PDF oder Word: Was solltest du verschicken?

Die Kurzfassung

Schick ein PDF, wenn: das Dokument fertig ist; es gedruckt wird; das Layout zählt; es eine Unterschrift braucht; es an eine Kundin, ein Gericht, ein Behördenformular oder ein Archiv geht; oder du es schlicht nicht verändert haben willst. Jeder Reader auf jedem Gerät zeigt dasselbe, und Word in PDF erzeugt eines in einem Schritt.

Schick die bearbeitbare Datei, wenn: jemand sie überarbeiten soll; es eine Vorlage ist; ihr zusammenarbeitet; oder es an eine Übersetzerin oder einen Satzbetrieb geht, die den Text als Text brauchen.

Schick beides, wenn die ehrliche Antwort „lies das, und hier ist die Quelle, falls du sie brauchst“ lautet. Es kostet einen zusätzlichen Anhang und erspart den ganzen unten beschriebenen Umweg.

Was sich tatsächlich unterscheidet

Eine Textverarbeitungsdatei speichert einen Inhaltsstrom mit Regeln, wie er angeordnet wird: das ist eine Überschrift, das ist eine Liste, dieser Absatz hat diese Ränder. Das Layout wird beim Öffnen berechnet, weshalb dieselbe Datei auf einem Rechner mit anderen Schriften, anderer Seitengröße oder anderer Softwareversion anders aussehen kann.

Ein PDF speichert das Ergebnis dieser Berechnung. Positionen sind absolut, und die Schriften reisen mit der Datei.

Das ist der ganze Tausch, und keines der beiden Formate ist grundsätzlich besser. Festes Layout bedeutet garantiertes Aussehen und mühsames Bearbeiten. Fließender Inhalt bedeutet leichtes Bearbeiten und keinerlei Garantie, was die andere Person zu sehen bekommt. Wähle danach, welche der beiden Eigenschaften du für dieses Dokument brauchst.

Der Umweg, und warum er wehtut

Word → PDF ist sauber. Alles, was das PDF braucht, ist bekannt: Das Layout wurde bereits berechnet, es wird nur noch festgehalten.

PDF → Word ist eine Rekonstruktion. Der Konverter sieht Zeichen an Koordinaten und muss erschließen, was sie bedeuteten: welche Markierungen ein Wort bildeten, welche Wörter einen Absatz bildeten, ob diese Reihe ausgerichteten Texts eine Tabelle ist oder Zufall, ob diese Lücke ein Rand oder eine leere Zelle ist. Gute Konverter erschließen gut. Keiner von ihnen weiß es, weil die Information beim Erstellen des PDFs verworfen wurde.

Daraus folgen die praktischen Regeln:

• Behalte das Original. Eine aufbewahrte Quelldatei erspart jeden künftigen Umweg.
• Nutze ein PDF nicht als Arbeitsformat. Ein PDF bearbeiten, nach Word exportieren, bearbeiten und erneut exportieren verliert jedes Mal ein bisschen.
• Musst du zurückwandeln, rechne damit, das Layout zu reparieren, und lies vorher was ein Konverter erhalten kann und was nicht. PDF in Word bringt dich den Großteil des Wegs.
• Ist das PDF ein Scan, liefert die Umwandlung Bilder, bis du OCR ausführst. In der Datei steckt kein Text zum Umwandeln.

Praktische Punkte, über die Leute stolpern

„Sie wollten ein PDF, wollen aber Änderungen.“ Frag, was tatsächlich gebraucht wird. Geht es um Kommentare, können die meisten Reader ein PDF kommentieren, ohne den Inhalt anzufassen — das ist meist gemeint mit „bearbeiten“.

„Das PDF ist riesig.“ Word-Dateien komprimieren Bilder stark; der Export kann etwas weit Größeres erzeugen. PDF komprimieren behebt das, und PDFs, die zu groß zum Mailen sind behandelt die Grenzen, an die du stößt.

„Es muss unterschrieben werden.“ Schick ein PDF. Unterschriften auf bearbeitbaren Dokumenten sind fast bedeutungslos, weil sich das Dokument danach noch ändern lässt. Wie man ein PDF unterschreibt erklärt den Unterschied zwischen dem Bild einer Unterschrift und einer kryptografischen.

„Es muss ausgefüllt werden.“ Ein PDF-Formular ist genau dafür gedacht und hält das Layout fest, während die Felder bearbeitbar bleiben. Siehe wie PDF-Formulare funktionieren, oder fülle eines aus.

„Es geht in ein System.“ Prüf vorher, was das System will. Viele akzeptieren nur PDF; manche verlangen PDF/A; einige brauchen das bearbeitbare Original.