Pourquoi un document Word peut changer lors de sa conversion en PDF

Un fichier .docx est une description, pas une page

Un PDF enregistre des pages finies : tel caractère, dans telle police, à telle position. Un document Word enregistre quelque chose de plus souple — des paragraphes, des styles, un format de page, des marges — et laisse la mise en page à l’application qui l’ouvre. Les retours à la ligne, les sauts de page et l’endroit où un tableau se coupe sont recalculés à chaque ouverture du fichier, par cette application, avec les polices installées sur cette machine.

Quand vous utilisez Enregistrer au format PDF dans Word, ce calcul est celui de Word, avec vos polices, et le PDF reproduit exactement ce que vous voyiez à l’écran. Quand c’est un convertisseur sur un serveur qui s’en charge — l’outil Word en PDF de ce site ou n’importe quel autre convertisseur en ligne —, le document est mis en page une seconde fois, par un autre logiciel, sur une machine dotée d’autres polices. La plupart du temps, les deux résultats sont identiques. Quand ils ne le sont pas, les polices en sont presque toujours la cause.

Les polices qui passent sans changement

Nous l’avons mesuré sur notre propre moteur de conversion, en composant le même paragraphe dans six polices courantes :

• Calibri, Cambria, Arial et Times New Roman sont rendues en Carlito, Caladea, Liberation Sans et Liberation Serif. Ces polices sont métriquement compatibles : chaque caractère a exactement la même largeur que dans l’original, donc chaque ligne se coupe au même endroit et chaque page se termine sur le même mot. Les lettres ont un dessin très légèrement différent ; la mise en page, elle, ne change pas.
• Aptos et Segoe UI n’ont pas de tel équivalent et ont été rendues en DejaVu Sans, une autre police aux largeurs différentes. Les lignes se coupent ailleurs, un paragraphe peut gagner ou perdre une ligne, et une page pleine peut déborder sur la suivante.

Aptos compte plus qu’il n’y paraît : c’est la police par défaut de Microsoft 365 depuis 2023, si bien qu’un document saisi récemment sans choisir de police est composé en Aptos.

Trois façons de contourner le problème, de la plus fiable à la moins fiable :

• Si vous avez Word, exportez depuis Word. « Fichier > Enregistrer sous > PDF ». La mise en page est alors celle de Word, et rien n’est recalculé.
• Utilisez l’une des quatre polices ci-dessus pour les documents qui seront convertis ailleurs. Leurs substituts conservent une mise en page identique.
• Incorporez les polices dans le document. Dans Word : « Fichier > Options > Enregistrement », puis Incorporer les polices dans le fichier. Un convertisseur qui lit les polices incorporées utilise alors les vôtres. Word n’incorpore que les polices dont la licence le permet.

C’est un autre problème que celui d’un PDF qui s’affiche mal sur l’ordinateur de quelqu’un d’autre, ce qui arrive quand un PDF a été créé sans incorporer ses polices — l’article Pourquoi un PDF change d’aspect sur un autre ordinateur traite de ce cas.

Les modifications suivies passent dans le PDF

C’est le point à vérifier à chaque fois, car il peut mettre sous les yeux d’un lecteur quelque chose que vous pensiez supprimé.

Un document Word avec suivi des modifications contient encore chaque suppression tant que les modifications ne sont pas acceptées. Nous l’avons testé : une ligne de prix modifiée de 9 000 à 12 000 avec le suivi activé a donné un PDF qui affiche les deux montants : l’ancien barré, le nouveau souligné, avec une barre de modification dans la marge. Toute personne à qui vous envoyez ce PDF peut lire le chiffre que vous avez supprimé.

Avant de convertir, ouvrez « Révision » et choisissez Accepter toutes les modifications, puis convertissez. Les commentaires, eux, ne passent pas dans le PDF — mais ils restent dans le .docx : supprimez-les avant d’envoyer le fichier Word lui-même à quelqu’un. Après coup, Extraire le texte d’un PDF permet de vérifier rapidement que rien de ce que vous avez supprimé ne reste dans le fichier — l’outil affiche chaque mot de chaque page, y compris les mots barrés.

Les différences plus mineures

En dehors des polices, un second moteur de mise en page est parfois en désaccord avec Word sur certains détails :

• Les tableaux ajustés automatiquement au contenu peuvent adopter des largeurs de colonnes légèrement différentes, ce qui fait passer une ligne sur la page suivante.
• Le texte habillant une image peut passer à la ligne un peu plus tôt ou un peu plus tard.
• Une table des matières est imprimée telle qu’elle a été mise à jour pour la dernière fois dans Word. Si vous avez ajouté une section depuis, mettez la table à jour dans Word avant de convertir (clic droit, puis « Mettre à jour les champs ») — le convertisseur l’imprime telle qu’elle a été enregistrée.
• Les SmartArt et certains styles de graphiques sont rendus à partir de l’image que Word a enregistrée avec eux, qui est généralement exacte et parfois simplifiée.

Aucune de ces différences n’est fréquente, et toutes se repèrent avec la même vérification.

Une vérification de deux minutes sur le résultat

Ouvrez l’original et le PDF côte à côte et regardez trois choses.

• Le nombre de pages. Si le PDF a une page de plus que ce qu’affichait Word, un paragraphe s’est recomposé quelque part. Nombre de pages et contrôle d’un PDF vous donne ce chiffre sans rien ouvrir.
• La dernière ligne de chaque page. C’est là que la recomposition se voit en premier : une page qui se terminait sur une fin de phrase dans Word s’arrête en milieu de phrase dans le PDF.
• Tout ce qui ne doit pas bouger — un bloc de signature, une légende de figure, un total en bas de page.

Si vous avez un PDF antérieur du même document, Comparer deux PDF trouve toutes les différences entre les deux. L’article Comment vérifier un document converti avant de l’envoyer présente les vérifications utiles pour les chiffres et les tableaux, et Convertir Word, Excel et PowerPoint en PDF explique ce que chaque format perd en route.