Warum ein Upload-Formular dein PDF ablehnt

Finde zuerst heraus, wo es gescheitert ist

Ein Upload durchläuft zwei ganz verschiedene Prüfungen, und zu wissen, welche dich abgewiesen hat, streicht den größten Teil der Liste, bevor du irgendetwas änderst.

Sofort abgelehnt, ganz ohne Fortschritt. Das war dein eigener Browser. Die Seite hat sich die gewählte Datei angesehen — ihren Namen, ihre Endung, manchmal ihre Größe — und abgelehnt, ohne ein Byte zu senden. Der Inhalt des PDFs spielt dabei keine Rolle, weil ihn niemand gelesen hat. Es ist also die Größe oder die Endung und nichts anderes auf der Liste.

Abgelehnt, nachdem der Fortschrittsbalken durchgelaufen ist, oder nach einer Pause. Die Datei ist angekommen und etwas auf der Gegenseite hat versucht, sie zu öffnen. Alles, was davon abhängt, was in der Datei steht, sitzt hier: Verschlüsselung, Beschädigung, Seitenzahlen, Anhänge, aktive Formularfelder und die Frage, ob lesbarer Text vorhanden war.

Der Upload bleibt hängen oder läuft in eine Zeitüberschreitung. Meist ein Größenlimit irgendwo zwischen dir und der Anwendung, das niemand angekündigt hat, oder eine langsame Verbindung gegen eine kurze Zeitgrenze. Probier eine kleinere Datei, bevor du etwas anderes schließt.

Arbeite die Ursachen dann in dieser Reihenfolge ab, denn das ist ungefähr die Reihenfolge ihrer Wahrscheinlichkeit und der Mühe, sie auszuschließen: Größe, Verschlüsselung, nicht abgeflachte Formularfelder, Seitenzahl und Seitengröße, und die Datei selbst.

Die Größe, und das Limit, das nicht das auf der Seite ist

Fang hier an, aber hör hier nicht auf, wenn die Zahlen sagen, dass du längst darunter liegst.

Anders als E-Mail bläht ein HTTP-Upload deine Datei nicht auf. Ein Formular schickt die Bytes so, wie sie sind, in einem multipart/form-data-Body, mit ein paar hundert Byte Begrenzern und Kopfzeilen drumherum — die 33 % Aufblähung, über die Leute bei E-Mail-Anhängen stolpern, gilt hier also nicht. Wenn deine Datei 4,6 MB hat und das genannte Limit 5 MB ist, ist die Größe wahrscheinlich nicht dein Problem.

Worüber Leute wirklich stolpern:

• Das Limit kann für die ganze Einreichung gelten, nicht für jeden Anhang. Drei Dokumente zu 4 MB gegen 10 MB insgesamt ergeben eine Ablehnung, die so aussieht, als sei mit keiner einzelnen Datei etwas nicht in Ordnung.
• Ein Server oder Proxy vor der Anwendung kann früher abschneiden, als das Formular sagt. Das ist der Fall, der sich als Zeitüberschreitung zeigt statt als Meldung.
• Megabyte werden unterschiedlich gezählt. Ein Limit von „5 MB“ kann 5.000.000 Byte meinen oder 5.242.880. Eine Datei mit 5,01 MB nach der Rechnung deines Dateimanagers kann über dem einen und unter dem anderen liegen.

Wenn es wirklich die Größe ist: Auf 1 MB komprimieren, 2 MB oder mit einer Qualitätsstufe komprimieren. Finde vorher heraus, warum die Datei groß ist, denn davon hängt ab, ob sie überhaupt schrumpfen kann — ein Scan hat viel Luft darin (warum ein gescanntes PDF so groß ist), während ein Textdokument mit ein paar Diagrammen schon so klein sein kann, wie es wird (warum manche PDFs nicht komprimiert werden können).

Ein Passwort, von dem du nichts wusstest

Das ist die Ursache, mit der Leute am wenigsten rechnen, weil die Datei auf ihrem eigenen Rechner einwandfrei aufgeht.

Ein PDF kann zwei Passwörter tragen. Ein Öffnen-Passwort sorgt dafür, dass ein Betrachter danach fragt, bevor er irgendetwas zeigt. Ein Berechtigungspasswort setzt Einschränkungen — nicht drucken, nicht kopieren, nicht bearbeiten — und fragt überhaupt nicht: Das Dokument geht auf, und dein Betrachter stimmt den Einschränkungen stillschweigend für dich zu. Für das Dateiformat ist beides Verschlüsselung.

PDF-Bibliotheken auf dem Server stimmen nichts stillschweigend zu. Viele weigern sich, ein verschlüsseltes Dokument überhaupt zu lesen, ganz gleich, ob das Öffnen-Passwort leer ist oder nicht. Ein Kontoauszug oder eine Gehaltsabrechnung, die sich auf deinem Laptop mit einem Doppelklick öffnet, kann für das Ding am anderen Ende des Uploads also eine verschlüsselte Datei sein, die es nicht anfasst.

Woran du es erkennst: Die Dokumenteigenschaften deines Betrachters haben einen Sicherheitsabschnitt und sagen dort Sicherheit: Passwortgeschützt oder führen Berechtigungen als „Nicht zulässig“ auf. Wenn irgendein Tool die Datei als verschlüsselt meldet, während sie sich ohne Nachfrage öffnet, ist genau das die Lage.

Die Lösung ist, eine Kopie ohne die Verschlüsselung zu erzeugen — PDF entsperren, für Dokumente, die du öffnen darfst; es läuft auf einem Server und lädt die Datei daher hoch. Stammt das Dokument aus einem Konto, das du selbst verwaltest, ist es sauberer, es dort noch einmal mit einer Einstellung herunterzuladen, die kein Passwort vergibt. Was ein PDF-Passwort tatsächlich schützt behandelt die beiden Arten und was jede wert ist.

Du hast das Formular ausgefüllt und es kam leer an

Streng genommen keine Ablehnung, aber derselbe verlorene Nachmittag, und der Mechanismus lohnt den Blick, weil er eine ganze Familie von Beschwerden erklärt.

Ein interaktives PDF-Formular hält, was du getippt hast, in einem Feldobjekt neben der Seite statt in ihr, mit einem kleinen erzeugten Bild des Werts daran. Ein Betrachter zeichnet die Seite und zeichnet dann die Felder darüber. Ein Programm, das die Seite zeichnet und sich um Felder nicht kümmert — und das beschreibt etliche Konvertierungs- und Vorschauwege — liefert das leere Formular.

PDF abflachen schreibt die Werte in den Seiteninhalt selbst. Danach gibt es keine Felder mehr, die sich ignorieren ließen, jeder Betrachter zeigt dasselbe, und das Dokument ist das, wonach es aussieht. Mach es zuletzt: Einmal abgeflacht, lassen sich die Antworten nicht mehr bearbeiten, was meist der Sinn der Sache ist. Wie PDF-Formulare funktionieren und was Abflachen bewirkt gehen weiter darauf ein.

Dasselbe gilt für eine Unterschrift, die mit PDF unterschreiben gesetzt wurde, und für Anmerkungen überhaupt. Wenn es darauf ankommt, dass der Empfänger es sieht, mach es zum Teil der Seite.

Der Rest der Liste

• Zu viele Seiten oder die falsche Seitengröße. Portale, die drucken, was du schickst, begrenzen oft beides, und gemischte Seitengrößen in einem Dokument bringen die aus dem Tritt, die es nicht tun. Seitenzahl und Dateiinfo nennt beides; Seiten extrahieren oder PDF teilen, wenn du kürzen musst, Seitengröße ändern, wenn die Größen uneinheitlich sind.
• Die Datei ist beschädigt und dein Betrachter war großzügig. Desktop-Betrachter reparieren eine Menge kleinerer Beschädigungen stillschweigend; eine Server-Bibliothek weigert sich meist. Wenn die Datei durch eine E-Mail, einen USB-Stick und drei Neuspeicherungen gegangen ist, schick sie durch PDF reparieren, das die Querverweistabelle rund um die noch intakten Objekte neu aufbaut. Warum ein PDF sich nicht öffnen lässt behandelt das Versagen im Detail.
• Es ist kein PDF. Eine Datei umzubenennen wandelt sie nicht um. Ein als report.pdf gespeichertes .docx fällt durch, sobald irgendetwas die ersten Bytes liest, und eine Datei namens report.pdf.pdf oder report.PDF bringt die Endungsprüfung mancher Formulare aus dem Tritt, auch wenn der Inhalt in Ordnung ist.
• Sie enthält andere Dateien. Ein PDF mit Anhängen oder ein PDF-Portfolio — eine Hülle, deren eigentlicher Inhalt ein Satz eingebetteter Dokumente ist — wird oft rundweg abgelehnt, und wenn es angenommen wird, sieht der Prüfer womöglich nur das Deckblatt.
• Es ist ein Scan, wo Text verlangt war. Manche Systeme lesen das Dokument aus, um Namen, Daten oder Aktenzeichen herauszuziehen. Ein Scan besteht jede technische Prüfung und wird am Inhalt abgelehnt, weil kein Text darin ist. OCR ist die Lösung, und sie läuft auf einem Server, die Datei wird also hochgeladen.

Wenn du das alles durchgearbeitet hast und es immer noch scheitert, hör auf zu raten. Die Leute, die das Formular betreiben, sehen den tatsächlichen Fehler, und „was hat euer Validator gesagt?“ ist ein deutlich kürzeres Gespräch als weitere sechs Versuche. Ein Formular, das ein gültiges PDF ablehnt, ohne zu sagen warum, ist ihr Fehler, nicht deine Datei.