Qué hacer cuando un PDF es demasiado grande para el correo

El límite es más pequeño que la cifra que te dijeron

La mayoría de los proveedores de correo anuncian un límite de unos 25 MB, y la mayoría de la gente descubre por las malas que un archivo de 24 MB aun así rebota. La diferencia se explica por dos cosas.

Los adjuntos se codifican, no se envían en bruto. El correo transporta los datos binarios como texto base64, que ocupa aproximadamente un 33% más que los bytes que representa. Un PDF de 20 MB llega al servidor como unos 27 MB de mensaje. Ese solo hecho explica la mayoría de los rechazos justo por debajo del límite anunciado.

El límite que importa es el más pequeño de todo el trayecto. Tu proveedor, el proveedor del destinatario y cualquier pasarela corporativa intermedia tienen cada uno el suyo, y el mensaje tiene que satisfacerlos todos. Los servidores corporativos suelen estar en 10 MB, a veces en 5 MB, y con frecuencia son ellos los que rechazan.

Un objetivo práctico: baja de 10 MB para uso general y de 5 MB si sabes que el destinatario está en un sistema de empresa. Comprimir a 1 MB y comprimir a 500KB existen para los casos más estrictos, como los formularios de subida que indican una cifra.

En qué orden probar las cosas

1. Comprime. Comprimir PDF vuelve a codificar las imágenes, que es donde casi siempre está el tamaño. El texto y los gráficos vectoriales ya son diminutos en comparación: un documento de texto de 200 páginas suele estar por debajo de 2 MB, mientras que una sola fotografía puede ocupar 4 MB.
2. Comprueba lo que te ha quedado. La compresión tiene pérdidas: cambia detalle de imagen por tamaño. Abre el resultado y mira las páginas que importan antes de enviarlo.
3. Divide, si sigue siendo demasiado grande. Dividir PDF por tamaño te deja indicar un límite y obtener partes que se mantengan por debajo de él. Ten en cuenta que las partes pueden sumar más que el conjunto, porque cada archivo necesita su propia copia de las fuentes y las imágenes que usan sus páginas.
4. Envía solo lo necesario. A menudo el destinatario quiere cuatro páginas de un informe de noventa. Extraer páginas da a la vez el archivo más pequeño y el mensaje más considerado.

Si la compresión apenas mueve el archivo, el motivo suele ser estructural y no un fallo de la herramienta: por qué algunos PDF no se pueden comprimir cubre esos casos.

Cuándo no adjuntarlo en absoluto

Algunos documentos no deberían ser adjuntos de correo, sea cual sea su tamaño. Un archivo escaneado de 60 MB comprimido a 9 MB se puede enviar técnicamente y sigue siendo algo feo que meter en la bandeja de entrada de alguien, donde se quedará ocupando su cuota de almacenamiento para siempre y será imposible de actualizar.

Un enlace a un almacenamiento compartido es mejor para cualquier cosa grande, cualquier cosa que se vaya a revisar o cualquier cosa dirigida a varias personas. Además te da algo que un adjunto nunca da: la posibilidad de corregir un error después de enviarlo.

Una advertencia si cambias a un enlace. Un adjunto llega a las personas a las que se lo enviaste; un enlace llega a quien tenga el enlace. Si el documento contiene algo sensible, revisa los ajustes de compartición en vez de darlos por supuestos, y plantéate si el archivo en sí debería llevar contraseña: qué protege realmente la contraseña de un PDF merece una lectura previa, porque la respuesta es más limitada de lo que la mayoría espera.