno ya tenga texto— y escribir no hace nada, ocurre una de tres cosas.

Fue aplanado. Aplanar fija de forma permanente en la página lo que mostraban los campos y luego elimina los campos, que es exactamente lo que se hace con un formulario una vez terminado. Un formulario aplanado parece completo porque lo está: alguien te envió la versión terminada en lugar de la versión en blanco. No hay manera de deshacerlo, y la respuesta honesta es pedir el original. Qué significa aplanar un PDF explica qué cambia.

Está protegido. Un PDF puede llevar una configuración de permisos que permite leer pero prohíbe rellenar campos. Tu lector la está respetando. Es una restricción que puso el autor, así que el primer paso correcto es pedirle una versión sin ella, no buscarle la vuelta.

Tu lector no admite formularios. Los visores de PDF integrados en los navegadores ya lo hacen bien, y algunos lectores de teléfono todavía no. Antes de concluir que la culpa es del archivo, ábrelo en otro sitio. Rellenar formulario PDF enumera los campos que el documento declara realmente, y es una manera rápida de zanjar la duda: si encuentra campos, existen y el problema es el lector.

Los formularios que piden otro lector

Un número pequeño de formularios —sobre todo solicitudes de trámites públicos y de bancos, creadas en los años 2000 con Adobe LiveCycle— no son realmente PDF. Son formularios XFA envueltos en un PDF, y esa envoltura suele contener una única página que dice "abra este archivo con Adobe Reader".

Aquí no hay truco. La estructura del formulario está en una capa XML que casi nada implementa fuera del propio lector de escritorio de Adobe; los navegadores, los lectores de teléfono y las herramientas de terceros muestran la página de aviso porque es la única parte del archivo que pueden dibujar. Adobe misma dejó de dar soporte a esa tecnología, así que es un problema que se reduce, no que crece.

Tres cosas que sí funcionan, más o menos ordenadas por el tiempo que cuestan: abrirlo en Adobe Acrobat Reader en una computadora, que es gratuito; preguntar a quien lo emitió si tiene un PDF normal o un formulario web, algo que ya ofrecen muchos; o imprimirlo, completarlo a mano y volver a escanearlo. Lo que no funciona es convertirlo: la conversión produce la página de aviso, porque es la página que el archivo muestra a todo lo que no sea Adobe Reader.

Antes de devolverlo

Tres comprobaciones, y cada una detecta una forma distinta en que un formulario completado llega mal.

Aplánalo, si tenía campos reales. Aplanar PDF fija tus respuestas en la página. Hasta que lo hagas, los valores viven en objetos de campo, y un lector que dibuje los campos de otra manera —o un destinatario que haga clic en uno— puede cambiarlos o perderlos. Aplanar también elimina cualquier posibilidad de que la siguiente persona edite lo que escribiste.

Ábrelo en un sitio distinto del que usaste para rellenarlo. Un navegador si usaste un lector de escritorio; un teléfono si usaste un navegador. Un formulario que se ve bien solo en la aplicación que lo generó es el fallo evitable más común, y descartarlo toma diez segundos.

Revisa las propiedades del documento. Un formulario que recibes lleva el autor, el software y a veces un nombre de la organización que lo produjo, y tus respuestas no reemplazan nada de eso. Si el formulario completado va a un destino sensible, elimina los metadatos antes; qué contienen los metadatos de un PDF enumera lo que hay ahí.