Cómo comprimir un PDF a un tamaño exacto para un límite de subida

Lee primero el límite con atención

Un formulario de subida que dice "máx. 2 MB" está comprobando un número de bytes, y hay dos maneras de pasar megabytes a bytes. Windows, la mayoría de los teléfonos y este sitio cuentan un megabyte como 1.048.576 bytes. Muchos sitios web lo cuentan como 1.000.000. Un archivo de 2.050.000 bytes ocupa "1,96 MB" en un explorador de archivos y supera el límite en un formulario que entiende 2.000.000.

Esa diferencia explica por qué aparece "archivo demasiado grande" con un archivo que tu equipo dice que es lo bastante pequeño. Lo prudente es apuntar a la cifra más estricta. Los tamaños objetivo de iBuildPDF ya lo hacen: "2 MB" se trata como 2.000.000 bytes y "200 KB" como 200.000, así que el resultado pasa cuente como cuente el formulario.

Comprueba también qué pide realmente el formulario. Algunos portales limitan cada archivo, otros el total de todo lo que subes, y algunos publican un límite que no es el que aplican. Por qué un formulario de subida rechaza un PDF repasa las otras razones por las que un formulario dice que no.

Cómo hacerlo

En Comprimir PDF, elige Tamaño concreto y escribe el límite: 300 KB, 1,5 MB o lo que diga el formulario. Los tamaños habituales también tienen sus propias páginas: menos de 500 KB, menos de 1 MB y menos de 2 MB, donde también se puede cambiar el tamaño.

Lo que ocurre es una secuencia de intentos, empezando por el más suave:

1. Las imágenes se recomprimen con una resolución y una calidad cada vez menores. El texto, los enlaces y los campos de formulario no se tocan, así que el documento sigue siendo un documento. Muchos PDF con fotografías alcanzan aquí su objetivo.
2. Solo si eso no basta, las páginas se convierten en imágenes con una calidad cada vez menor. Así se llega a casi cualquier tamaño, a costa del texto seleccionable, y el resultado indica claramente cuándo ha ocurrido.

Se detiene en el primer intento que encaja, y de eso se trata: obtienes el archivo con mejor aspecto que cumple el límite, no el archivo más pequeño que la herramienta podría crear. Todo el proceso se ejecuta en tu navegador; el documento no se sube.

¿Cabrá? Cuenta los kilobytes por página

Que un objetivo sea realista depende de qué son las páginas, y unos segundos de aritmética lo responden antes de intentarlo.

Divide el límite entre el número de páginas que son fotografías o escaneados. Las páginas de texto escrito normal no ocupan casi nada y se pueden ignorar.

• 200 KB, 2 páginas escaneadas: unos 100 KB por página. Sin problema: un escaneado claro, algo suave.
• 200 KB, 10 páginas escaneadas: unos 20 KB por página. Legible a duras penas si es una carta de texto; pobre para cualquier cosa con letra pequeña o una fotografía.
• 200 KB, 40 páginas escaneadas: 5 KB por página. Ilegible con cualquier ajuste.
• 2 MB, 40 páginas escaneadas: unos 50 KB por página. Normalmente, sin problema.

Un documento hecho de texto —exportado desde Word, no escaneado— se comporta de forma completamente distinta. Cuarenta páginas de texto suelen ocupar menos de 200 KB antes de empezar, y si no es así, el tamaño está en las imágenes, las fuentes o los dibujos, no en las palabras. Por qué algunos PDF no se reducen trata los archivos que se resisten.

Cuando lo honesto es dividir

Si la aritmética te da un puñado de kilobytes por página escaneada, deja de comprimir. La herramienta seguirá produciendo el archivo más pequeño que pueda, pero nadie podrá leerlo, y un formulario que acepta un archivo ilegible no te ha ayudado en nada.

• Divide el documento. La mayoría de los portales que limitan el tamaño de un archivo aceptan varios archivos. Dividir las páginas de un PDF lo separa en partes; después, comprime cada parte hasta el límite.
• Deja fuera lo que no se pide. Un extracto bancario de 30 páginas cuando el formulario solo pide los tres últimos meses es un trabajo para extraer páginas, no para la compresión.
• Vuelve a escanear. Escanear en blanco y negro a 200 dpi en lugar de en color a 600 produce archivos de una décima parte del tamaño que a menudo se ven más nítidos para el texto. Por qué un PDF escaneado ocupa tanto tiene las cifras.

Revisa el resultado antes de subirlo

Un archivo que cabe no es automáticamente un archivo que funciona. Antes de enviarlo:

• Ábrelo y amplíalo al 100 %. Lee la letra más pequeña de la página que más importa: un número de referencia, una fecha, una firma. Si tú no puedes leerla, tampoco podrá la persona que revise tu solicitud.
• Comprueba si el texto todavía se puede seleccionar, si el formulario se va a procesar automáticamente. Un archivo cuyas páginas se convirtieron en imágenes puede verse perfecto y aun así fallar en un sistema que lee el texto. El resultado te indica qué tipo de compresión se usó.
• Conserva el original. Comprimir hasta un objetivo pequeño elimina detalle que no se puede recuperar. Guarda la copia comprimida con otro nombre.