كيف تتحقق من مستند محوَّل قبل إرساله

الملفات المحوَّلة تخطئ بصمت

كل تحويل من PDF هو عملية استنتاج. فالملف يسجّل حروفاً عند إحداثيات؛ ولا يسجّل فقرات ولا عناوين ولا أعمدة ولا جداول ولا ترتيب قراءة، فتستنتج أداة التحويل كل ذلك من الهندسة. والاستنتاج صحيح عادةً، وحين يخطئ فإنه يخطئ بطريقة تظل مقروءة.

وهنا المشكلة. الجملة التي سقط نصفها الثاني تبدو معطوبة بوضوح فتُصلَح. أما مجموع فاتورة يقرأ ١٬٢٤٠٫٠٠ بينما الأصل ١٬٢٤٩٫٠٠ فيبدو سليماً تماماً، وينجو من مراجعة دقيقة، ويكتشفه عميلك. والأخطاء التي تستحق المطاردة هي التي تترك المستند يبدو مكتملاً.

ابدأ بعدد الصفحات وبالصفحة الأخيرة

افتح الأصل والتحويل جنباً إلى جنب وقارن عدد الصفحات أولاً. يستغرق ذلك ثانيتين ويلتقط الاقتطاع، وهو أكثر أنواع الفشل الصامت شيوعاً — فالتحويل الذي نفد وقته في منتصف الطريق ينتج عادةً ملفاً سليماً تماماً يحتوي أول ثمانين صفحة من مئة.

ثم اقرأ الصفحة الأخيرة في كليهما. فأدوات التحويل تتدهور نحو النهاية لا عند البداية، والصفحة الأخيرة هي حيث يظهر الملف الذي قُطع بصمت. وهي أيضاً موضع التواقيع والمجاميع والملاحق، أي الأجزاء التي سيتصرف أحدهم بناءً عليها.

وإن اختلف العددان فتحقق من ما يحتويه الأصل فعلاً قبل افتراض أن الأداة أسقطت شيئاً — فأرقام الصفحات المطبوعة والأوراق الفعلية تختلف باستمرار.

افحص الأرقام فرداً فرداً، لا بالقراءة

الأرقام هي موضع الضرر الحقيقي في التحويلات، وقراءتها لا تنفع: فالعين تقبل أي رقم معقول. افحصها عن قصد.

• المجاميع. أعد جمع عمود واحد. فإن طابق الناتج المجموع المذكور في الأصل فقد وصل العمود سليماً.
• إشارات السالب والأقواس. السالب المحاسبي المكتوب (١٬٢٤٠) يصل كثيراً بصيغة ١٬٢٤٠. فالإشارة حرف كغيره وهي أسهل ما يُفقد.
• التواريخ. في جدول البيانات، التاريخ الذي وصل نصاً يستقر محاذياً لليسار ولا يقبل الفرز. انقر خلية واحدة وانظر.
• الأرقام المرجعية الطويلة. أرقام الحسابات والأرقام الضريبية لا معنى داخلياً لها يُقارن به، فالخطأ فيها غير مرئي إلى الأبد. قارن بعضها حرفاً حرفاً.

وإن كان المستند آتياً من مسح ضوئي فعامل كل رقم بوصفه مشبوهاً: التعرف الضوئي يخلط ٠ بحرف O، و١ بحرف l وI، و٥ بحرف S، و٨ بحرف B، ولا شيء من هذه الاستبدالات يجعل الجملة تبدو خاطئة.

الجداول والعناوين، وهنا يقع التخمين

الجداول أصعب ما يُستعاد من ملف PDF، لأن PDF لا يحتوي جداول — بل نصاً وأحياناً خطوطاً. فتستنتج أداة التحويل الصفوف والأعمدة من التباعد، وتخطئ في اتجاهين: فتجد جدولاً في كتلة نثر، أو تدمج عمودين في واحد لأنهما كانا متقاربين. ومقالة لماذا تخرج جداول PDF خاطئة في Excel تتناول ذلك بالتفصيل؛ والفحص هو عدّ أعمدة الناتج مقابل الأصل والنظر في أي صف فيه خلية فارغة بغير توقع.

والعناوين صورة ألطف من المشكلة نفسها. فهي تُكتشف بالحجم، لذا فالمستند الذي يستخدم الخط العريض بدل حجم أكبر لعناوينه يتحول إلى جدار من الفقرات. وذلك شكلي، لكنه يعطّل جزء التنقل وأي فهرس مبني على الأنماط — ويستحق الإصلاح قبل تسليم المستند لمن سيتنقل فيه.

قبل أن ترسله

أمران أخيران، وكلاهما عما يحمله الملف لا عما يقوله.

راجع خصائص المستند. الملفات المحوَّلة ترث عنوان الأصل ومؤلفه وأحياناً اسم برنامج أو شخص لم يلمس نسختك قط. فإن كان المستند خارجاً من مؤسستك فانظر في الخصائص قبل أن يخرج.

قرّر أي ملف هو الحقيقي. المستند المحوَّل مشتق، وما إن توجد نسختان حتى يعدّل أحدهم الخاطئة. فإما أن يصبح التحويل هو الأصل ويُؤرشف ملف PDF، أو يبقى PDF هو المرجع ويكون التحويل نسخة عمل تُحذف. والاختيار يستغرق خمس ثوانٍ؛ وعدم الاختيار يكلّف بعد أسابيع يوماً كاملاً.