Cómo firmar un PDF

Qué demuestra realmente cada una

Una firma electrónica

Una imagen de una firma, colocada sobre la página. Por sí sola no demuestra nada sobre la identidad —cualquiera puede dibujar un nombre— y no detecta cambios posteriores. Su peso legal en la mayoría de las jurisdicciones viene de las pruebas que la rodean: el rastro de correos, las marcas de tiempo, la conducta de las partes. Eso suele bastar, y por eso la gran mayoría de los documentos firmados funcionan así.

Una firma digital

Una operación criptográfica que usa un certificado emitido a una persona o a una organización. Vincula la firma a una secuencia concreta de bytes, de modo que un lector puede verificar dos cosas distintas: que el certificado pertenece a quien dice, y que el documento no se ha alterado desde la firma. Cambia un solo carácter y la verificación falla.

Marcos como el eIDAS de la UE definen niveles exactamente de esto, y los más altos exigen un certificado cualificado de un proveedor acreditado. Si te han pedido una firma "cualificada" o "avanzada", eso es un certificado que obtienes de uno de esos proveedores, no algo que pueda producir ninguna herramienta de edición.

Añadir una firma

Firmar PDF añade una firma electrónica: dibújala, escríbela o sube una imagen de una, y luego colócala donde corresponda. Se ejecuta en tu navegador, así que un contrato que estés firmando no se sube nunca a ninguna parte.

Algunos puntos prácticos que importan más de lo que parecen:

• Firma la versión final. Cualquier edición posterior —incluso añadir una página— cambia el documento que firmaste.
• Rellena los campos primero. Si el documento es un formulario, complétalo antes de firmar; rellenar un formulario PDF cubre eso, y cómo funcionan los formularios PDF explica por qué importa el orden.
• Aplánalo después. Aplanar PDF fusiona la firma con la página para que no se pueda arrastrar fuera ni borrar en un lector, y para que se muestre igual en todas partes.
• Una imagen de firma subida la puede reutilizar cualquiera que la reciba. Un escaneado limpio de tu firma manuscrita sobre fondo blanco es, en la práctica, una credencial. Ten con ese archivo el mismo cuidado que tendrías con cualquier otra cosa que pueda actuar en tu nombre.

Hacer que un documento firmado se sostenga

Sea cual sea el tipo de firma que uses, el documento que la rodea hace parte del trabajo.

• Conserva el rastro de auditoría. El correo de acompañamiento, las marcas de tiempo y la versión que se acordó son con frecuencia lo que zanja una disputa, y no la marca de la página doce.
• Revisa los metadatos antes de enviar. Un contrato firmado lleva nombres de autor, el software que lo produjo y a veces el historial de revisiones. El editor de metadatos muestra lo que hay y qué contienen los metadatos de un PDF explica por qué merece un vistazo.
• Una contraseña no es una firma. El cifrado controla quién puede abrir un documento; no dice nada sobre quién estuvo de acuerdo con él. Qué protege realmente la contraseña de un PDF expone la diferencia.
• No confíes en una marca de agua ni en los indicadores de permiso para impedir la alteración. Ninguno de los dos impide editar; consulta cómo poner una marca de agua a un PDF.

Esto es información general sobre cómo funciona la tecnología, no asesoramiento legal. Los requisitos para que una firma sea válida varían según el país y según el tipo de contrato, y si un documento importa de verdad, esa es una pregunta para un abogado y no para una herramienta.