Por qué un PDF se ve distinto en otro ordenador

Qué significa realmente incrustar

Un PDF describe el texto como una secuencia de códigos de glifo más una referencia a una fuente. Esa referencia puede adoptar dos formas. En la primera, el archivo contiene el propio programa de la fuente —los contornos reales— y cualquier lector puede dibujar el texto exactamente como se pretendía, en cualquier máquina, para siempre. En la segunda, el archivo solo contiene una descripción: un nombre, un grosor, un indicador que dice si es serif y las métricas justas para que un lector encuentre algo aproximado.

La segunda forma existe porque los primeros PDF eran pequeños por un motivo, y porque catorce fuentes (Helvetica, Times, Courier y sus variantes, más Symbol y ZapfDingbats) estuvieron en su día garantizadas en todos los lectores. Esa garantía ya no se sostiene como la gente supone: los lectores modernos también las sustituyen, y un sustituto no es el original.

Todo lo demás se deriva de qué forma usa tu archivo. Por eso también un mismo PDF se mantiene estable durante una década de lectores y de repente deja de estarlo: no ha cambiado nada en el archivo; una máquina que resultaba tener la fuente se ha sustituido por otra que no la tiene.

Los subconjuntos de fuentes y la sorpresa que provocan

Incrustar una familia de fuentes completa en cada documento sería un desperdicio, así que la mayoría de los productores crean un subconjunto: incrustan solo los glifos que el documento usa realmente. Un archivo que usa cuarenta caracteres de una fuente lleva esos cuarenta contornos, no los varios miles de la familia completa.

Crear subconjuntos es una buena práctica y tiene una consecuencia que conviene conocer. Una fuente en subconjunto no puede representar caracteres que no estaban en el documento original. Si tú o una herramienta editáis después el texto y escribís un carácter que el subconjunto no contiene —una letra acentuada, un símbolo de moneda, una raya de otra longitud—, ese carácter no tiene contorno que dibujar. Según el editor obtendrás un hueco, un recuadro o una sustitución silenciosa por una fuente no incrustada para ese único carácter.

Las fuentes en subconjunto suelen reconocerse en un archivo por sus nombres, que llevan un prefijo de seis letras y un signo más: ABCDEF+Garamond. Si miras una lista de fuentes y ves prefijos así, el archivo usa subconjuntos.

Cómo comprobarlo antes de enviarlo

La prueba fiable no es "¿se ve bien en mi máquina?": tu máquina es el único sitio donde está garantizado que se vea bien, porque es donde están instaladas las fuentes.

• Mira las propiedades del documento. La mayoría de los lectores de escritorio enumeran las fuentes en una pestaña Fuentes y dicen de cada una si está incrustada y si es un subconjunto. Todo lo que aparezca sin "incrustada" es un riesgo.
• Ábrelo en un sitio sin tus fuentes. Un teléfono, otro sistema operativo o el visor integrado de un navegador. El visor de un navegador es una prueba especialmente buena porque viene con un conjunto de fuentes deliberadamente reducido.
• Consulta la información del archivo. El editor de metadatos muestra lo que registró la aplicación que lo produjo, lo que a menudo explica cómo se creó el archivo y, por tanto, cómo es probable que tratara las fuentes.

Arreglar un archivo al que le faltan las fuentes

Primero la respuesta honesta: el arreglo fiable es volver a exportar el documento desde lo que lo creó, con la incrustación de fuentes activada. Todo procesador de textos, aplicación de maquetación y controlador de impresión serio tiene esa opción, y es el único enfoque que mantiene el texto como texto.

Si el documento original ha desaparecido y solo tienes el PDF, las opciones son más estrechas:

• Aplánalo. Aplanar PDF resuelve las capas interactivas dentro del contenido de la página. Ayuda cuando los campos de formulario y las anotaciones se representan de forma inconsistente. No incrusta una fuente que no está.
• Convierte las páginas en imágenes. PDF a JPG renderiza cada página tal como aparece en tu máquina, con tus fuentes, y el resultado se ve idéntico en todas partes. El coste es total: el texto deja de ser texto. No se puede buscar, seleccionar, copiar ni leer en voz alta, el archivo suele ser mucho más grande y el cambio no se puede deshacer. Es un último recurso para un documento que debe verse exactamente bien y que nunca necesitará que lo lea una máquina —una prueba aprobada, un cartel— y la elección equivocada para casi todo lo demás.
• Repáralo. Si el problema de maquetación es corrupción y no las fuentes, reparar PDF reconstruye la estructura del archivo. Tampoco puede añadir contornos que faltan, pero descarta la otra causa.

Para documentos que deben seguir siendo legibles durante años, la norma que existe justo para esto es PDF/A, que hace obligatoria la incrustación. Si un archivo importa dentro de una década, ese es el formato que hay que pedir a la aplicación que lo produce.