Por qué un documento de Word puede cambiar al convertirlo a PDF

Un .docx es una descripción, no una página

Un PDF guarda páginas terminadas: este carácter, con esta fuente, en esta posición. Un documento de Word guarda algo más flexible —párrafos, estilos, un tamaño de página, márgenes— y deja la maquetación a quien lo abra. Los saltos de línea, los saltos de página y el punto en que se divide una tabla se calculan cada vez que se abre el archivo, en esa aplicación, con las fuentes instaladas en ese equipo.

Cuando usas Guardar como PDF dentro de Word, ese cálculo lo hace Word, con tus fuentes, y el PDF recoge exactamente lo que veías en pantalla. Cuando lo hace un conversor en un servidor —Word a PDF de este sitio o cualquier otro conversor en línea—, el documento se maqueta por segunda vez, con otro software, en un equipo con otro conjunto de fuentes. Casi siempre los dos resultados coinciden. Cuando no, la causa son casi siempre las fuentes.

Qué fuentes pasan sin cambios

Lo medimos en nuestro propio motor de conversión, con el mismo párrafo en seis fuentes habituales:

• Calibri, Cambria, Arial y Times New Roman se dibujan con Carlito, Caladea, Liberation Sans y Liberation Serif. Son compatibles en métricas: cada carácter tiene exactamente el mismo ancho que en el original, así que cada línea se corta en el mismo sitio y cada página termina en la misma palabra. Las letras se ven ligerísimamente distintas; la maquetación no cambia.
• Aptos y Segoe UI no tienen una gemela así y se dibujaron con DejaVu Sans, una fuente distinta con anchos distintos. Las líneas se cortan en otros puntos, un párrafo puede ganar o perder una línea y una página que estaba llena puede desbordarse a la siguiente.

Aptos importa más de lo que parece: es la fuente predeterminada de Microsoft 365 desde 2023, así que un documento escrito hace poco sin elegir fuente está en Aptos.

Tres formas de evitarlo, de la más fiable a la menos:

• Si tienes Word, exporta desde Word. Archivo, luego Guardar como y luego PDF. Así la maquetación es la de Word y no se recalcula nada.
• Usa una de las cuatro fuentes anteriores en los documentos que se vayan a convertir en otro sitio. Sus sustitutas mantienen la maquetación idéntica.
• Incrusta las fuentes en el documento. En Word: Archivo, Opciones, Guardar y, ahí, marca Incrustar fuentes en el archivo. Un conversor que lea las fuentes incrustadas usará entonces las tuyas. Word solo incrusta las fuentes cuya licencia lo permite.

Este problema es distinto del de un PDF que se ve mal en el ordenador de otra persona, que ocurre cuando el PDF se creó sin incrustar sus fuentes; de eso trata Por qué un PDF se ve distinto en otro ordenador.

El control de cambios también pasa al PDF

Esto es lo que debes comprobar siempre, porque puede poner delante del lector algo que creías eliminado.

Un documento de Word con control de cambios sigue conteniendo todo lo borrado hasta que se aceptan los cambios. Lo probamos: una línea de precio cambiada de 9.000 a 12.000 con el control de cambios activado se convirtió en un PDF que muestra ambas cifras: la antigua tachada, la nueva subrayada y una barra de cambio en el margen. Cualquiera a quien envíes ese PDF puede leer la cifra que borraste.

Antes de convertir, abre la pestaña Revisar y elige Aceptar todos los cambios; luego convierte. Los comentarios, en cambio, no pasan al PDF, pero siguen en el .docx: elimínalos antes de enviar a alguien el propio archivo de Word. Al terminar, Extraer el texto de un PDF es una forma rápida de confirmar que no queda en el archivo nada de lo que borraste: muestra cada palabra de cada página, incluidas las tachadas.

Las diferencias menores

Además de las fuentes, un segundo motor de maquetación a veces no coincide con Word en algunos detalles:

• Las tablas ajustadas al contenido pueden elegir anchos de columna ligeramente distintos, lo que pasa una fila a la página siguiente.
• El texto que rodea una imagen puede saltar de línea antes o después.
• Una tabla de contenido se imprime tal como se actualizó por última vez en Word. Si añadiste una sección después, actualiza la tabla en Word antes de convertir (clic derecho sobre ella y Actualizar campos): el conversor la imprime tal como se guardó.
• SmartArt y algunos estilos de gráfico se dibujan a partir de la imagen que Word guardó con ellos, que suele ser exacta y a veces es una versión simplificada.

Ninguna de estas diferencias es habitual, y todas aparecen en la misma revisión.

Una revisión de dos minutos del resultado

Abre el original y el PDF uno junto al otro y fíjate en tres cosas.

• El número de páginas. Si el PDF tiene una página más de las que mostraba Word, algún párrafo se reajustó. Contar páginas y comprobar un PDF te da el número sin abrir nada.
• La última línea de cada página. Ahí es donde se nota primero el reajuste: una página que en Word terminaba al final de una frase termina a mitad de frase en el PDF.
• Todo lo que no debe moverse: un bloque de firma, el pie de una figura, un total al final de una página.

Si tienes un PDF anterior del mismo documento, Comparar dos PDF encuentra todas las diferencias entre ambos. Cómo revisar un documento convertido antes de enviarlo explica las comprobaciones que importan en cifras y tablas, y Convertir Word, Excel y PowerPoint a PDF explica qué pierde cada formato por el camino.