Wie PDF-Formulare funktionieren

Interaktive Formulare und Bilder von Formularen

Ein interaktives Formular trägt Feldobjekte: Textfelder, Kontrollkästchen, Optionsfelder, Auswahllisten, jedes mit einem Namen und einem Wert. Ein Betrachter zeichnet sie, lässt dich tippen und speichert das Getippte getrennt von der Seite. Die vorherrschende Spielart ist AcroForm, definiert in der PDF-Spezifikation selbst.

Ein flaches Dokument hat die Kästchen als Linien und Rechtecke auf die Seite gezeichnet. Es gibt kein Feld, keinen Namen und keinen Wert — es ist ein Bild eines Formulars. Es auszudrucken und von Hand auszufüllen ist genau das, wofür es gedacht war.

Der schnelle Test: Klick dorthin, wo du tippen würdest. Erscheint ein Cursor, ist es interaktiv. Passiert nichts, ist es das nicht.

Ein gescanntes Formular ist immer die zweite Art und eine eigene Anmerkung wert: Ein ausgefülltes Formular zu scannen erzeugt ein Bild, in dem überhaupt kein Text steckt, und deshalb liefert dir ein Konverter dafür ein Dokument voller Bilder. OCR ist das, was ihm eine Textebene gibt.

Eines ausfüllen

Bei einem interaktiven Formular listet Formular ausfüllen die gefundenen Felder auf und lässt dich sie ausfüllen. Weil es von den Feldern statt vom Erscheinungsbild ausgeht, landet das Getippte genau dort, wo das Formular es vorsieht, in der Größe und Ausrichtung, die das Feld vorgibt.

Bei einem flachen Dokument gibt es kein Feld zum Ausfüllen, und die Möglichkeiten sind, es auszudrucken oder mit dem PDF-Editor Text auf der Seite zu platzieren und ihn selbst auszurichten.

Zwei Dinge, die Leute kalt erwischen:

• Feldwerte und Seite werden getrennt gespeichert. Bis ein Formular abgeflacht wird, leben deine Antworten in den Feldobjekten. Ein Tool, das nur den Seiteninhalt liest — und das gilt für die meiste Textextraktion —, sieht sie nicht. Deshalb kann ein ausgefülltes Formular vollständig aussehen und nach dem Umwandeln leer herauskommen.
• Nicht jeder Betrachter speichert sie. Manche Browser-Betrachter lassen dich in ein Formular tippen und speichern dann eine Kopie ohne die Werte. Öffne ein gespeichertes Formular immer noch einmal und prüfe, ob die Antworten noch da sind, bevor du es verschickst.

Abflachen, und wann man es tun sollte

PDF abflachen nimmt das, was die Felder anzeigen, zeichnet es dauerhaft in die Seite und entfernt dann die Felder. Das Dokument sieht danach überall identisch aus und lässt sich nicht zurückbearbeiten — aus den Antworten wird Druckfarbe.

Flache ab, bevor du ein ausgefülltes Formular verschickst, und zwar aus drei Gründen: Es wird in jedem Betrachter gleich dargestellt, der Empfänger kann die Antworten nicht versehentlich ändern, und die Werte sind dann echter Seiteninhalt, den Extraktion und Suche sehen können.

Flache nicht ab, wenn du ein leeres Formular verteilst, wenn du ein Formular womöglich noch korrigieren musst oder wenn jemand anderes es ausfüllen soll — Abflachen entfernt die Felder und macht damit aus einem funktionierenden Formular ein Bild von einem.

Die Reihenfolge zählt, sobald unterschrieben wird: erst ausfüllen, dann unterschreiben, dann abflachen. Vor dem Unterschreiben abzuflachen macht die Antworten dauerhaft, lässt die Unterschrift aber ablösbar; vor dem Ausfüllen zu unterschreiben heißt, ein Dokument zu unterschreiben, das nicht fertig war. Wie man ein PDF unterschreibt deckt den Rest ab.

Eine Warnung, die es zu benennen lohnt: Abflachen entfernt die interaktive Struktur, auf die sich assistive Technik stützt, um ein Feld und seine Beschriftung anzusagen. Bei einem Formular, das jemand womöglich mit einem Screenreader ausfüllen muss, ist das ein echter Preis — siehe was ein PDF barrierefrei macht.