Convertir Word, Excel et PowerPoint en PDF

Aller vers le PDF

Ce sens est le facile. Votre application a déjà calculé la mise en page pour vous la montrer, et produire un PDF enregistre ce résultat avec les polices. Ce que vous voyez est ce que le fichier contient.

• Word en PDF — documents, lettres, rapports.
• Excel en PDF — feuilles de calcul, avec la réserve ci-dessous.
• PowerPoint en PDF — diapositives, une par page.

Deux choses peuvent encore mal tourner. Des polices inhabituelles peuvent être substituées si elles ne peuvent pas être intégrées, ce qui change les coupures de ligne — la même défaillance que décrit pourquoi les PDF paraissent différents sur d’autres ordinateurs. Et le résultat peut être bien plus volumineux que l’original, car les formats Office compressent fortement les images ; Compresser un PDF le ramène à la baisse.

Revenir en arrière, et ce que cela coûte

Dans l’autre sens, le convertisseur reçoit des marques à des coordonnées et doit reconstruire le sens : quels glyphes formaient un mot, quelles lignes formaient un paragraphe, si un texte aligné est un tableau ou une coïncidence.

Il déduit, et la déduction varie selon la façon dont le fichier a été fait. Un PDF produit par Word se reconvertit bien, parce que sa structure était régulière. Un PDF produit par un logiciel de mise en page ou un scanner se reconvertit mal.

Ce qui signifie :

• Conservez le fichier d’origine. Chaque aller-retour évité est un aller-retour qui ne peut pas mal tourner.
• Attendez-vous à corriger la mise en page après PDF en Word. Ce qu’un convertisseur peut et ne peut pas récupérer fixe les bonnes attentes.
• Si le PDF est un scan, ne convertissez rien avant d’avoir lancé l’OCR. Il n’y a pas de texte dans le fichier, donc un convertisseur vous remettra un document contenant des photographies — à juste titre, et inutilement.

Les feuilles de calcul, un cas particulier

Une feuille de calcul n’est pas vraiment un document. C’est une grille avec des formules, et l’imprimer signifie décider où couper une grille qui n’a pas de frontières de page naturelles. C’est cette décision qui explique pourquoi Excel en PDF produit si souvent un fichier avec des colonnes isolées sur leur propre page.

Réglez la zone d’impression, l’échelle et l’orientation dans la feuille de calcul avant de convertir. Ce sont ces réglages que la conversion suit, et aucun ajustement ultérieur ne récupère une colonne coupée.

Les formules ne survivent pas. Un PDF enregistre les valeurs qui s’affichaient, pas les calculs derrière elles. Reconvertir avec PDF en Excel récupère une grille de nombres et de texte, et chaque formule a disparu — le PDF ne les a jamais contenues. Pour la même raison, un PDF dont les tableaux sont dessinés avec des lignes plutôt que disposés en grille peut revenir sous forme de texte plutôt que de cellules.

Diapositives et documents à distribuer

PowerPoint en PDF donne une page par diapositive, ce qui est ce que vous voulez pour distribuer un diaporama : cela s’ouvre partout, cela ne peut pas être modifié par accident, et les polices voyagent avec.

Ce qui ne voyage pas : animations, transitions, vidéo et audio intégrés. Un enchaînement qui révèle quatre puces une par une devient une page avec quatre puces. Les notes du présentateur sont généralement perdues, sauf si vous exportez explicitement une mise en page avec notes.

En sens inverse, PDF en PowerPoint produit des diapositives modifiables, mais chacune est reconstruite — les zones de texte atterrissent approximativement, et les masques de mise en page d’origine ont disparu. C’est un moyen raisonnable de récupérer un diaporama dont vous n’avez plus la source, et un piètre substitut à la conservation de la source.

Si vous voulez plusieurs diapositives par feuille pour l’impression, exportez des documents à distribuer depuis le logiciel de présentation plutôt que de convertir puis d’essayer de réarranger les pages. Pour combiner des diaporamas ensuite, Fusionner des PDF est l’outil.