Warum ein PDF auf einem anderen Rechner anders aussieht

Was Einbetten wirklich bedeutet

Ein PDF beschreibt Text als eine Folge von Glyphencodes plus einem Schriftverweis. Dieser Verweis kann zwei Formen annehmen. In der ersten enthält die Datei das Schriftprogramm selbst — die tatsächlichen Umrisse — und jeder Betrachter kann den Text genau so zeichnen, wie er gemeint war, auf jedem Rechner, für immer. In der zweiten enthält die Datei nur eine Beschreibung: einen Namen, eine Strichstärke, ein Kennzeichen, ob es eine Serifenschrift ist, und gerade genug Metriken, damit ein Betrachter etwas Ungefähres findet.

Die zweite Form gibt es, weil frühe PDFs aus gutem Grund klein waren und weil vierzehn Schriften (Helvetica, Times, Courier und ihre Varianten sowie Symbol und ZapfDingbats) einmal in jedem Betrachter garantiert vorhanden waren. Diese Garantie gilt nicht mehr so, wie die Leute annehmen: Moderne Betrachter ersetzen auch diese, und ein Ersatz ist nicht das Original.

Alles Weitere folgt daraus, welche Form deine Datei verwendet. Deshalb ist dasselbe PDF über ein Jahrzehnt von Betrachtern hinweg stabil und dann plötzlich nicht mehr — an der Datei hat sich nichts geändert; ein Rechner, der die Schrift zufällig hatte, wurde durch einen ersetzt, der sie nicht hat.

Subsetting und die Überraschung, die es bereithält

Eine vollständige Schriftfamilie in jedes Dokument einzubetten wäre Verschwendung, deshalb betten die meisten Erzeuger nur einen Teilsatz ein: nur die Glyphen, die das Dokument tatsächlich verwendet. Eine Datei, die vierzig Zeichen einer Schrift nutzt, trägt diese vierzig Umrisse, nicht die mehreren tausend der vollen Familie.

Subsetting ist gute Praxis und hat eine Folge, die man kennen sollte. Eine Teilsatz-Schrift kann keine Zeichen darstellen, die nicht im ursprünglichen Dokument vorkamen. Wenn du oder ein Tool den Text später bearbeitest und ein Zeichen eintippst, das der Teilsatz nicht enthält — einen Akzentbuchstaben, ein Währungssymbol, einen Strich anderer Länge —, hat dieses Zeichen keinen Umriss zum Zeichnen. Je nach Editor bekommst du eine Lücke, ein Kästchen oder einen stillen Rückfall auf eine nicht eingebettete Schrift für dieses eine Zeichen.

Teilsatz-Schriften erkennt man in einer Datei meist an ihren Namen, die ein sechsbuchstabiges Präfix und ein Pluszeichen tragen: ABCDEF+Garamond. Siehst du in einer Schriftenliste solche Präfixe, ist die Datei mit Teilsätzen gebaut.

Wie du prüfst, bevor du es verschickst

Der verlässliche Test ist nicht „sieht es auf meinem Rechner richtig aus“ — dein Rechner ist der eine Ort, an dem es garantiert richtig aussieht, weil dort die Schriften installiert sind.

• Sieh dir die Dokumenteigenschaften an. Die meisten Desktop-Betrachter listen die Schriften unter einem Reiter „Schriften“ auf und sagen zu jeder, ob sie eingebettet ist und ob sie ein Teilsatz ist. Alles, was ohne „Eingebettet“ dasteht, ist ein Risiko.
• Öffne es dort, wo deine Schriften fehlen. Auf einem Telefon, unter einem anderen Betriebssystem oder im eingebauten Betrachter eines Browsers. Ein Browser-Betrachter ist ein besonders guter Test, weil er bewusst mit einem kleinen Schriftenvorrat ausgeliefert wird.
• Prüfe die Dateiinformationen. Der Metadaten-Editor zeigt, was die erzeugende Anwendung eingetragen hat, und das erklärt oft, wie die Datei entstanden ist und damit, wie sie wahrscheinlich mit Schriften umgegangen ist.

Eine Datei in Ordnung bringen, deren Schriften fehlen

Zuerst die ehrliche Antwort: Die verlässliche Lösung ist, das Dokument aus dem Programm, das es erzeugt hat, neu zu exportieren, mit eingeschalteter Schrifteinbettung. Jede ernsthafte Textverarbeitung, jedes Layoutprogramm und jeder Druckertreiber hat diese Option, und es ist der einzige Weg, der den Text als Text erhält.

Ist das Quelldokument weg und du hast nur noch das PDF, sind die Möglichkeiten enger:

• Flach es ab. PDF abflachen löst interaktive Ebenen in den Seiteninhalt auf. Das hilft, wenn Formularfelder und Anmerkungen uneinheitlich dargestellt werden. Es bettet keine Schrift ein, die nicht da ist.
• Mach die Seiten zu Bildern. PDF in JPG rendert jede Seite so, wie sie auf deinem Rechner aussieht, mit deinen Schriften, und das Ergebnis sieht überall gleich aus. Der Preis ist vollständig: Der Text hört auf, Text zu sein. Er lässt sich nicht mehr durchsuchen, markieren, kopieren oder vorlesen, die Datei ist meist deutlich größer, und die Änderung lässt sich nicht rückgängig machen. Das ist ein letzter Ausweg für ein Dokument, das exakt richtig aussehen muss und nie von einer Maschine gelesen werden wird — ein freigegebener Andruck, ein Plakat — und die falsche Wahl für fast alles andere.
• Repariere es. Liegt das Layoutproblem an einer Beschädigung und nicht an den Schriften, baut PDF reparieren die Dateistruktur neu auf. Fehlende Umrisse kann auch das nicht ergänzen, aber es schließt die andere Ursache aus.

Für Dokumente, die über Jahre lesbar bleiben müssen, gibt es genau dafür den Standard PDF/A, der das Einbetten zur Pflicht macht. Wenn eine Datei in zehn Jahren noch zählt, ist das das Format, das du von deiner erzeugenden Anwendung verlangen solltest.