لماذا يتحوّل ملف Excel إلى صفحات PDF كثيرة جداً، وكيف تصلح ذلك

شبكة بلا حواف

مستند Word يُكتب على صفحات. أما جدول البيانات فشبكة تمتد إلى ستة عشر ألف عمود ومليون صف، ولا شيء فيها يحدد أين تبدأ الصفحة. وحين يُحوَّل إلى PDF، لا بد أن يقرر شيء ما أين يُقطع — وذلك الشيء هو إعدادات الطباعة في الورقة، وهي الإعدادات نفسها التي يستعملها Excel حين تضغط «طباعة».

ودون أي إعدادات على الإطلاق، تُقطع الشبكة عند حافة الورق. فكل ما يتجاوز عرض الورق ينتقل إلى صفحة أخرى، وكذلك كل ما يتجاوز ارتفاعه. فالورقة التي عرضها عشرون عموداً لا تصبح عشرين عموداً في صفحة واحدة؛ بل أول ثمانية أعمدة أو تسعة في صفحة، والباقي في الصفحات التالية.

تتبع أداة Excel إلى PDF في هذا الموقع إعدادات الطباعة الخاصة بالمصنَّف، ولذلك فكل إصلاح أدناه يُجرى في جدول البيانات نفسه، ويعمل بالطريقة نفسها في أي محوّل يحترم تلك الإعدادات.

ما قسناه

ورقة اختبار واحدة — عشرون عموداً، وأربعون صفاً من الأرقام — حُوِّلت بإعدادات مختلفة على محركنا الخاص:

• دون إعدادات: 3 صفحات.
• الاتجاه الأفقي وحده: 4 صفحات. فالصفحة الأفقية أعرض وأقصر، فتتسع لأعمدة أكثر وصفوف أقل في كل صفحة ورق — وفي ورقة فيها بضع عشرات من الصفوف، يكون ذلك أسوأ لا أفضل.
• ملاءمة كل الأعمدة في صفحة واحدة: صفحة واحدة.
• ناحية طباعة من A1 إلى E20: صفحة واحدة، لا تحتوي إلا تلك الخلايا.
• جدول صغير جداً مع خلية واحدة منسَّقة في Z500: صفحتان. والثانية لا تحتوي شيئاً مرئياً.

والنتيجة الأخيرة هي التي لا يتوقعها الناس. فالخلية التي كتبت فيها يوماً، أو نسّقتها، أو وضعت فيها مسافة واحدة، تظل جزءاً من الورقة، ويطبع المحوّل كل شيء حتى يبلغها.

الإعدادات التي تصلح ذلك

كل هذه الإعدادات في تبويب تخطيط الصفحة في Excel، وتُحفظ في الملف، ويُلتزم بها عند تحويله.

• الملاءمة في صفحة واحدة عرضاً. تحت «تغيير الحجم للملاءمة» (Scale to Fit)، اضبط «العرض» على صفحة واحدة واترك «الارتفاع» على «تلقائي». فتتوقف الأعمدة عن الانقسام، وتظل الأوراق الطويلة تمتد على ما تحتاجه من صفحات. وهذا الإعداد وحده يصلح معظم الحالات.
• عيّن منطقة الطباعة. حدّد الخلايا المهمة، ثم «منطقة الطباعة»، ثم «تعيين منطقة الطباعة». فلا يُطبع شيء خارجها — وهذا يزيل أيضاً الصفحات التي تضيفها الخلايا الشاردة.
• كرّر صف الترويسة. تحت «طباعة العناوين»، اضبط «الصفوف المطلوب تكرارها في الأعلى»، لتظل الصفحة الثالثة تبيّن ما يمثله كل عمود.
• اختر الاتجاه بعد التحجيم لا قبله. فالاتجاه الأفقي يفيد الورقة العريضة القصيرة. أما الورقة الطويلة فيضيف إليها صفحات.
• تحقّق في «معاينة فواصل الصفحات». يعرض تبويب «عرض» بالضبط أين ستُقطع الصفحات، على هيئة خطوط زرقاء تستطيع سحبها.

للعثور على خلية شاردة، اضغط Ctrl+End: فينتقل Excel إلى آخر خلية يعدّها مستعملة. فإن كانت بعيدة جداً عن بياناتك، فحدّد الصفوف والأعمدة الفارغة بينهما، واحذفها (لا تكتفِ بمسح محتواها)، ثم احفظ.

كل ورقة، والمرئية منها فقط

يُحوَّل المصنَّف بأكمله. فكل ورقة مرئية تبدأ في صفحة جديدة، بترتيب التبويبات، ولكل منها إعدادات الطباعة الخاصة بها، ولذلك فورقة أولى مرتبة وورقة ثانية غير مرتبة تعطيان ملف PDF نصفه صحيح. اضبط كل ورقة تريدها في ملف PDF، لا الورقة المعروضة على الشاشة وحدها.

أما الأوراق المخفية فتُستبعد — ففي اختبارنا، لم يظهر محتوى الورقة المخفية في ملف PDF إطلاقاً. وهذا مريح، لكنه ليس طريقة لإبقاء شيء سرياً: فملف PDF آمن، أما ملف .xlsx الذي قد ترسله معه فليس كذلك، لأن الورقة المخفية لا يفصلها عن الظهور إلا نقرة بزر الماوس الأيمن.

وإن كان في المصنَّف ورقة لا تريدها، فالحل الموثوق أن تحفظ نسخة منه دونها. وإن كان في ملف PDF بالفعل صفحات لا تريدها، فإن أداة حذف صفحات من ملف PDF تزيلها دون تحويل جديد، وتخبرك أداة عدد صفحات PDF وفحص الملف بعدد صفحاته قبل أن ترسله.

قبل أن ترسله

فحصان يستحقان الدقيقة التي يستغرقانها.

ابحث عن #### وعن النص المقطوع. فالعمود الأضيق من رقمه يُطبع سلسلةً من علامات #، تماماً كما يظهر على الشاشة، والنص الذي يفيض على خلية مجاورة فارغة يُطبع مقطوعاً إذا لم تكن تلك الخلية فارغة. وسّع العمود في Excel؛ فتصغير الصفحة بالتحجيم لا يفيد، لأنه يصغّر العمود والرقم معاً.

تحقّق من أن المجاميع هي التي قصدتها. يعرض ملف PDF نتيجة كل معادلة كما حُسبت آخر مرة. فإن كان الحساب مضبوطاً على اليدوي، أو حُفظ المصنَّف في منتصف التعديل، فقد يكون أحد المجاميع قديماً. اضغط F9 في Excel واحفظ قبل التحويل.

يتناول مقال تحويل Word وExcel وPowerPoint إلى PDF ما تفقده كل صيغة في الطريق، ويتناول مقال كيف تتحقق من مستند محوَّل قبل إرساله الأرقام التي تستحق الفحص واحداً واحداً.