Que faire quand un PDF est trop lourd pour un e-mail

La limite est plus basse que le chiffre qu’on vous a annoncé

La plupart des fournisseurs de messagerie annoncent une limite d’environ 25 Mo, et la plupart des gens découvrent à leurs dépens qu’un fichier de 24 Mo est quand même rejeté. Deux choses expliquent l’écart.

Les pièces jointes sont encodées, pas envoyées telles quelles. L’e-mail transporte les données binaires sous forme de texte base64, ce qui est environ 33 % plus volumineux que les octets représentés. Un PDF de 20 Mo arrive au serveur sous la forme d’un message d’environ 27 Mo. Ce seul fait explique la majorité des rejets juste en dessous de la limite annoncée.

La limite qui compte est la plus petite du trajet. Votre fournisseur, celui du destinataire et toute passerelle d’entreprise située entre les deux ont chacun la leur, et le message doit toutes les satisfaire. Les serveurs d’entreprise sont couramment à 10 Mo, parfois 5 Mo, et ce sont fréquemment eux qui refusent.

Un objectif pratique : passer sous 10 Mo pour un usage général et sous 5 Mo si vous savez que le destinataire est sur un système d’entreprise. Compresser à 1 Mo et compresser à 500 Ko existent pour les cas plus stricts, comme les formulaires d’envoi qui annoncent un chiffre précis.

L’ordre dans lequel essayer

1. Compressez. Compresser un PDF réencode les images, là où se trouve presque toujours le poids. Le texte et les graphiques vectoriels sont déjà minuscules en comparaison : un document texte de 200 pages fait souvent moins de 2 Mo, tandis qu’une seule photographie peut peser 4 Mo à elle seule.
2. Vérifiez ce que vous avez obtenu. La compression est destructive : elle échange du détail d’image contre du poids. Ouvrez le résultat et regardez les pages qui comptent avant de l’envoyer.
3. Divisez, si c’est encore trop gros. Diviser un PDF par taille vous permet d’indiquer une limite et d’obtenir des morceaux qui restent chacun en dessous. Gardez à l’esprit que les parties peuvent totaliser plus que l’ensemble, parce que chaque fichier a besoin de sa propre copie des polices et des images utilisées par ses pages.
4. N’envoyez que ce qui est nécessaire. Souvent, le destinataire veut quatre pages d’un rapport de quatre-vingt-dix. Extraire des pages donne à la fois le fichier le plus léger et le message le plus prévenant.

Si la compression ne fait quasiment pas bouger le fichier, la raison est généralement structurelle plutôt qu’un échec de l’outil — pourquoi certains PDF ne s’allègent pas passe en revue les différents cas.

Quand ne pas le joindre du tout

Certains documents ne devraient pas être des pièces jointes, quelle que soit leur taille. Une archive numérisée de 60 Mo compressée à 9 Mo est techniquement envoyable et reste une mauvaise chose à déposer dans la boîte de réception de quelqu’un, où elle restera à jamais dans son quota de stockage et sera impossible à mettre à jour.

Un lien vers un stockage partagé vaut mieux pour tout ce qui est volumineux, tout ce qui sera révisé, ou tout ce qui part vers plusieurs personnes. Il vous donne aussi ce qu’une pièce jointe n’offre jamais : la possibilité de corriger une erreur après l’envoi.

Une mise en garde si vous passez au lien. Une pièce jointe va aux personnes à qui vous l’avez adressée ; un lien va à quiconque détient le lien. Si le document contient quoi que ce soit de sensible, vérifiez les paramètres de partage au lieu de les supposer, et demandez-vous si le fichier lui-même devrait porter un mot de passe — ce qu’un mot de passe PDF protège réellement mérite d’être lu d’abord, car la réponse est plus étroite que la plupart des gens ne l’imaginent.