Warum aus Excel zu viele PDF-Seiten werden und wie du das behebst

Ein Raster ohne Ränder

Ein Word-Dokument wird auf Seiten geschrieben. Eine Tabelle ist ein Raster mit rund sechzehntausend Spalten und einer Million Zeilen, und nichts darin legt fest, wo eine Seite beginnt. Bei der Umwandlung in PDF muss etwas entscheiden, wo geschnitten wird – und das sind die Druckeinstellungen des Blatts, dieselben, die Excel verwendet, wenn du auf Drucken klickst.

Ganz ohne Einstellungen wird das Raster am Papierrand geschnitten. Alles rechts von der Papierbreite kommt auf eine weitere Seite, ebenso alles unterhalb der Papierhöhe. Ein Blatt mit zwanzig Spalten ergibt also nicht zwanzig Spalten auf einer Seite, sondern die ersten acht oder neun Spalten auf einer Seite und den Rest auf den folgenden.

Excel in PDF auf dieser Website richtet sich nach den Druckeinstellungen der Arbeitsmappe. Jede der folgenden Korrekturen nimmst du deshalb in der Tabelle selbst vor, und sie wirkt genauso in jedem Konverter, der diese Einstellungen beachtet.

Was wir gemessen haben

Ein Testblatt – zwanzig Spalten, vierzig Zeilen mit Zahlen –, mit verschiedenen Einstellungen auf unserer eigenen Engine umgewandelt:

• Keine Einstellungen: 3 Seiten.
• Querformat, sonst nichts: 4 Seiten. Querformat ist breiter und niedriger, auf jedes Blatt Papier passen also mehr Spalten und weniger Zeilen – bei einer Tabelle mit ein paar Dutzend Zeilen ist das schlechter, nicht besser.
• Alle Spalten auf eine Seite einpassen: 1 Seite.
• Druckbereich A1 bis E20: 1 Seite, nur mit diesen Zellen.
• Eine winzige Tabelle plus eine formatierte Zelle in Z500: 2 Seiten. Auf der zweiten ist nichts zu sehen.

Mit dem letzten Ergebnis rechnet kaum jemand. Eine Zelle, in die du einmal etwas getippt hast, die du formatiert oder in die du ein einzelnes Leerzeichen gesetzt hast, gehört weiterhin zum Blatt, und der Konverter druckt alles bis zu dieser Zelle.

Die Einstellungen, die das Problem lösen

Alle diese Einstellungen findest du in Excel auf der Registerkarte Seitenlayout. Sie werden in der Datei gespeichert und bei der Umwandlung berücksichtigt.

• Auf eine Seite Breite einpassen. Stell unter „An Format anpassen“ die Breite auf 1 Seite und lass die Höhe auf Automatisch. Spalten werden nicht mehr aufgeteilt, und lange Blätter laufen trotzdem über so viele Seiten wie nötig. Diese eine Einstellung löst die meisten Fälle.
• Einen Druckbereich festlegen. Markiere die Zellen, auf die es ankommt, dann Druckbereich, Druckbereich festlegen. Alles außerhalb wird nicht gedruckt – damit verschwinden auch die Seiten, die durch verirrte Zellen entstehen.
• Die Überschriftenzeile wiederholen. Leg unter Drucktitel die Wiederholungszeilen oben fest, damit auch auf Seite drei noch erkennbar ist, was in jeder Spalte steht.
• Die Ausrichtung nach der Skalierung wählen, nicht davor. Querformat hilft bei einem Blatt, das breit und kurz ist. Bei einem langen Blatt kommen dadurch Seiten hinzu.
• In der Seitenumbruchvorschau prüfen. Auf der Registerkarte Ansicht siehst du genau, wo die Seiten geschnitten werden – als blaue Linien, die du verschieben kannst.

Um eine verirrte Zelle zu finden, drück Strg+Ende: Excel springt zur letzten Zelle, die es als benutzt ansieht. Liegt sie weit hinter deinen Daten, markiere die leeren Zeilen und Spalten dazwischen, lösche sie (nicht nur ihren Inhalt) und speichere.

Jedes Blatt, aber nur die sichtbaren

Eine Arbeitsmappe wird als Ganzes umgewandelt. Jedes sichtbare Blatt beginnt auf einer neuen Seite, in der Reihenfolge der Blattregister und jeweils mit eigenen Druckeinstellungen. Ein ordentliches erstes Blatt und ein unordentliches zweites ergeben also ein PDF, das nur zur Hälfte stimmt. Richte jedes Blatt ein, das ins PDF soll, nicht nur das, das gerade auf dem Bildschirm ist.

Ausgeblendete Blätter werden weggelassen – in unserem Test tauchte der Inhalt eines ausgeblendeten Blatts überhaupt nicht im PDF auf. Das ist praktisch, aber kein Weg, etwas vertraulich zu halten: Das PDF ist sicher, die .xlsx-Datei, die du vielleicht zusätzlich verschickst, nicht, denn dort ist ein ausgeblendetes Blatt nur einen Rechtsklick vom Einblenden entfernt.

Enthält eine Arbeitsmappe ein Blatt, das du nicht willst, speicherst du am zuverlässigsten eine Kopie ohne dieses Blatt. Hat das PDF bereits Seiten, die du nicht willst, nimmst du sie mit Seiten aus einem PDF löschen heraus, ohne neu umzuwandeln, und PDF-Seitenzahl und Dateiprüfung zeigt dir vor dem Verschicken, wie viele Seiten es sind.

Bevor du es verschickst

Zwei Prüfungen, die die eine Minute wert sind.

Achte auf #### und abgeschnittenen Text. Eine Spalte, die für ihre Zahl zu schmal ist, wird als Rautenzeichen gedruckt, genau wie auf dem Bildschirm. Und eine Zelle, deren Text in eine leere Nachbarzelle hineinragt, wird abgeschnitten gedruckt, sobald die Nachbarzelle nicht leer ist. Mach die Spalte in Excel breiter. Die Seite kleiner zu skalieren hilft nicht, weil Spalte und Zahl gemeinsam schrumpfen.

Prüfe, ob die Summen die gewünschten sind. Das PDF zeigt das Ergebnis jeder Formel so, wie es zuletzt berechnet wurde. Steht die Berechnung auf manuell oder wurde die Arbeitsmappe mitten in der Bearbeitung gespeichert, kann eine Summe veraltet sein. Drück in Excel F9 und speichere, bevor du umwandelst.

Word, Excel und PowerPoint in PDF umwandeln erklärt, was jedes Format bei der Umwandlung verliert, und wie du ein umgewandeltes Dokument prüfst, bevor du es verschickst zeigt, welche Zahlen du einzeln prüfen solltest.