Warum sich ein Word-Dokument bei der Umwandlung in PDF verändern kann

Eine .docx ist eine Beschreibung, keine fertige Seite

Ein PDF speichert fertige Seiten: dieses Zeichen, in dieser Schrift, an dieser Position. Ein Word-Dokument speichert etwas Lockereres – Absätze, Formatvorlagen, ein Seitenformat, Ränder – und überlässt das Layout dem Programm, das es öffnet. Zeilenumbrüche, Seitenumbrüche und die Stelle, an der eine Tabelle geteilt wird, werden bei jedem Öffnen neu berechnet, von genau diesem Programm und mit den Schriftarten, die auf genau diesem Rechner installiert sind.

Wenn du in Word über Speichern unter ein PDF erzeugst, rechnet Word mit deinen Schriftarten, und das PDF hält genau fest, was du auf dem Bildschirm gesehen hast. Übernimmt das ein Konverter auf einem Server – Word in PDF auf dieser Website oder jeder andere Online-Konverter –, wird das Dokument ein zweites Mal gesetzt: von anderer Software, auf einem Rechner mit anderen Schriftarten. Meistens sind beide Ergebnisse gleich. Wenn nicht, liegt es fast immer an den Schriftarten.

Welche Schriftarten unverändert durchkommen

Wir haben es mit unserer eigenen Konvertierungs-Engine gemessen und denselben Absatz in sechs verbreiteten Schriftarten gesetzt:

• Calibri, Cambria, Arial und Times New Roman werden in Carlito, Caladea, Liberation Sans und Liberation Serif dargestellt. Diese Schriften sind metrisch kompatibel: Jedes Zeichen ist exakt so breit wie im Original, also bricht jede Zeile an derselben Stelle um, und jede Seite endet mit demselben Wort. Die Buchstaben sehen minimal anders aus, das Layout bleibt gleich.
• Aptos und Segoe UI haben keinen solchen Zwilling und wurden in DejaVu Sans dargestellt, einer anderen Schrift mit anderen Zeichenbreiten. Zeilen brechen an anderen Stellen um, ein Absatz kann eine Zeile gewinnen oder verlieren, und eine volle Seite kann auf die nächste überlaufen.

Aptos spielt eine größere Rolle, als man denkt: Seit 2023 ist es die Standardschrift in Microsoft 365. Ein Dokument, das du in letzter Zeit ohne bewusste Schriftwahl getippt hast, ist also in Aptos gesetzt.

Drei Auswege, nach Zuverlässigkeit geordnet:

• Wenn du Word hast, exportiere aus Word. Datei, dann Speichern unter, dann PDF. Das Layout stammt dann von Word selbst, und nichts wird neu berechnet.
• Nimm eine der vier Schriftarten oben für Dokumente, die anderswo umgewandelt werden. Ihre Ersatzschriften lassen das Layout unverändert.
• Bette die Schriftarten in das Dokument ein. In Word: Datei, Optionen, Speichern, dann Schriftarten in der Datei einbetten. Ein Konverter, der eingebettete Schriften liest, verwendet dann deine. Word bettet nur Schriftarten ein, deren Lizenz das erlaubt.

Das ist ein anderes Problem als ein PDF, das auf dem Rechner von jemand anderem falsch aussieht. Das passiert, wenn ein PDF ohne eingebettete Schriftarten erstellt wurde – darum geht es in Warum ein PDF auf einem anderen Rechner anders aussieht.

Nachverfolgte Änderungen wandern mit

Das solltest du jedes Mal prüfen, denn hier kann etwas bei deinen Lesern landen, das du für gelöscht gehalten hast.

Ein Word-Dokument mit nachverfolgten Änderungen enthält jede Löschung, bis die Änderungen angenommen sind. Wir haben es getestet: Eine Preiszeile, bei aktiver Nachverfolgung von 9.000 auf 12.000 geändert, ergab ein PDF, das beide Zahlen zeigt – die alte durchgestrichen, die neue unterstrichen, dazu eine Änderungslinie am Rand. Jeder, dem du dieses PDF schickst, kann die gelöschte Zahl lesen.

Öffne vor der Umwandlung die Registerkarte Überprüfen und wähle Alle Änderungen annehmen, dann wandle um. Kommentare dagegen landen nicht im PDF – sie bleiben aber in der .docx, also lösche sie, bevor du die Word-Datei selbst an jemanden schickst. Anschließend kannst du mit PDF in Text schnell prüfen, dass nichts Gelöschtes mehr in der Datei steckt – das Tool zeigt jedes Wort auf jeder Seite, auch durchgestrichene.

Die kleineren Unterschiede

Abgesehen von den Schriftarten ist eine zweite Layout-Engine gelegentlich bei Details anderer Meinung als Word:

• Tabellen, die sich automatisch an den Inhalt anpassen, können leicht andere Spaltenbreiten wählen, wodurch eine Zeile auf die nächste Seite rutscht.
• Text, der ein Bild umfließt, kann eine Zeile früher oder später umbrechen.
• Ein Inhaltsverzeichnis wird so gedruckt, wie es zuletzt in Word aktualisiert wurde. Hast du danach einen Abschnitt hinzugefügt, aktualisiere das Verzeichnis vor der Umwandlung in Word (Rechtsklick darauf, dann Felder aktualisieren) – der Konverter druckt es so, wie es gespeichert wurde.
• SmartArt und manche Diagrammstile werden aus dem Bild erzeugt, das Word zusammen mit ihnen gespeichert hat. Das ist meist exakt und gelegentlich eine vereinfachte Fassung.

Keiner dieser Fälle ist häufig, und alle fallen bei derselben Prüfung auf.

Eine Zwei-Minuten-Prüfung des Ergebnisses

Öffne Original und PDF nebeneinander und achte auf drei Dinge.

• Die Seitenanzahl. Hat das PDF eine Seite mehr, als Word angezeigt hat, ist irgendwo ein Absatz neu umgebrochen. PDF-Seitenzahl und Dateiprüfung liefert dir die Zahl, ohne dass du etwas öffnen musst.
• Die letzte Zeile jeder Seite. Dort zeigt sich ein neuer Umbruch zuerst: Eine Seite, die in Word mit einem Satzende aufhörte, endet im PDF mitten im Satz.
• Alles, was sich nicht verschieben darf – ein Unterschriftenblock, eine Bildunterschrift, eine Summe unten auf einer Seite.

Wenn du ein früheres PDF desselben Dokuments hast, findet Zwei PDFs vergleichen jeden Unterschied zwischen beiden. Wie du ein umgewandeltes Dokument prüfst, bevor du es verschickst beschreibt die Prüfungen, auf die es bei Zahlen und Tabellen ankommt, und Word, Excel und PowerPoint in PDF umwandeln erklärt, was jedes Format bei der Umwandlung verliert.