Por qué un formulario de subida rechaza tu PDF

Primero averigua dónde falló

Una subida pasa dos conjuntos de comprobaciones bastante distintos, y saber cuál de los dos te rechazó descarta la mayor parte de la lista antes de que cambies nada.

Rechazado al instante, sin ningún progreso. Ese fue tu propio navegador. La página miró el archivo que elegiste —su nombre, su extensión, a veces su tamaño— y lo rechazó sin enviar un solo byte. Nada del contenido del PDF interviene, porque nadie lo ha leído. Así que es el tamaño o la extensión, y nada más de la lista.

Rechazado después de que la barra de progreso termine, o tras una pausa. El archivo llegó y algo al otro lado intentó abrirlo. Aquí vive todo lo que depende de lo que hay dentro del archivo: el cifrado, los daños, el número de páginas, los adjuntos, los campos de formulario activos y si había texto legible.

La subida se atasca, se queda colgada o expira. Normalmente es un límite de tamaño en algún punto entre tú y la aplicación que nadie anunció, o una conexión lenta contra un tiempo de espera corto. Prueba con un archivo más pequeño antes de concluir cualquier otra cosa.

Después recorre las causas en este orden, porque es más o menos el orden de lo probables que son y de lo barato que resulta descartarlas: tamaño, cifrado, campos de formulario sin aplanar, número y tamaño de página, y el archivo en sí.

El tamaño, y el límite que no es el que pone en la página

Empieza por aquí, pero no te quedes aquí si los números dicen que ya estás por debajo.

A diferencia del correo electrónico, una subida HTTP no infla tu archivo. Un formulario envía los bytes tal cual dentro de un cuerpo multipart/form-data, con unos cientos de bytes de delimitadores y cabeceras alrededor, así que la expansión del 33 % que pilla a la gente con los archivos adjuntos de correo no se aplica. Si tu archivo ocupa 4,6 MB y el límite declarado es de 5 MB, es probable que el tamaño no sea tu problema.

Lo que sí pilla a la gente:

• El límite puede ser para el envío entero, no para cada adjunto. Tres documentos de 4 MB contra un total de 10 MB son un rechazo que parece que ningún archivo individual tiene nada malo.
• Un servidor o un proxy delante de la aplicación puede cortar por debajo de lo que dice el formulario. Este es el caso que se presenta como un tiempo de espera agotado en lugar de un mensaje.
• Los megabytes se cuentan de forma distinta. Un límite de «5 MB» puede significar 5.000.000 de bytes o 5.242.880. Un archivo de 5,01 MB según las cuentas de tu gestor de archivos puede estar por encima de uno y por debajo del otro.

Si de verdad es el tamaño: comprimir a 1 MB, a 2 MB o comprimir con un ajuste de calidad. Antes de hacerlo, averigua por qué el archivo es grande, porque eso decide si puede encoger siquiera: un escaneado tiene bastante margen (por qué un PDF escaneado es tan grande), mientras que un documento de texto con unos pocos diagramas puede que ya esté todo lo pequeño que va a estar (por qué algunos PDF no se pueden comprimir).

Una contraseña que no sabías que estaba ahí

Esta es la causa que menos se espera la gente, porque el archivo se abre perfectamente en su propia máquina.

Un PDF puede llevar dos contraseñas. Una contraseña de apertura hace que el lector te la pida antes de enseñarte nada. Una contraseña de permisos fija restricciones —no imprimir, no copiar, no editar— y no pregunta en absoluto: el documento se abre, y tu lector acepta calladamente las restricciones en tu nombre. Ambas son cifrado en lo que al formato de archivo respecta.

Las bibliotecas de PDF del lado del servidor no aceptan calladamente nada. Muchas se niegan a analizar un documento cifrado, tenga o no vacía la contraseña de apertura. Así que un extracto bancario o una nómina que se abre con un doble clic en tu portátil puede ser, para lo que hay al otro lado de la subida, un archivo cifrado que no va a tocar.

Cómo saberlo: las propiedades del documento de tu lector tienen una sección de seguridad, y dirán Seguridad: protegido con contraseña o enumerarán los permisos como «No permitido». Si alguna herramienta informa de que el archivo está cifrado mientras a ti se te abre sin preguntar nada, es exactamente esa situación.

La solución es producir una copia sin el cifrado: Desbloquear PDF, para documentos que tienes derecho a abrir, que se ejecuta en un servidor y por tanto sube el archivo. Si el documento vino de una cuenta que controlas, volver a descargarlo desde un ajuste que no aplique contraseña es más limpio. Qué protege realmente una contraseña de PDF cuenta los dos tipos y lo que vale cada uno.

Rellenaste el formulario y llegó en blanco

No es estrictamente un rechazo, pero es la misma tarde perdida, y vale la pena ver el mecanismo porque explica toda una familia de quejas.

Un formulario PDF interactivo guarda lo que escribiste en un objeto de campo, junto a la página en vez de dentro de ella, con una pequeña imagen generada del valor adjunta. Un lector dibuja la página y después dibuja los campos encima. Un programa que dibuja la página y no se ocupa de los campos —lo que describe a bastantes flujos de conversión y de vista previa— produce el formulario vacío.

Aplanar PDF escribe los valores dentro del propio contenido de la página. Después de eso no hay campos que ignorar, todos los lectores muestran lo mismo y el documento es lo que aparenta ser. Hazlo al final: una vez aplanado, las respuestas ya no se pueden editar, que suele ser justo la idea. Cómo funcionan los formularios PDF y qué significa aplanar entran más a fondo.

Lo mismo vale para una firma colocada con Firmar PDF y para las anotaciones en general. Si importa que el destinatario lo vea, haz que forme parte de la página.

El resto de la lista

• Demasiadas páginas, o el tamaño de página equivocado. Los portales que imprimen lo que envías suelen limitar ambas cosas, y los tamaños de página mezclados en un mismo documento rompen los que no lo hacen. Contar páginas e información del archivo informa de las dos cosas; extraer páginas o dividir si necesitas recortarlo, y cambiar el tamaño si los tamaños son inconsistentes.
• El archivo está dañado y tu lector estaba siendo generoso. Los lectores de escritorio reparan en silencio bastante corrupción menor; una biblioteca de servidor normalmente se niega. Si el archivo ha pasado por un correo, un lápiz USB y tres reguardados, pásalo por reparar PDF, que reconstruye la tabla de referencias cruzadas alrededor de los objetos que siguen intactos. Por qué un PDF no se abre cuenta el fallo en detalle.
• No es un PDF. Cambiarle el nombre a un archivo no lo convierte. Un .docx guardado como report.pdf falla en cuanto algo lee los primeros bytes, y un archivo llamado report.pdf.pdf o report.PDF hace saltar las comprobaciones de extensión de algunos formularios aunque el contenido esté bien.
• Contiene otros archivos. Un PDF con adjuntos, o un PDF Portfolio —una envoltura cuyo contenido real es un conjunto de documentos incrustados—, se rechaza a menudo de plano, y cuando se acepta puede que quien lo revise solo vea la portada.
• Es un escaneado cuando se pedía texto. Algunos sistemas analizan el documento para sacar nombres, fechas o números de referencia. Un escaneado pasa todas las comprobaciones técnicas y se rechaza por el contenido, porque no hay texto en él. El OCR es la solución, y se ejecuta en un servidor, así que el archivo se sube.

Si has recorrido todo eso y sigue fallando, deja de adivinar. Quienes gestionan el formulario pueden ver el error real, y «¿qué ha dicho vuestro validador?» es una conversación mucho más corta que otros seis intentos. Un formulario que rechaza un PDF válido sin decir por qué es un fallo suyo, no de tu archivo.