PDF für ein Upload-Limit auf eine exakte Größe komprimieren

Lies zuerst das Limit genau

Ein Upload-Formular, auf dem „max. 2 MB“ steht, prüft eine Anzahl von Bytes, und es gibt zwei Arten, Megabyte in Byte umzurechnen. Windows, die meisten Smartphones und diese Website zählen ein Megabyte als 1.048.576 Byte. Viele Websites zählen es als 1.000.000. Eine Datei mit 2.050.000 Byte ist in einem Dateimanager „1,96 MB“ groß und bei einem Formular, das 2.000.000 meint, über dem Limit.

Diese Lücke ist der Grund, warum Leute „Datei zu groß“ sehen, obwohl ihr Computer sagt, die Datei sei klein genug. Die sichere Gewohnheit: auf die strengere Zahl zielen. Die Größenziele von iBuildPDF tun das bereits: „2 MB“ wird als 2.000.000 Byte behandelt und „200 KB“ als 200.000, sodass das Ergebnis durchgeht, egal wie das Formular zählt.

Prüf außerdem, was das Formular tatsächlich will. Manche Portale begrenzen jede einzelne Datei, manche die Summe aller Uploads, und manche nennen ein Limit, das nicht dem entspricht, das sie tatsächlich durchsetzen. Warum ein Upload-Formular ein PDF ablehnt geht die anderen Gründe durch, aus denen ein Formular Nein sagt.

So geht’s

Wähle im Tool PDF komprimieren die Option Bestimmte Größe und gib das Limit ein — 300 KB, 1,5 MB, was auch immer das Formular verlangt. Für die gängigen Größen gibt es auch eigene Seiten: unter 500 KB, unter 1 MB und unter 2 MB, wo sich die Größe ebenfalls ändern lässt.

Was dann passiert, ist eine Folge von Versuchen, der schonendste zuerst:

1. Die Bilder werden neu komprimiert, mit schrittweise geringerer Auflösung und Qualität. Text, Links und Formularfelder bleiben unberührt, das Dokument ist also weiterhin ein Dokument. Viele PDFs mit Fotos erreichen ihr Ziel schon hier.
2. Nur wenn das nicht reicht, werden die Seiten in Bilder mit schrittweise geringerer Qualität umgewandelt. Damit lässt sich fast jede Größe erreichen, es kostet aber den markierbaren Text — das Ergebnis sagt klar, wenn das passiert ist.

Der Vorgang hört beim ersten Versuch auf, der passt, und genau darum geht es: Du bekommst die am besten aussehende Datei, die das Limit einhält, und nicht die kleinste Datei, die das Tool erzeugen könnte. Das Ganze läuft in deinem Browser; das Dokument wird nicht hochgeladen.

Passt das? Rechne in Kilobyte pro Seite

Ob ein Ziel realistisch ist, hängt davon ab, was auf den Seiten ist, und ein paar Sekunden Rechnen beantworten das, bevor du es versuchst.

Teile das Limit durch die Anzahl der Seiten, die Fotos oder Scans sind. Seiten mit gewöhnlichem getipptem Text kosten fast nichts und können außen vor bleiben.

• 200 KB, 2 gescannte Seiten: etwa 100 KB pro Seite. Kein Problem — ein klarer, leicht weicher Scan.
• 200 KB, 10 gescannte Seiten: etwa 20 KB pro Seite. Bei einem getippten Brief zur Not lesbar, schlecht bei allem mit Kleingedrucktem oder einem Foto.
• 200 KB, 40 gescannte Seiten: 5 KB pro Seite. Bei keiner Einstellung lesbar.
• 2 MB, 40 gescannte Seiten: etwa 50 KB pro Seite. Meist in Ordnung.

Ein Dokument aus Text — aus Word exportiert, nicht gescannt — verhält sich völlig anders. Vierzig Seiten Text liegen oft schon vor dem Komprimieren unter 200 KB, und wenn nicht, steckt die Größe in Bildern, Schriften oder Zeichnungen statt in den Wörtern. Warum manche PDFs nicht kleiner werden behandelt die Dateien, die sich sträuben.

Wenn die ehrliche Antwort Aufteilen heißt

Ergibt die Rechnung nur eine Handvoll Kilobyte pro gescannter Seite, hör auf zu komprimieren. Das Tool erzeugt zwar trotzdem die kleinstmögliche Datei, aber niemand wird sie lesen können, und ein Formular, das eine unlesbare Datei angenommen hat, hilft dir nicht weiter.

• Teile das Dokument auf. Die meisten Portale, die die Dateigröße begrenzen, nehmen mehrere Dateien an. PDF-Seiten teilen zerlegt es in Teile; komprimiere dann jeden Teil auf das Limit.
• Lass weg, was nicht verlangt ist. Ein 30-seitiger Kontoauszug, wenn das Formular nur die letzten drei Monate braucht, ist ein Fall fürs Extrahieren von Seiten, nicht für Kompression.
• Scanne stattdessen neu. Ein Scan in Schwarzweiß mit 200 dpi statt in Farbe mit 600 dpi ergibt Dateien mit einem Zehntel der Größe, die bei Text oft sogar schärfer sind. Warum ein gescanntes PDF so groß ist liefert die Zahlen.

Prüf das Ergebnis vor dem Hochladen

Eine Datei, die passt, ist nicht automatisch eine Datei, die funktioniert. Bevor du sie einreichst:

• Öffne sie und zoome auf 100 %. Lies die kleinste Schrift auf der Seite, auf die es am meisten ankommt — eine Referenznummer, ein Datum, eine Unterschrift. Kannst du sie nicht lesen, kann es die Person, die deinen Antrag prüft, auch nicht.
• Prüf, ob sich der Text noch markieren lässt, falls das Formular automatisch verarbeitet wird. Eine Datei, deren Seiten in Bilder umgewandelt wurden, kann perfekt aussehen und trotzdem an einem System scheitern, das den Text ausliest. Das Ergebnis sagt dir, welche Art von Kompression verwendet wurde.
• Behalte das Original. Kompression auf ein kleines Ziel entfernt Details, die sich nicht zurückholen lassen. Speichere die komprimierte Kopie unter einem neuen Namen.