Comment remplir un formulaire PDF qui ne vous laisse pas écrire

Identifiez lequel des trois cas vous avez

Ouvrez le fichier et essayez deux choses.

D’abord, essayez de sélectionner le texte. Faites glisser la souris sur une étiquette imprimée comme « Nom complet ». Si l’étiquette se surligne, le document a une couche texte et a été produit numériquement. Si rien ne se surligne et qu’un rectangle de sélection couvre toute la page, la page est une image : un scan ou une photo. Ce PDF est-il scanné ou est-ce du texte ? détaille cette vérification.

Ensuite, cliquez là où une réponse devrait aller. Un vrai formulaire interactif place un curseur dans une case, et la plupart des lecteurs teintent en bleu pâle les cases à remplir à l’ouverture du fichier. Pas de curseur et pas de teinte, cela veut dire qu’il n’y a pas de champs, quelle que soit l’apparence de la page.

Vous avez alors la réponse :

• Le texte ne se sélectionne pas, aucun champ — un scan. Section suivante.
• Le texte se sélectionne, aucun champ — un formulaire aplati ou qui n’a jamais été interactif. Section suivante aussi ; le traitement est le même.
• Les champs sont visibles mais refusent la saisie — protégé. Deux sections plus bas.
• Un message demandant un autre lecteur — un formulaire XFA. La section d’après.

L’image d’un formulaire : posez vos réponses par-dessus

C’est le cas de loin le plus fréquent, et il faut l’accepter tôt : il n’y a rien à réparer. Le document n’a aucun champ à récupérer, parce qu’il n’en a jamais eu. Ce que vous faites à la place, c’est ajouter votre propre texte aux bons endroits de la page.

L’éditeur PDF place des zones de texte n’importe où sur une page. Pour un formulaire, presque tout le travail consiste à bien aligner, donc quelques conseils pratiques :

• Alignez-vous sur la ligne, pas sur l’étiquette. Posez la base de votre texte sur le trait imprimé, pas à hauteur de la question. Un texte qui flotte quelques millimètres trop haut est ce qui donne le plus l’impression d’un formulaire mal rempli.
• Choisissez une taille et gardez-la. Des réponses écrites en quatre tailles différentes donnent l’impression que quatre personnes ont rempli le formulaire.
• Les cases à cocher. Un x dans la case est accepté partout et résiste à l’impression, au fax et à une nouvelle numérisation. Une coche dessinée, souvent pas.
• Signez en dernier. Signer un PDF place une image de signature ou une signature dessinée ; comment signer un PDF explique ce qu’une signature sur un PDF prouve et ne prouve pas.

Une chose à éviter : passer le scan à l’OCR pour « le rendre remplissable ». La reconnaissance de texte transforme l’image d’un mot en mot, ce qui est utile pour chercher et copier — mais elle ne crée pas de champs de formulaire, puisqu’il n’y en avait aucun à trouver. OCR ou conversion d’un PDF en Word explique la différence.

Un vrai formulaire qui refuse la saisie

Si les champs sont clairement là — ils sont teintés, ils ont des bordures, certains contiennent peut-être déjà du texte — et que taper ne fait rien, l’une de trois choses est vraie.

Il a été aplati. L’aplatissement peint définitivement dans la page ce que les champs affichaient, puis supprime les champs — exactement ce que l’on fait à un formulaire une fois terminé. Un formulaire aplati a l’air complet parce qu’il l’est ; on vous a envoyé la version finale plutôt que la version vierge. Il n’y a pas de retour arrière, et la réponse honnête est de demander l’original. Ce que fait vraiment l’aplatissement d’un PDF détaille ce qu’il change.

Il est protégé. Un PDF peut porter un réglage d’autorisations qui permet la lecture mais interdit de remplir les champs. Votre lecteur l’applique. C’est une restriction posée par l’auteur ; la bonne première étape est donc de lui demander une version sans, plutôt que de la contourner.

Votre lecteur ne gère pas les formulaires. Les lecteurs PDF intégrés aux navigateurs sont devenus bons sur ce point, certains lecteurs de téléphone ne le sont toujours pas. Avant de conclure que le fichier est en cause, ouvrez-le ailleurs. Remplir un formulaire PDF liste les champs qu’un document déclare réellement, ce qui tranche vite la question : s’il trouve des champs, ils existent et le problème vient du lecteur.

Les formulaires qui réclament un autre lecteur

Un petit nombre de formulaires — surtout des demandes administratives et bancaires, produites dans les années 2000 avec Adobe LiveCycle — ne sont pas vraiment des PDF. Ce sont des formulaires XFA dans une enveloppe PDF, et l’enveloppe contient généralement une seule page disant « veuillez ouvrir ce document avec Adobe Reader ».

Il n’y a pas d’astuce. La structure du formulaire se trouve dans une couche XML que presque rien en dehors du lecteur de bureau d’Adobe n’implémente ; les navigateurs, les lecteurs de téléphone et les outils tiers affichent la page d’avertissement parce que c’est la seule partie du fichier qu’ils savent afficher. Adobe elle-même a cessé de prendre en charge cette technologie, c’est donc un problème qui diminue plutôt qu’il ne grandit.

Trois solutions qui fonctionnent, à peu près dans l’ordre du temps qu’elles demandent : ouvrir le fichier dans Adobe Acrobat Reader sur un ordinateur, qui est gratuit ; demander à l’émetteur s’il dispose d’un PDF ordinaire ou d’un formulaire en ligne, ce qui est souvent le cas aujourd’hui ; ou l’imprimer, le remplir à la main et le numériser à nouveau. Ce qui ne fonctionne pas, c’est le convertir — la conversion produit la page d’avertissement, puisque c’est la page que le fichier montre à tout ce qui n’est pas Adobe Reader.

Avant de le renvoyer

Trois vérifications, chacune attrapant une manière différente dont un formulaire rempli arrive faux.

Aplatissez-le, s’il avait de vrais champs. Aplatir un PDF fixe vos réponses dans la page. Tant que ce n’est pas fait, les valeurs vivent dans des objets de champ, et un lecteur qui affiche les champs autrement — ou un destinataire qui clique dans l’un d’eux — peut les modifier ou les perdre. L’aplatissement empêche aussi la personne suivante de modifier ce que vous avez écrit.

Ouvrez-le ailleurs que là où vous l’avez rempli. Dans un navigateur si vous avez utilisé un lecteur de bureau, sur un téléphone si vous avez utilisé un navigateur. Un formulaire qui ne s’affiche correctement que dans l’application qui l’a produit est l’échec évitable le plus courant, et l’écarter prend dix secondes.

Regardez les propriétés du document. Un formulaire reçu porte l’auteur, le logiciel et parfois un nom de l’organisation qui l’a produit, et vos réponses ne remplacent rien de tout cela. Si le formulaire rempli part vers un destinataire sensible, supprimez les métadonnées d’abord ; ce que contiennent les métadonnées d’un PDF dresse la liste de ce qui s’y trouve.