PDF ou Word : lequel envoyer ?

La version courte

Envoyez un PDF quand : le document est terminé ; il sera imprimé ; la mise en page compte ; il a besoin d’une signature ; il part vers un client, un tribunal, un formulaire administratif ou une archive ; ou vous ne voulez simplement pas qu’il soit modifié. Tout lecteur, sur tout appareil, montre la même chose, et Word en PDF en produit un en une étape.

Envoyez le fichier modifiable quand : quelqu’un doit le réviser ; c’est un modèle ; vous collaborez ; ou il part vers un traducteur ou un metteur en page qui a besoin du texte comme texte.

Envoyez les deux quand la réponse est vraiment « lisez ceci, et voici la source si besoin ». Cela coûte une pièce jointe de plus et évite tout l’aller-retour décrit ci-dessous.

Ce qui diffère vraiment

Un fichier de traitement de texte stocke un flux de contenu avec des règles sur la façon de le mettre en page : ceci est un titre, ceci est une liste, ce paragraphe a ces marges. La mise en page est calculée à l’ouverture, ce qui explique que le même fichier puisse paraître différent sur une machine avec d’autres polices, une autre taille de page ou une autre version du logiciel.

Un PDF stocke le résultat de ce calcul. Les positions sont absolues et les polices voyagent avec le fichier.

Voilà tout l’arbitrage, et il ne s’agit pas d’un format meilleur qu’un autre. Une mise en page fixe garantit l’apparence et rend la modification pénible. Un contenu réajustable facilite la modification et ne garantit absolument rien sur ce que l’autre personne verra. Choisissez selon laquelle de ces deux propriétés ce document précis exige.

L’aller-retour, et pourquoi il fait mal

Aller de Word vers PDF est propre. Tout ce dont le PDF a besoin est connu : la mise en page a été calculée, elle est donc simplement enregistrée.

Aller de PDF vers Word est une reconstruction. Le convertisseur voit des glyphes à des coordonnées et doit déduire ce qu’ils signifiaient : quelles marques formaient un mot, quels mots formaient un paragraphe, si cette suite de texte aligné est un tableau ou une coïncidence, si cet espace est une marge ou une cellule vide. Les bons convertisseurs déduisent bien. Aucun ne sait, parce que l’information a été perdue lors de la création du PDF.

D’où les règles pratiques :

• Conservez l’original. Un seul fichier source conservé évite tout aller-retour futur.
• N’utilisez pas le PDF comme format de travail. Modifier un PDF, exporter vers Word, modifier, puis réexporter fait perdre un peu à chaque fois.
• Si vous devez reconvertir, attendez-vous à corriger la mise en page, et lisez d’abord ce qu’un convertisseur peut et ne peut pas récupérer. PDF en Word vous mènera la plupart du chemin.
• Si le PDF est un scan, la conversion renvoie des images tant que vous n’avez pas lancé l’OCR. Il n’y a pas de texte dans le fichier à convertir.

Points pratiques que l’on rencontre

« Ils ont demandé un PDF mais veulent des changements. » Demandez ce dont ils ont vraiment besoin. S’il s’agit de commentaires, la plupart des lecteurs permettent d’annoter un PDF sans toucher au contenu, ce qui est généralement ce que « modifier » veut dire.

« Le PDF est énorme. » Les fichiers Word compressent les images de façon agressive ; l’export peut produire quelque chose de bien plus volumineux. Compresser un PDF corrige cela, et PDF trop volumineux pour un e-mail couvre les limites auxquelles vous êtes confronté.

« Il doit être signé. » Envoyez un PDF. Les signatures sur des documents modifiables n’ont presque aucun sens, puisque le document peut changer ensuite. Comment signer un PDF explique la différence entre une image de signature et une signature cryptographique.

« Il faut le remplir. » Un formulaire PDF est conçu exactement pour cela et garde la mise en page fixe tandis que les champs restent modifiables. Voyez comment fonctionnent les formulaires PDF, ou remplissez-en un.

« Il va dans un système. » Vérifiez ce que le système attend avant de décider. Beaucoup n’acceptent que le PDF ; certains exigent du PDF/A ; quelques-uns ont besoin de l’original modifiable.