Pourquoi Excel produit trop de pages PDF, et comment y remédier

Une grille sans bords

Un document Word est rédigé sur des pages. Une feuille de calcul est une grille qui s’étend sur seize mille colonnes et un million de lignes, et rien n’y indique où commence une page. Lors de la conversion en PDF, il faut bien décider où la couper — et ce sont les réglages d’impression de la feuille qui en décident, les mêmes qu’Excel utilise quand vous cliquez sur Imprimer.

Sans aucun réglage, la grille est coupée au bord du papier. Tout ce qui dépasse la largeur du papier passe sur une autre page, de même que tout ce qui dépasse sa hauteur. Une feuille de vingt colonnes ne donne pas vingt colonnes sur une page : elle donne les huit ou neuf premières colonnes sur une page et le reste sur les suivantes.

L’outil Excel en PDF de ce site suit les réglages d’impression du classeur lui-même : chaque correction ci-dessous se fait donc dans la feuille de calcul et fonctionne de la même façon avec tout convertisseur qui respecte ces réglages.

Ce que nous avons mesuré

Une feuille de test — vingt colonnes, quarante lignes de nombres — convertie avec différents réglages sur notre propre moteur :

• Aucun réglage : 3 pages.
• Paysage, rien d’autre : 4 pages. Le format paysage est plus large et moins haut : il fait tenir plus de colonnes et moins de lignes sur chaque feuille de papier — pour une feuille de quelques dizaines de lignes, c’est pire, pas mieux.
• Toutes les colonnes sur une page : 1 page.
• Une zone d’impression de A1 à E20 : 1 page, ne contenant que ces cellules.
• Un petit tableau plus une cellule mise en forme en Z500 : 2 pages. La seconde ne contient rien de visible.

Le dernier résultat est celui auquel on ne s’attend pas. Une cellule dans laquelle vous avez un jour tapé quelque chose, appliqué une mise en forme ou mis une simple espace fait toujours partie de la feuille, et le convertisseur imprime tout jusqu’à elle.

Les réglages qui règlent le problème

Tous ces réglages se trouvent dans l’onglet Mise en page d’Excel, sont enregistrés dans le fichier et sont appliqués lors de la conversion.

• Ajustez à une page en largeur. Dans « Mise à l’échelle », réglez Largeur sur 1 page et laissez Hauteur sur Automatique. Les colonnes ne sont plus coupées, et les feuilles longues s’étendent toujours sur autant de pages que nécessaire. Ce seul réglage résout la plupart des cas.
• Définissez une zone d’impression. Sélectionnez les cellules utiles, puis « Zone d’impression > Définir ». Rien de ce qui se trouve en dehors n’est imprimé — ce qui supprime aussi les pages dues aux cellules isolées.
• Répétez la ligne d’en-tête. Dans « Imprimer les titres », renseignez « Lignes à répéter en haut », pour que la page trois indique toujours ce que contient chaque colonne.
• Choisissez l’orientation après la mise à l’échelle, pas avant. Le paysage aide une feuille large et courte. Pour une feuille longue, il ajoute des pages.
• Vérifiez dans l’aperçu des sauts de page. « Aperçu des sauts de page », dans l’onglet « Affichage », montre exactement où les pages seront coupées, sous forme de lignes bleues que vous pouvez déplacer.

Pour trouver une cellule isolée, appuyez sur Ctrl+Fin : Excel va à la dernière cellule qu’il considère comme utilisée. Si elle se trouve bien au-delà de vos données, sélectionnez les lignes et colonnes vides intermédiaires, supprimez-les (sans vous contenter de les effacer) et enregistrez.

Toutes les feuilles, et seulement les visibles

Un classeur est converti en entier. Chaque feuille visible commence sur une nouvelle page, dans l’ordre des onglets, avec ses propres réglages d’impression : une première feuille bien réglée et une seconde qui ne l’est pas donnent un PDF à moitié correct. Réglez chaque feuille que vous voulez dans le PDF, pas seulement celle affichée à l’écran.

Les feuilles masquées sont exclues — dans notre test, le contenu d’une feuille masquée n’apparaissait pas du tout dans le PDF. C’est pratique, mais ce n’est pas un moyen de garder une information confidentielle : le PDF ne risque rien, mais le fichier .xlsx que vous pourriez aussi envoyer, si, car il suffit d’un clic droit pour afficher une feuille masquée.

Si un classeur contient une feuille dont vous ne voulez pas, la solution fiable consiste à enregistrer une copie sans elle. Si le PDF contient déjà des pages dont vous ne voulez pas, Supprimer des pages d’un PDF les retire sans nouvelle conversion, et Nombre de pages et contrôle d’un PDF vous indique combien il y en a avant de l’envoyer.

Avant de l’envoyer

Deux vérifications qui valent la minute qu’elles prennent.

Cherchez les #### et le texte tronqué. Une colonne trop étroite pour son nombre s’imprime sous forme de dièses, exactement comme à l’écran, et une cellule dont le texte déborde sur une voisine vide s’imprime tronquée quand la voisine n’est pas vide. Élargissez la colonne dans Excel ; réduire l’échelle de la page n’aide pas, car la colonne et le nombre rétrécissent ensemble.

Vérifiez que les totaux sont bien ceux que vous attendez. Le PDF affiche le résultat de chaque formule tel qu’il a été calculé pour la dernière fois. Si le calcul est en mode manuel, ou si le classeur a été enregistré en cours de modification, un total peut ne pas être à jour. Appuyez sur F9 dans Excel et enregistrez avant de convertir.

Convertir Word, Excel et PowerPoint en PDF explique ce que chaque format perd en route, et Comment vérifier un document converti avant de l’envoyer présente les chiffres à vérifier un par un.