Wie du ein umgewandeltes Dokument prüfst, bevor du es verschickst

Umgewandelte Dateien versagen leise

Jede Umwandlung aus einem PDF ist ein Akt des Schließens. Die Datei hält Glyphen an Koordinaten fest; sie hält keine Absätze, Überschriften, Spalten, Tabellen oder Lesereihenfolge fest, also leitet ein Konverter all das aus der Geometrie ab. Meist stimmt die Ableitung, und wenn sie falsch ist, ist sie auf eine Weise falsch, die sich immer noch normal liest.

Genau das ist das Problem. Ein Satz, dem die zweite Hälfte fehlt, sieht offensichtlich kaputt aus und wird repariert. Eine Rechnungssumme, die 1.240,00 zeigt, wo im Original 1.249,00 stand, sieht vollkommen in Ordnung aus, übersteht ein sorgfältiges Korrekturlesen und wird von deiner Kundin gefunden. Die Fehler, die es zu jagen lohnt, sind die, die das Dokument fertig aussehen lassen.

Fang mit der Seitenzahl und der letzten Seite an

Öffne Original und Umwandlung nebeneinander und vergleiche zuerst die Seitenzahl. Das dauert zwei Sekunden und findet das Abschneiden, den häufigsten leisen Fehler überhaupt: Eine Umwandlung, der auf halbem Weg die Zeit ausging, liefert meist eine völlig gültige Datei mit den ersten achtzig von hundert Seiten.

Lies dann die letzte Seite von beiden. Konverter werden zum Ende hin schlechter, nicht am Anfang, und auf der letzten Seite zeigt sich eine Datei, die still abgeschnitten wurde. Dort stehen außerdem Unterschriften, Summen und Anhänge — also genau die Teile, auf die jemand hin handeln wird.

Weichen die Zahlen ab, prüfe was das Original tatsächlich enthält, bevor du annimmst, der Konverter hätte etwas verloren: Aufgedruckte Seitenzahlen und tatsächliche Blätter weichen regelmäßig voneinander ab.

Prüfe Zahlen einzeln, niemals durch Lesen

Bei Zahlen richten Umwandlungen den wirklichen Schaden an, und Lesen hilft dabei nicht: Das Auge akzeptiert jede plausible Ziffer. Prüfe sie bewusst.

• Summen. Addiere eine Spalte neu. Stimmt das Ergebnis mit der im Original genannten Summe überein, ist die Spalte heil angekommen.
• Minuszeichen und Klammern. Buchhalterische Negativwerte wie (1.240) kommen häufig als 1.240 an. Das Zeichen ist ein Zeichen wie jedes andere und das am leichtesten verlorene.
• Datumsangaben. In einer Tabelle sitzt ein als Text angekommenes Datum linksbündig und lässt sich nicht sortieren. Klick eine Zelle an und schau hin.
• Lange Referenznummern. Kontonummern, ISBNs und Steuernummern haben nichts, woran man sie prüfen könnte, also ist ein Fehler darin für immer unsichtbar. Vergleiche ein paar Zeichen für Zeichen.

Stammt das Dokument aus einem Scan, behandle jede Ziffer als verdächtig: OCR verwechselt 0 mit O, 1 mit l und I, 5 mit S und 8 mit B, und keine dieser Verwechslungen lässt einen Satz falsch aussehen.

Tabellen und Überschriften — wo geraten wird

Tabellen sind das Schwerste, was sich aus einem PDF zurückgewinnen lässt, denn ein PDF hat keine Tabellen — nur Text und manchmal Linien. Ein Konverter leitet Zeilen und Spalten aus Abständen ab und irrt in zwei Richtungen: Er findet eine Tabelle in einem Fließtextblock, oder er verschmilzt zwei Spalten zu einer, weil sie dicht beieinanderstanden. Warum PDF-Tabellen in Excel falsch ankommen behandelt das ausführlich; die Prüfung besteht darin, die Spalten der Ausgabe gegen das Original zu zählen und jede Zeile anzusehen, in der eine Zelle unerwartet leer ist.

Überschriften sind die mildere Fassung desselben Problems. Sie werden an der Größe erkannt, also wird ein Dokument, das statt eines größeren Schriftgrads Fettschrift für Überschriften verwendet, zu einer Wand aus Absätzen. Das ist kosmetisch, zerstört aber den Navigationsbereich und jedes aus Formatvorlagen erzeugte Inhaltsverzeichnis — und lohnt sich zu beheben, bevor das Dokument jemandem übergeben wird, der darin navigieren soll.

Bevor du es verschickst

Zwei letzte Dinge, beide darüber, was die Datei mit sich trägt, und nicht darüber, was sie sagt.

Sieh dir die Dokumenteigenschaften an. Umgewandelte Dateien erben Titel, Autor und manchmal den Namen einer Software oder einer Person, die deine Fassung nie angefasst hat. Verlässt das Dokument deine Organisation, schau vorher in die Eigenschaften.

Entscheide, welche Datei die echte ist. Ein umgewandeltes Dokument ist eine Ableitung, und sobald zwei Fassungen existieren, bearbeitet jemand die falsche. Entweder wird die Umwandlung zum Original und das PDF wandert ins Archiv, oder das PDF bleibt maßgeblich und die Umwandlung ist eine Arbeitskopie, die gelöscht wird. Die Entscheidung kostet fünf Sekunden; sie nicht zu treffen kostet ein paar Wochen später einen Nachmittag.