Word, Excel und PowerPoint in PDF umwandeln

Der Weg zu PDF

Diese Richtung ist die leichte. Deine Anwendung hat das Layout bereits berechnet, um es dir zu zeigen, und ein PDF zu erzeugen hält dieses Ergebnis zusammen mit den Schriften fest. Was du siehst, ist das, was die Datei enthält.

• Word in PDF — Dokumente, Briefe, Berichte.
• Excel in PDF — Tabellen, mit dem Vorbehalt unten.
• PowerPoint in PDF — Folien, eine pro Seite.

Zwei Dinge gehen trotzdem schief. Ungewöhnliche Schriften werden womöglich ersetzt, wenn sie sich nicht einbetten lassen, was die Zeilenumbrüche ändert — derselbe Fehler wie in warum PDFs auf anderen Computern anders aussehen. Und das Ergebnis kann viel größer sein als das Original, weil Office-Formate Bilder stark komprimieren; PDF komprimieren bringt es wieder herunter.

Der Weg zurück, und was er kostet

Andersherum bekommt der Konverter Markierungen an Koordinaten und muss Bedeutung rekonstruieren: welche Zeichen ein Wort bildeten, welche Zeilen einen Absatz bildeten, ob ausgerichteter Text eine Tabelle ist oder Zufall.

Er erschließt, und das Erschließen schwankt je nachdem, wie die Datei entstand. Ein von Word erzeugtes PDF wandelt sich gut zurück, weil seine Struktur regelmäßig war. Eines, das von einer Design-Anwendung oder einem Scanner stammt, wandelt sich schlecht zurück.

Das heißt:

• Behalte die Originaldatei. Jeder vermiedene Umweg ist einer, der nicht schiefgehen kann.
• Rechne damit, das Layout zu reparieren nach PDF in Word. Was ein Konverter erhalten kann und was nicht setzt die richtigen Erwartungen.
• Ist das PDF ein Scan, wandle nichts um, bevor du OCR ausgeführt hast. In der Datei steckt kein Text, also liefert dir ein Konverter ein Dokument mit Fotografien — korrekt, und nutzlos.

Tabellenkalkulationen sind ein Sonderfall

Eine Tabellenkalkulation ist eigentlich kein Dokument. Sie ist ein Raster mit Formeln, und sie zu drucken heißt zu entscheiden, wo man ein Raster ohne natürliche Seitengrenzen zerschneidet. Diese Entscheidung ist, warum Excel in PDF so oft eine Datei mit Spalten liefert, die allein auf eigenen Seiten stranden.

Leg Druckbereich, Skalierung und Ausrichtung in der Tabelle fest, bevor du umwandelst. Diesen Einstellungen folgt die Umwandlung, und keine Nachbearbeitung holt eine abgeschnittene Spalte zurück.

Formeln überleben nicht. Ein PDF hält die angezeigten Werte fest, nicht die dahinterliegenden Berechnungen. Die Rückumwandlung mit PDF in Excel liefert ein Raster aus Zahlen und Text, und jede Formel ist weg — das PDF enthielt sie nie. Aus demselben Grund kommt eine PDF-Tabelle, deren Zellen mit Linien gezeichnet statt als Raster angelegt sind, womöglich als Text statt als Zellen zurück.

Folien und Handouts

PowerPoint in PDF gibt eine Seite pro Folie, was du für die Verteilung einer Präsentation willst: Sie öffnet sich überall, sie kann nicht versehentlich bearbeitet werden, und die Schriften reisen mit.

Was nicht mitreist: Animationen, Übergänge, eingebettete Video- und Audioinhalte. Ein Build, der vier Aufzählungspunkte nacheinander einblendet, wird eine Seite mit vier Aufzählungspunkten. Sprechernotizen fallen normalerweise weg, sofern du nicht ausdrücklich ein Notizen-Layout exportierst.

Rückwärts liefert PDF in PowerPoint bearbeitbare Folien, aber jede wird rekonstruiert — Textfelder landen ungefähr, und die ursprünglichen Layout-Master sind weg. Das ist ein vernünftiger Weg, um eine Präsentation zu retten, deren Quelle du nicht mehr hast, und ein schlechter Ersatz dafür, die Quelle zu behalten.

Willst du mehrere Folien pro Blatt zum Drucken, exportier Handouts aus der Präsentationssoftware, statt umzuwandeln und dann Seiten umzusortieren. Um Präsentationen danach zu kombinieren, ist PDF zusammenfügen das Tool.