Cómo funcionan los formularios PDF

Formularios interactivos e imágenes de formularios

Un formulario interactivo lleva objetos de campo: cuadros de texto, casillas de verificación, botones de opción, desplegables, cada uno con un nombre y un valor. Un lector los dibuja, te deja escribir y guarda lo que escribiste aparte de la página. La variante dominante es AcroForm, definida en la propia especificación del PDF.

Un documento plano tiene las casillas dibujadas sobre la página como líneas y rectángulos. No hay campo, ni nombre, ni valor: es una imagen de un formulario. Imprimirlo y rellenarlo a mano es exactamente para lo que se diseñó.

La prueba rápida: haz clic donde escribirías. Si aparece un cursor, es interactivo. Si no pasa nada, no lo es.

Un formulario escaneado es siempre del segundo tipo, y merece su propia nota: escanear un formulario rellenado produce una imagen sin ningún texto dentro, y por eso enviarla a un conversor te da un documento lleno de imágenes. El OCR es lo que le da una capa de texto.

Rellenar uno

Para un formulario interactivo, rellenar un formulario PDF lista los campos que encuentra y te deja completarlos. Como trabaja a partir de los campos y no de la apariencia, lo que escribes cae exactamente donde el formulario pretende, con el tamaño y la alineación que especifique el campo.

Para un documento plano no hay ningún campo que rellenar, y las opciones son imprimirlo o colocar texto sobre la página con el editor de PDF y situarlo tú.

Dos cosas que pillan a la gente:

• Los valores de los campos y la página se guardan por separado. Hasta que un formulario se aplana, tus respuestas viven en los objetos de campo. Una herramienta que solo lea el contenido de la página —incluida casi toda extracción de texto— no las verá. Por eso un formulario rellenado puede parecer completo y salir vacío al convertirlo.
• No todos los lectores las guardan. Algunos visores de navegador te dejan escribir en un formulario y luego guardar una copia sin los valores. Vuelve a abrir siempre un formulario guardado y comprueba que las respuestas siguen ahí antes de enviarlo.

El aplanado, y cuándo hacerlo

Aplanar PDF toma lo que muestran los campos y lo dibuja de forma permanente dentro de la página, y luego elimina los campos. El documento pasa entonces a verse idéntico en todas partes y no se puede volver a editar: las respuestas se convierten en tinta.

Aplana antes de enviar un formulario completado, por tres razones: se muestra igual en todos los lectores, el destinatario no puede cambiar las respuestas por accidente, y los valores pasan a ser contenido real de la página, que la extracción y la búsqueda sí ven.

No aplanes un formulario en blanco que vayas a distribuir, un formulario que quizá tengas que corregir, ni nada que quieras que rellene otra persona: aplanar elimina los campos, así que convierte un formulario que funciona en una imagen de uno.

El orden importa cuando hay una firma de por medio: rellena primero, luego firma, luego aplana. Aplanar antes de firmar hace permanentes las respuestas pero deja la firma separable; firmar antes de rellenar significa firmar un documento que no estaba terminado. Cómo firmar un PDF cubre el resto.

Una advertencia que conviene nombrar: aplanar elimina la estructura interactiva en la que se apoya la tecnología de asistencia para anunciar un campo y su etiqueta. Para un formulario que alguien pueda necesitar completar con un lector de pantalla, eso es un coste real; consulta qué hace que un PDF sea accesible.