تحويل Word وExcel وPowerPoint إلى PDF

الذهاب إلى PDF

هذا الاتجاه هو الأسهل. فتطبيقك حسب التخطيط بالفعل ليعرضه عليك، وإنتاج PDF يسجّل تلك النتيجة مع الخطوط. وما تراه هو ما يحتويه الملف.

• Word إلى PDF — مستندات ورسائل وتقارير.
• Excel إلى PDF — جداول بيانات، مع التحفظ أدناه.
• PowerPoint إلى PDF — شرائح، واحدة لكل صفحة.

ولا يزال أمران قد يخطئان. الخطوط غير المعتادة قد تُستبدَل إن تعذّر تضمينها، مما يغيّر فواصل الأسطر — الإخفاق نفسه الموصوف في لماذا يبدو ملف PDF مختلفاً على حواسيب أخرى. وقد تكون النتيجة أكبر بكثير من الأصل، لأن صيغ Office تضغط الصور بقوة؛ وضغط PDF يعيدها إلى الأسفل.

العودة، وما تكلّفه

في الاتجاه الآخر، يُعطى المحوّل علامات عند إحداثيات وعليه إعادة بناء المعنى: أي الحروف كوّنت كلمة، وأي الأسطر كوّنت فقرة، وهل النص المحاذى جدول أم صدفة.

إنه يستنتج، والاستنتاج يتفاوت بحسب كيفية إنشاء الملف. فملف PDF أنتجه Word يتحوّل عكسياً جيداً، لأن بنيته كانت منتظمة. أما ملف أنتجه تطبيق تصميم، أو ماسح ضوئي، فيتحوّل عكسياً بشكل سيئ.

وهذا يعني:

• احتفظ بالملف الأصلي. كل رحلة ذهاب وإياب تتجنبها هي رحلة لا يمكن أن تخطئ.
• توقّع إصلاح التخطيط بعد PDF إلى Word. ويضبط ما يستطيع المحوّل استرجاعه وما لا يستطيع التوقعات بشكل صحيح.
• وإن كان ملف PDF مسحاً ضوئياً، لا تحوّل شيئاً حتى تشغّل التعرّف الضوئي. فلا نص في الملف، فسيسلّمك المحوّل مستنداً يحتوي صوراً — بشكل صحيح، وعديم الجدوى.

جداول البيانات حالة خاصة

جدول البيانات ليس مستنداً حقاً. إنه شبكة بصيغ حسابية، وطباعته تعني تقرير أين تُقطع شبكة لا حدود صفحات طبيعية لها. وذلك القرار هو سبب أن Excel إلى PDF غالباً ما ينتج ملفاً بأعمدة عالقة في صفحاتها الخاصة.

اضبط منطقة الطباعة والتحجيم والاتجاه في جدول البيانات قبل التحويل. فتلك الإعدادات هي ما يتبعه التحويل، ولا مقدار من التعديل بعده يستعيد عموداً قُطع.

الصيغ الحسابية لا تنجو. فملف PDF يسجّل القيم التي كانت تظهر، لا الحسابات وراءها. والتحويل العكسي بـPDF إلى Excel يستعيد شبكة أرقام ونص، وكل صيغة تختفي — فملف PDF لم يحتوِها قط. وللسبب نفسه، قد يعود جدول PDF مرسوم بخطوط بدل أن يُخطَّط كشبكة كنص لا كخلايا.

الشرائح والنشرات

يمنح PowerPoint إلى PDF صفحة واحدة لكل شريحة، وهذا ما تريده لتوزيع عرض تقديمي: فهو يُفتح في أي مكان، ولا يمكن تحريره عرضياً، وتسافر الخطوط معه.

وما لا يسافر: الحركات والانتقالات والفيديو والصوت المضمَّنان. فعرض يظهر أربع نقاط واحدة تلو الأخرى يصبح صفحة واحدة بأربع نقاط. وتُحذف ملاحظات المتحدث عادةً ما لم تصدّر صراحة تخطيط ملاحظات.

وفي العودة، ينتج PDF إلى PowerPoint شرائح قابلة للتحرير، لكن كل واحدة تُعاد بناؤها — فمربعات النص تصل تقريبياً، وقوالب التخطيط الأصلية تختفي. وهي طريقة معقولة لإنقاذ عرض لم يعد لديك مصدره، وبديل ضعيف عن الاحتفاظ بالمصدر.

وإن أردت عدة شرائح لكل ورقة للطباعة، صدّر نشرات من برنامج العرض بدل التحويل ثم محاولة إعادة ترتيب الصفحات. ولدمج عروض بعدها، دمج PDF هو الأداة.