Convertir Word, Excel y PowerPoint a PDF

Yendo hacia PDF

Esta dirección es la fácil. Tu aplicación ya ha calculado el diseño para mostrártelo, y generar un PDF registra ese resultado junto con las fuentes. Lo que ves es lo que contiene el archivo.

• Word a PDF — documentos, cartas, informes.
• Excel a PDF — hojas de cálculo, con la salvedad de abajo.
• PowerPoint a PDF — diapositivas, una por página.

Aun así hay dos cosas que pueden fallar. Las fuentes poco comunes pueden sustituirse si no se pueden incrustar, lo que cambia los saltos de línea: el mismo fallo descrito en por qué un PDF se ve distinto en otro ordenador. Y el resultado puede ser mucho más grande que el original, porque los formatos de Office comprimen las imágenes con fuerza; Comprimir PDF lo reduce de nuevo.

Volviendo, y qué cuesta

Yendo en el otro sentido, al conversor se le entregan marcas en unas coordenadas y tiene que reconstruir el significado: qué glifos formaban una palabra, qué líneas formaban un párrafo, si un texto alineado es una tabla o una coincidencia.

Infiere, y la inferencia varía según cómo se hizo el archivo. Un PDF generado por Word se convierte bien de vuelta, porque su estructura era regular. Uno generado por una aplicación de diseño, o por un escáner, se convierte mal.

Lo que significa:

• Conserva el archivo original. Cada ida y vuelta que evitas es una ida y vuelta que no puede salir mal.
• Cuenta con arreglar el diseño después de PDF a Word. Qué puede recuperar un conversor y qué no te da expectativas razonables.
• Si el PDF es un escaneado, no conviertas nada hasta haber aplicado OCR. No hay texto en el archivo, así que un conversor te entregará un documento con fotografías: correctamente, e inútilmente.

Las hojas de cálculo son un caso especial

Una hoja de cálculo no es realmente un documento. Es una cuadrícula con fórmulas, e imprimirla significa decidir dónde cortar una cuadrícula que no tiene límites de página naturales. Esa decisión es la razón por la que Excel a PDF produce tan a menudo un archivo con columnas varadas en sus propias páginas.

Define el área de impresión, la escala y la orientación en la hoja de cálculo antes de convertir. Esos ajustes son lo que sigue la conversión, y ningún retoque posterior recupera una columna que se cortó.

Las fórmulas no sobreviven. Un PDF registra los valores que se mostraban, no los cálculos que hay detrás. Convertir de vuelta con PDF a Excel recupera una cuadrícula de números y texto, y todas las fórmulas han desaparecido: el PDF nunca las contuvo. Por la misma razón, un PDF cuyas tablas están dibujadas con líneas en lugar de maquetadas como una cuadrícula puede volver como texto en lugar de como celdas.

Diapositivas y folletos

PowerPoint a PDF da una página por diapositiva, que es lo que quieres para repartir una presentación: se abre en cualquier sitio, no se puede editar por accidente y las fuentes viajan con ella.

Lo que no viaja: animaciones, transiciones, vídeo y audio incrustados. Una secuencia que revela cuatro viñetas una a una se convierte en una página con cuatro viñetas. Las notas del orador normalmente se pierden a menos que exportes explícitamente un diseño de notas.

Al volver, PDF a PowerPoint produce diapositivas editables, pero cada una se reconstruye: los cuadros de texto quedan colocados de forma aproximada, y las plantillas de diseño originales han desaparecido. Es una forma razonable de rescatar una presentación de la que ya no tienes el original, y un mal sustituto de conservar el original.

Si quieres varias diapositivas por hoja para imprimir, exporta folletos desde el propio programa de presentaciones en lugar de convertir y luego intentar reorganizar páginas. Para combinar presentaciones después, Unir PDF es la herramienta.