PDF o Word: ¿cuál deberías enviar?

La versión corta

Envía un PDF cuando: el documento está terminado; se va a imprimir; el diseño importa; necesita una firma; va destinado a un cliente, un tribunal, un formulario gubernamental o un archivo; o simplemente no quieres que se altere. Todos los lectores en todos los dispositivos muestran lo mismo, y Word a PDF produce uno en un paso.

Envía el archivo editable cuando: alguien tiene que revisarlo; es una plantilla; estáis colaborando; o va a un traductor o a un maquetador que necesita el texto como texto.

Envía los dos cuando la respuesta es de verdad «lee esto, y aquí tienes el original por si lo necesitas». Cuesta un adjunto más y evita todo el ida y vuelta que se describe abajo.

Qué cambia de verdad

Un archivo de procesador de textos guarda un flujo de contenido con reglas sobre cómo maquetarlo: esto es un encabezado, esto es una lista, este párrafo tiene estos márgenes. El diseño se calcula al abrirlo, por lo que el mismo archivo puede verse distinto en una máquina con otras fuentes, otro tamaño de página o otra versión del programa.

Un PDF guarda el resultado de ese cálculo. Las posiciones son absolutas y las fuentes viajan con el archivo.

Este es todo el intercambio, y no se trata de que un formato sea mejor. Un diseño fijo significa una apariencia garantizada y una edición penosa. Un contenido reajustable significa edición fácil y ninguna garantía sobre lo que ve la otra persona. Elige según cuál de esas dos propiedades necesitas para este documento en concreto.

El viaje de ida y vuelta, y por qué duele

Ir de Word a PDF es limpio. Todo lo que el PDF necesita ya se conoce: el diseño ya se ha calculado, así que simplemente se registra.

Ir de PDF a Word es una reconstrucción. El conversor ve glifos en unas coordenadas y tiene que inferir qué significaban: qué marcas formaban una palabra, qué palabras formaban un párrafo, si esa fila de texto alineado es una tabla o una coincidencia, si ese hueco es un margen o una celda vacía. Los buenos conversores infieren bien. Ninguno sabe, porque esa información se descartó cuando se creó el PDF.

Así que las reglas prácticas son:

• Conserva el original. Un archivo de origen guardado ahorra cada futuro ida y vuelta.
• No uses el PDF como formato de trabajo. Editar un PDF, exportarlo a Word, editarlo y volver a exportarlo pierde algo cada vez.
• Si tienes que convertir de vuelta, cuenta con arreglar el diseño, y lee antes qué puede recuperar un conversor y qué no. PDF a Word te llevará la mayor parte del camino.
• Si el PDF es un escaneado, la conversión devuelve fotografías hasta que apliques OCR. No hay texto en el archivo que convertir.

Casos prácticos con los que te vas a topar

«Pidieron un PDF pero quieren cambios». Pregunta qué necesitan realmente. Si son comentarios, la mayoría de lectores pueden anotar un PDF sin tocar el contenido, que es a menudo lo que significa «editar».

«El PDF es enorme». Los archivos de Word comprimen las imágenes de forma agresiva; exportarlos puede producir algo mucho más grande. Comprimir PDF lo arregla, y PDF demasiado grande para enviar por correo cubre los límites a los que te enfrentas.

«Hay que firmarlo». Envía un PDF. Las firmas sobre documentos editables son casi irrelevantes, ya que el documento puede cambiar después. Cómo firmar un PDF explica la diferencia entre una imagen de una firma y una firma criptográfica.

«Hay que rellenarlo». Un formulario PDF está diseñado exactamente para esto y mantiene el diseño fijo mientras los campos siguen siendo editables. Consulta cómo funcionan los formularios PDF, o rellena uno.

«Va a entrar en un sistema». Comprueba qué pide el sistema antes de decidir. Muchos solo aceptan PDF; algunos exigen PDF/A; unos pocos necesitan el original editable.