Por qué Excel se convierte en demasiadas páginas PDF y cómo solucionarlo

Una cuadrícula sin bordes

Un documento de Word se escribe sobre páginas. Una hoja de cálculo es una cuadrícula que llega a dieciséis mil columnas y un millón de filas, y nada en ella indica dónde empieza una página. Al convertirla a PDF, algo tiene que decidir dónde cortarla, y ese algo es la configuración de impresión de la hoja, la misma que usa Excel cuando pulsas Imprimir.

Sin ninguna configuración, la cuadrícula se corta en el borde del papel. Todo lo que queda a la derecha del ancho del papel pasa a otra página, y lo mismo ocurre con lo que queda por debajo de su alto. Una hoja de veinte columnas no son veinte columnas en una página: son las primeras ocho o nueve columnas en una página y el resto en las siguientes.

Excel a PDF de este sitio sigue la configuración de impresión del propio libro, así que todos los arreglos de abajo se hacen en la hoja de cálculo y funcionan igual en cualquier conversor que la respete.

Lo que medimos

Una hoja de prueba —veinte columnas y cuarenta filas de números— convertida con distintas configuraciones en nuestro propio motor:

• Sin configuración: 3 páginas.
• Horizontal y nada más: 4 páginas. La orientación horizontal es más ancha y más baja, así que caben más columnas y menos filas en cada hoja de papel; para una hoja con unas pocas decenas de filas, eso es peor, no mejor.
• Ajustar todas las columnas en una página: 1 página.
• Un área de impresión de A1 a E20: 1 página, solo con esas celdas.
• Una tabla diminuta más una celda con formato en Z500: 2 páginas. La segunda no contiene nada visible.

El último resultado es el que nadie espera. Una celda en la que escribiste alguna vez, a la que diste formato o en la que pusiste un simple espacio sigue formando parte de la hoja, y el conversor imprime todo hasta llegar a ella.

La configuración que lo soluciona

Todas estas opciones están en la pestaña Disposición de página (Diseño de página) de Excel, se guardan en el archivo y se respetan al convertirlo.

• Ajusta a una página de ancho. En Ajustar área de impresión, pon Ancho en 1 página y deja Alto en Automático. Las columnas dejan de partirse y las hojas largas siguen ocupando las páginas que necesiten. Este único ajuste resuelve la mayoría de los casos.
• Establece un área de impresión. Selecciona las celdas que importan y elige Área de impresión y luego Establecer área de impresión. No se imprime nada fuera de ella, lo que también elimina las páginas causadas por celdas sueltas.
• Repite la fila de encabezado. En Imprimir títulos, configura Repetir filas en extremo superior para que la página tres siga indicando qué es cada columna.
• Elige la orientación después del escalado, no antes. La horizontal ayuda a una hoja ancha y corta. En una hoja larga, añade páginas.
• Compruébalo en Vista previa de salto de página. La pestaña Vista muestra exactamente dónde se cortarán las páginas, con líneas azules que puedes arrastrar.

Para encontrar una celda suelta, pulsa Ctrl+Fin: Excel salta a la última celda que considera usada. Si está muy lejos de tus datos, selecciona las filas y columnas vacías intermedias, elimínalas (no te limites a borrar su contenido) y guarda.

Todas las hojas, y solo las visibles

Un libro se convierte entero. Cada hoja visible empieza en una página nueva, en el orden de las pestañas y con su propia configuración de impresión, así que una primera hoja ordenada y una segunda desordenada dan un PDF que solo está bien a medias. Configura todas las hojas que quieras en el PDF, no solo la que tienes en pantalla.

Las hojas ocultas se omiten: en nuestra prueba, el contenido de una hoja oculta no apareció en el PDF en absoluto. Es práctico, pero no sirve para mantener algo confidencial: el PDF es seguro, pero el .xlsx que quizá envíes junto a él no lo es, porque una hoja oculta se muestra con un clic derecho.

Si un libro tiene una hoja que no quieres, lo más fiable es guardar una copia sin ella. Si el PDF ya tiene páginas que no quieres, Eliminar páginas de un PDF las quita sin volver a convertir, y Contar páginas y comprobar un PDF te dice cuántas tiene antes de enviarlo.

Antes de enviarlo

Dos comprobaciones que valen el minuto que llevan.

Busca #### y texto cortado. Una columna demasiado estrecha para su número se imprime como almohadillas, igual que en pantalla, y una celda cuyo texto desborda hacia una celda vecina vacía se imprime cortada cuando la vecina no está vacía. Ensancha la columna en Excel; reducir la escala de la página no ayuda, porque encoge la columna y el número a la vez.

Comprueba que los totales son los que esperabas. El PDF muestra el resultado de cada fórmula tal como se calculó por última vez. Si el cálculo está en manual, o el libro se guardó a mitad de una edición, un total puede estar desactualizado. Pulsa F9 en Excel y guarda antes de convertir.

Convertir Word, Excel y PowerPoint a PDF explica qué pierde cada formato por el camino, y Cómo revisar un documento convertido antes de enviarlo explica qué cifras conviene revisar una a una.