ماذا تفعل حين يكون ملف PDF أكبر من أن يُرسل بالبريد

الحدّ أصغر من الرقم الذي قيل لك

يعلن معظم مزوّدي البريد حداً يقارب 25 ميغابايت، ويكتشف معظم الناس بالطريق الصعب أن ملفاً حجمه 24 ميغابايت يُرتدّ مع ذلك. وأمران يفسّران هذه الفجوة.

المرفقات تُرمَّز، ولا تُرسل خاماً. فالبريد الإلكتروني يحمل البيانات الثنائية على هيئة نص base64، وهو أكبر بنحو 33% من البايتات التي يمثّلها. فملف PDF حجمه 20 ميغابايت يصل إلى الخادم بوصفه رسالة حجمها نحو 27 ميغابايت. وهذه الحقيقة وحدها تفسّر معظم حالات الرفض التي تقع دون الحدّ المعلن بقليل.

الحدّ الذي يهمّ هو أصغر حدّ على الطريق. فلمزوّدك، ولمزوّد المستلم، ولأي بوابة مؤسسية بينهما، حدّ خاص به، وعلى الرسالة أن تفي بها جميعاً. وخوادم المؤسسات تقف عادةً عند 10 ميغابايت، وأحياناً عند 5، وهي في كثير من الأحيان الجهة الرافضة.

وهدف عملي: انزل تحت 10 ميغابايت للاستعمال العام، وتحت 5 ميغابايت إن كنت تعلم أن المستلم على نظام شركة. وتوجد الضغط إلى 1 ميغابايت والضغط إلى 500 كيلوبايت للحالات الأشدّ، كنماذج الرفع التي تسمّي رقماً بعينه.

ترتيب ما تجرّبه

1. اضغط. تعيد ضغط PDF ترميز الصور، وفيها يقبع الحجم شبه دائماً. أما النص والرسوم المتجهية فضئيلة أصلاً بالمقارنة — فمستند نصي من 200 صفحة يقلّ غالباً عن 2 ميغابايت، بينما قد تبلغ صورة فوتوغرافية واحدة 4 ميغابايت وحدها.
2. افحص ما حصلت عليه. الضغط متلِف: فهو يقايض تفاصيل الصورة بالحجم. افتح الناتج وانظر إلى الصفحات المهمّة قبل أن ترسله.
3. قسّم، إن بقي كبيراً أكثر مما ينبغي. يتيح لك تقسيم PDF بالحجم أن تسمّي حداً وتحصل على أجزاء يبقى كلٌّ منها دونه. وتذكّر أن مجموع الأجزاء قد يتجاوز الكلّ، لأن كل ملف يحتاج نسخته الخاصة من الخطوط والصور التي تستعملها صفحاته.
4. أرسل ما يلزم فحسب. كثيراً ما يريد المستلم أربع صفحات من تقرير من تسعين صفحة. واستخراج الصفحات هو أصغر الملفات وألطف الرسائل معاً.

وإن كان الضغط لا يكاد يحرّك الملف، فالسبب بنيوي عادةً لا إخفاق من الأداة — ولماذا لا يمكن ضغط بعض ملفات PDF يغطي تلك الحالات.

متى لا ترفقه أصلاً

بعض المستندات لا ينبغي أن تكون مرفقات بريد مهما يكن حجمها. فأرشيف ممسوح ضوئياً حجمه 60 ميغابايت ضُغط إلى 9 ميغابايت هو قابل للإرسال تقنياً، ويظل شيئاً سيئاً أن تضعه في بريد أحدهم، حيث سيقبع في حصة تخزينه إلى الأبد ويستحيل تحديثه.

والرابط إلى تخزين مشترك أفضل لكل ما هو كبير، ولكل ما سيُنقَّح لاحقاً، ولكل ما يذهب إلى عدة أشخاص. وهو يمنحك كذلك ما لا يمنحه المرفق أبداً: القدرة على تصحيح خطأ بعد الإرسال.

وثمّة تنبيه واحد إن انتقلت إلى الرابط. فالمرفق يذهب إلى من عنونته لهم؛ أما الرابط فيذهب إلى كل من يملكه. وإن كان المستند يحوي شيئاً حساساً، فتحقّق من إعدادات المشاركة بدل افتراضها، وانظر هل ينبغي أن يحمل الملف نفسه كلمة مرور — ويستحق ما الذي تحميه كلمة مرور PDF فعلاً أن يُقرأ أولاً، لأن الجواب أضيق مما يتوقّع معظم الناس.