So füllst du ein PDF-Formular aus, in das du nicht tippen kannst

Kläre, welcher der drei Fälle vorliegt

Öffne die Datei und probiere zwei Dinge aus.

Versuche zuerst, den Text zu markieren. Zieh über eine gedruckte Beschriftung wie „Vollständiger Name“. Wird die Beschriftung hervorgehoben, hat das Dokument eine Textebene und ist digital entstanden. Wird nichts hervorgehoben und du ziehst stattdessen ein Auswahlrechteck über die ganze Seite, ist die Seite ein Bild: ein Scan oder eine Fotografie. Ist mein PDF gescannt oder Text? geht ausführlicher darauf ein.

Dann klick dorthin, wo eine Antwort stehen soll. Ein echtes interaktives Formular setzt einen Cursor in ein Feld, und die meisten Reader färben die ausfüllbaren Felder beim Öffnen blassblau. Kein Cursor und keine Färbung heißt: Es gibt keine Felder, ganz gleich, wie die Seite aussieht.

Damit hast du die Antwort:

• Kein Text markierbar, keine Felder – ein Scan. Der nächste Abschnitt.
• Text markierbar, keine Felder – ein reduziertes oder nie interaktives Formular. Ebenfalls der nächste Abschnitt, die Behandlung ist dieselbe.
• Felder sind sichtbar, nehmen aber keine Eingabe an – geschützt. Zwei Abschnitte weiter.
• Eine Meldung, dass ein anderer Reader nötig sei – ein XFA-Formular. Der Abschnitt danach.

Ein Bild eines Formulars: Antworten oben auf die Seite setzen

Das deckt die große Mehrheit der Fälle ab, und es hilft, früh zu akzeptieren: Es gibt nichts zu reparieren. Das Dokument hat keine Felder, die sich wiederherstellen ließen, weil es nie welche hatte. Du setzt stattdessen eigenen Text an die passenden Stellen der Seite.

PDF bearbeiten platziert Textfelder an jeder Stelle einer Seite. Bei einem Formular besteht die Arbeit fast nur darin, die Ausrichtung hinzubekommen, daher ein paar praktische Hinweise:

• Richte dich an der Linie aus, nicht an der Beschriftung. Setz die Grundlinie deines Textes auf die gedruckte Linie, nicht auf die Höhe der Frage. Text, der ein paar Millimeter zu hoch schwebt, ist das Einzige, was ein ausgefülltes Formular sofort falsch aussehen lässt.
• Eine Schriftgröße wählen und dabei bleiben. Antworten in vier verschiedenen Größen lesen sich, als hätten vier Personen ausgefüllt.
• Kontrollkästchen. Ein x im Kästchen wird überall akzeptiert und übersteht Drucken, Faxen und erneutes Einscannen. Ein gezeichnetes Häkchen oft nicht.
• Die Signatur zuletzt. PDF signieren setzt ein Signaturbild oder eine gezeichnete Unterschrift ein; wie man ein PDF signiert erklärt, was eine Unterschrift auf einem PDF belegt und was nicht.

Eines solltest du dir sparen: den Scan durch OCR zu schicken, um ihn „ausfüllbar zu machen“. Die Texterkennung verwandelt das Bild eines Wortes in ein Wort, was für Suchen und Kopieren nützlich ist – Formularfelder entstehen dadurch nicht, denn es gab keine zu finden. OCR und PDF in Word sind zwei verschiedene Aufgaben erklärt den Unterschied.

Ein echtes Formular, das keine Eingabe annimmt

Wenn die Felder klar vorhanden sind – sie sind eingefärbt, sie haben Rahmen, manche enthalten vielleicht schon Text – und das Tippen trotzdem nichts bewirkt, trifft eines von drei Dingen zu.

Es wurde reduziert. Beim Reduzieren wird das, was die Felder angezeigt haben, dauerhaft in die Seite gezeichnet, und die Felder werden gelöscht – genau das, was man mit einem Formular macht, wenn es fertig ist. Ein reduziertes Formular sieht vollständig aus, weil es vollständig ist: Jemand hat dir die ausgefüllte Fassung statt der leeren geschickt. Das lässt sich nicht zurücknehmen, und die ehrliche Antwort ist, nach dem Original zu fragen. Was das Reduzieren eines PDFs bedeutet behandelt, was sich dabei ändert.

Es ist geschützt. Ein PDF kann eine Berechtigungseinstellung tragen, die das Lesen erlaubt, das Ausfüllen von Feldern aber verbietet. Dein Reader hält sich daran. Das ist eine Einschränkung, die der Autor gesetzt hat; der richtige erste Schritt ist also, ihn um eine Fassung ohne sie zu bitten, statt sie zu umgehen.

Dein Reader kann keine Formulare. Die eingebauten PDF-Anzeigen der Browser sind darin gut geworden, manche Reader auf dem Telefon sind es noch nicht. Bevor du die Datei für schuldig erklärst, öffne sie woanders. PDF-Formular ausfüllen listet die Felder auf, die ein Dokument tatsächlich deklariert – ein schneller Weg, die Frage zu klären: Findet es Felder, dann existieren sie, und das Problem liegt beim Reader.

Die Formulare, die einen anderen Reader verlangen

Eine kleine Zahl von Formularen – überwiegend Anträge von Behörden und Banken, in den 2000er-Jahren mit Adobe LiveCycle erstellt – sind eigentlich keine PDFs. Es sind XFA-Formulare in einer PDF-Hülle, und diese Hülle enthält meist eine einzige Seite mit dem Hinweis, die Datei bitte mit Adobe Reader zu öffnen.

Hier gibt es keinen Trick. Die Struktur des Formulars liegt in einer XML-Ebene, die außerhalb von Adobes eigenem Desktop-Reader fast nichts umsetzt; Browser, Reader auf dem Telefon und Werkzeuge von Drittanbietern zeigen die Hinweisseite, weil sie der einzige Teil der Datei ist, den sie darstellen können. Adobe selbst hat die Unterstützung für die Technik eingestellt, das Problem wird also kleiner und nicht größer.

Drei Dinge funktionieren, etwa in der Reihenfolge, wie wenig Zeit sie kosten: die Datei in Adobe Acrobat Reader auf einem Desktop-Rechner öffnen, der kostenlos ist; beim Herausgeber nachfragen, ob es ein gewöhnliches PDF oder ein Webformular gibt, was inzwischen oft der Fall ist; oder sie ausdrucken, von Hand ausfüllen und wieder einscannen. Was nicht funktioniert, ist die Umwandlung – dabei kommt die Hinweisseite heraus, denn das ist die Seite, die die Datei allem zeigt, was nicht Adobe Reader ist.

Bevor du es zurückschickst

Drei Prüfungen, von denen jede eine andere Art abfängt, auf die ein ausgefülltes Formular falsch ankommt.

Reduziere es, falls es echte Felder hatte. PDF reduzieren schreibt deine Antworten fest in die Seite. Bis dahin leben die Werte in Feldobjekten, und ein Reader, der Felder anders darstellt – oder ein Empfänger, der in ein Feld klickt –, kann sie verändern oder verlieren. Das Reduzieren nimmt außerdem jede Möglichkeit, dass die nächste Person deine Eingaben bearbeitet.

Öffne es dort, wo du es nicht ausgefüllt hast. Einen Browser, wenn du einen Desktop-Reader verwendet hast, ein Telefon, wenn du einen Browser verwendet hast. Ein Formular, das nur in der Anwendung richtig aussieht, die es erzeugt hat, ist der häufigste vermeidbare Fehler, und zehn Sekunden genügen, um ihn auszuschließen.

Sieh dir die Dokumenteigenschaften an. Ein Formular, das du erhalten hast, trägt den Autor, die Software und manchmal einen Namen aus der Organisation, die es erstellt hat, und deine Antworten ersetzen davon nichts. Geht das ausgefüllte Formular an eine sensible Stelle, entferne vorher die Metadaten; was PDF-Metadaten enthalten listet auf, was dort steckt.