لماذا قد يتغيّر مستند Word حين يُحوَّل إلى PDF

ملف .docx وصفٌ للصفحة، لا صفحة

يسجّل ملف PDF صفحاتٍ مكتملة: هذا الحرف، بهذا الخط، في هذا الموضع. أما مستند Word فيسجّل شيئاً أقل تحديداً — فقرات وأنماطاً وحجم صفحة وهوامش — ويترك التخطيط لأي تطبيق يفتحه. ففواصل الأسطر وفواصل الصفحات والموضع الذي ينقسم فيه الجدول تُحسب في كل مرة يُفتح فيها الملف، بذلك التطبيق، وبالخطوط المثبَّتة على ذلك الجهاز.

حين تستعمل الحفظ بصيغة PDF داخل Word، يكون ذلك الحساب حساب Word نفسه، بخطوطك، ويسجّل ملف PDF ما رأيته على الشاشة بالضبط. أما حين يتولاه محوّل على خادم — أداة Word إلى PDF في هذا الموقع، أو أي محوّل آخر على الإنترنت — فيُخطَّط المستند مرة ثانية، ببرنامج مختلف، على جهاز عليه مجموعة مختلفة من الخطوط. وفي أغلب الأحيان تتطابق النتيجتان. وحين لا تتطابقان، تكون الخطوط هي السبب في كل الحالات تقريباً.

أي الخطوط تمر دون تغيير

قسنا ذلك على محرك التحويل الخاص بنا، بكتابة الفقرة نفسها بستة خطوط شائعة:

• Calibri وCambria وArial وTimes New Roman رُسمت بخطوط Carlito وCaladea وLiberation Sans وLiberation Serif. وهذه خطوط متوافقة في المقاييس: لكل حرف فيها العرض نفسه تماماً الذي له في الخط الأصلي، فينكسر كل سطر في الموضع نفسه وتنتهي كل صفحة عند الكلمة نفسها. تبدو الحروف مختلفة اختلافاً طفيفاً جداً؛ أما التخطيط فلا يتغيّر.
• Aptos وSegoe UI ليس لهما توأم كهذا، فرُسما بخط DejaVu Sans، وهو خط مختلف بعروض مختلفة. فتنكسر الأسطر في مواضع أخرى، وقد تكسب الفقرة سطراً أو تخسره، وقد تفيض صفحة كانت ممتلئة على الصفحة التالية.

ولخط Aptos أهمية أكبر مما يبدو: فهو الخط الافتراضي في Microsoft 365 منذ 2023، ولذلك فالمستند الذي كُتب حديثاً دون اختيار خط مكتوب به.

ثلاث طرق لتجاوز ذلك، مرتبة بحسب موثوقيتها:

• إن كان لديك Word، فصدّر منه. «ملف»، ثم «حفظ باسم»، ثم PDF. فيكون التخطيط حينئذٍ تخطيط Word نفسه، ولا يُعاد حساب شيء.
• استعمل أحد الخطوط الأربعة أعلاه في المستندات التي ستُحوَّل في مكان آخر. فبدائلها تحافظ على التخطيط مطابقاً.
• ضمّن الخطوط في المستند. في Word: «ملف»، ثم «خيارات»، ثم «حفظ»، ثم تضمين الخطوط في الملف. وعندئذٍ يستعمل المحوّل الذي يقرأ الخطوط المضمَّنة خطوطك أنت. ولا يضمّن Word إلا الخطوط التي يسمح ترخيصها بذلك.

وهذه مشكلة تختلف عن ملف PDF يبدو خاطئاً على حاسوب شخص آخر، وهو ما يحدث حين يُنشأ ملف PDF دون تضمين خطوطه — ويتناول مقال لماذا يبدو ملف PDF مختلفاً على حاسوب آخر تلك المشكلة.

التغييرات المتعقَّبة تنتقل معه

هذا ما يجب التحقق منه في كل مرة، لأنه قد يضع أمام القارئ شيئاً ظننت أنه زال.

يظل مستند Word الذي فيه تغييرات متعقَّبة يحتوي كل ما حُذف منه إلى أن تُقبل التغييرات. وقد اختبرنا ذلك: سطر سعر عُدِّل من 9,000 إلى 12,000 والتعقّب مفعَّل تحوَّل إلى ملف PDF يعرض الرقمين كليهما: القديم مشطوباً، والجديد مسطَّراً، مع شريط تغيير في الهامش. وأي شخص ترسل إليه ملف PDF هذا يستطيع قراءة الرقم الذي حذفته.

قبل التحويل، افتح تبويب «مراجعة» واختر قبول كافة التغييرات، ثم حوّل. أما التعليقات فلا تنتقل إلى ملف PDF، لكنها تبقى في ملف .docx، فاحذفها قبل أن ترسل ملف Word نفسه إلى أحد. وبعد ذلك، تُعد أداة استخراج النص من ملف PDF طريقة سريعة للتأكد من أن شيئاً مما حذفته لم يبقَ في الملف — فهي تعرض كل كلمة في كل صفحة، بما في ذلك الكلمات المشطوبة.

الفروق الأصغر

إلى جانب الخطوط، يختلف محرك تخطيط ثانٍ مع Word أحياناً في التفاصيل:

• الجداول المضبوطة على الاحتواء التلقائي لمحتوياتها قد تختار عروض أعمدة مختلفة قليلاً، فينتقل صف إلى الصفحة التالية.
• النص الملتف حول صورة قد ينكسر فيه سطر قبل موضعه في Word أو بعده.
• جدول المحتويات يُطبع كما كان عند آخر تحديث له في Word. فإن أضفت قسماً بعد ذلك، فحدّث الجدول في Word قبل التحويل (انقر عليه بزر الماوس الأيمن، ثم «تحديث الحقل») — فالمحوّل يطبعه كما حُفظ.
• رسومات SmartArt وبعض أنماط المخططات تُرسم من الصورة التي خزّنها Word معها، وهي مطابقة في العادة، وأحياناً تكون نسخة مبسَّطة.

لا شيء من هذا شائع، وكلها تظهر في الفحص نفسه.

فحص للنتيجة في دقيقتين

افتح الأصل وملف PDF جنباً إلى جنب وانظر في ثلاثة أشياء.

• عدد الصفحات. إن كان في ملف PDF صفحة زائدة عما أظهره Word، فقد أُعيد التفاف فقرة في مكان ما. وتعطيك أداة عدد صفحات PDF وفحص الملف الرقم دون أن تفتح شيئاً.
• السطر الأخير من كل صفحة. هناك تظهر إعادة الالتفاف أولاً: فالصفحة التي انتهت بنهاية جملة في Word تنتهي في منتصف جملة في ملف PDF.
• كل ما يجب ألا يتحرك — كتلة التوقيع، أو التسمية التوضيحية لشكل، أو مجموع في أسفل صفحة.

وإن كانت لديك نسخة PDF سابقة من المستند نفسه، فإن أداة مقارنة ملفَي PDF تجد كل فرق بين الاثنتين. ويتناول مقال كيف تتحقق من مستند محوَّل قبل إرساله الفحوص المهمة للأرقام والجداول، ويتناول مقال تحويل Word وExcel وPowerPoint إلى PDF ما تفقده كل صيغة في الطريق.