Was tun, wenn ein PDF zu groß für den E-Mail-Versand ist

Die Grenze liegt niedriger als die Zahl, die man dir genannt hat

Die meisten Mail-Anbieter werben mit einer Grenze von rund 25 MB, und die meisten Menschen stellen auf die harte Tour fest, dass eine 24-MB-Datei trotzdem zurückkommt. Zwei Dinge erklären diese Lücke.

Anhänge werden kodiert, nicht roh verschickt. E-Mail transportiert Binärdaten als base64-Text, und der ist rund 33 % größer als die Bytes, die er darstellt. Ein 20-MB-PDF kommt beim Server als etwa 27 MB Nachricht an. Diese eine Tatsache erklärt die meisten Ablehnungen knapp unterhalb der angegebenen Grenze.

Maßgeblich ist die kleinste Grenze auf dem Weg. Dein Anbieter, der Anbieter des Empfängers und jedes Firmen-Gateway dazwischen haben jeweils ihre eigene, und die Nachricht muss sie alle erfüllen. Firmenserver liegen häufig bei 10 MB, manchmal bei 5 MB, und sie sind oft diejenigen, die ablehnen.

Ein praktischer Zielwert: unter 10 MB für den allgemeinen Gebrauch und unter 5 MB, wenn du weißt, dass der Empfänger an einem Firmensystem sitzt. Auf 1 MB komprimieren und auf 500 KB komprimieren gibt es für die strengeren Fälle, etwa Upload-Formulare, die eine Zahl nennen.

Die Reihenfolge, in der du es versuchen solltest

1. Komprimieren. PDF komprimieren kodiert die Bilder neu, und dort sitzt die Größe fast immer. Text und Vektorgrafiken sind im Vergleich schon winzig — ein Textdokument mit 200 Seiten liegt oft unter 2 MB, während eine einzelne Fotografie für sich 4 MB haben kann.
2. Prüfen, was dabei herauskam. Komprimierung ist verlustbehaftet: Sie tauscht Bilddetails gegen Größe. Öffne das Ergebnis und sieh dir die Seiten an, auf die es ankommt, bevor du es verschickst.
3. Teilen, wenn es immer noch zu groß ist. PDF teilen nach Größe lässt dich eine Grenze angeben und liefert Teile, die jeder für sich darunter bleiben. Bedenke, dass die Teile zusammen mehr ergeben können als das Ganze, weil jede Datei ihre eigene Kopie der Schriften und Bilder braucht, die ihre Seiten verwenden.
4. Nur das schicken, was gebraucht wird. Oft will der Empfänger vier Seiten aus einem Bericht mit neunzig. Seiten extrahieren ergibt zugleich die kleinste Datei und die rücksichtsvollere Nachricht.

Wenn Komprimieren die Datei kaum bewegt, liegt das meist an ihrem Aufbau und nicht an einem Versagen des Tools — warum manche PDFs nicht kleiner werden geht die Fälle durch.

Wann du es gar nicht erst anhängen solltest

Manche Dokumente gehören unabhängig von ihrer Größe nicht in einen E-Mail-Anhang. Ein 60 MB großes gescanntes Archiv, auf 9 MB komprimiert, ist technisch versendbar und trotzdem eine schlechte Sache, um sie in den Posteingang von jemandem zu legen, wo sie für immer dessen Speicherplatz belegt und nicht zu aktualisieren ist.

Ein Link auf einen geteilten Speicher ist besser für alles Große, alles, was noch überarbeitet wird, und alles, was an mehrere Personen geht. Er gibt dir außerdem etwas, was ein Anhang nie gibt: die Möglichkeit, einen Fehler nach dem Absenden zu korrigieren.

Eine Warnung, falls du auf einen Link umsteigst. Ein Anhang geht an die Personen, an die du ihn adressiert hast; ein Link geht an alle, die den Link haben. Wenn das Dokument etwas Sensibles enthält, prüfe die Freigabeeinstellungen, statt sie vorauszusetzen, und überlege, ob die Datei selbst ein Passwort tragen sollte — was ein PDF-Passwort tatsächlich schützt lohnt sich vorher zu lesen, denn die Antwort fällt enger aus, als die meisten erwarten.