Comment fonctionnent les formulaires PDF

Formulaires interactifs et images de formulaires

Un formulaire interactif porte des objets de champ : zones de texte, cases à cocher, boutons radio, listes déroulantes, chacun avec un nom et une valeur. Un lecteur les dessine, vous laisse saisir du texte, et stocke ce que vous avez saisi séparément de la page. La variante dominante est l’AcroForm, définie dans la spécification PDF elle-même.

Un document plat a les cases dessinées sur la page sous forme de traits et de rectangles. Il n’y a ni champ, ni nom, ni valeur — c’est une image de formulaire. L’imprimer et le remplir à la main est exactement ce pour quoi il a été conçu.

Le test rapide : cliquez là où vous saisiriez du texte. Si un curseur apparaît, c’est interactif. Si rien ne se passe, ça ne l’est pas.

Un formulaire numérisé est toujours du second type, et cela mérite une note à part : numériser un formulaire rempli produit une image qui ne contient aucun texte, et c’est pourquoi en envoyer un à un convertisseur vous donne un document plein d’images. L’OCR est ce qui lui donne une couche de texte.

En remplir un

Pour un formulaire interactif, remplir un formulaire PDF liste les champs qu’il trouve et vous laisse les compléter. Comme l’outil travaille à partir des champs plutôt que de l’apparence, ce que vous saisissez atterrit exactement là où le formulaire le prévoit, à la taille et selon l’alignement que le champ indique.

Pour un document plat, il n’y a aucun champ à remplir, et les options sont de l’imprimer, ou de poser du texte sur la page avec l’éditeur PDF et de le positionner vous-même.

Deux choses qui prennent les gens au dépourvu :

• Les valeurs des champs et la page sont stockées séparément. Tant qu’un formulaire n’est pas aplati, vos réponses résident dans les objets de champ. Un outil qui ne lit que le contenu de la page — y compris la plupart des extractions de texte — ne les verra pas. C’est pourquoi un formulaire rempli peut sembler complet et ressortir vide après conversion.
• Tous les lecteurs ne les enregistrent pas. Certaines visionneuses de navigateur vous laissent saisir du texte dans un formulaire puis enregistrer une copie sans les valeurs. Rouvrez toujours un formulaire enregistré et vérifiez que les réponses y sont toujours avant de l’envoyer.

L’aplatissement, et quand y recourir

Aplatir un PDF prend ce que les champs affichent et le dessine définitivement dans la page, puis supprime les champs. Le document a alors la même apparence partout et ne peut plus être remodifié — les réponses deviennent de l’encre.

Aplatissez avant d’envoyer un formulaire complété, pour trois raisons : il s’affiche de la même manière dans tous les lecteurs, le destinataire ne peut pas modifier les réponses par accident, et les valeurs sont alors du véritable contenu de page, visible par l’extraction et la recherche.

N’aplatissez pas un formulaire vierge que vous diffusez, un formulaire que vous pourriez avoir à corriger, ni quoi que ce soit que vous voulez faire remplir par quelqu’un d’autre — l’aplatissement supprime les champs, il transforme donc un formulaire opérationnel en image de formulaire.

L’ordre importe dès qu’une signature entre en jeu : remplissez d’abord, puis signez, puis aplatissez. Aplatir avant de signer rend les réponses définitives mais laisse la signature détachable ; signer avant de remplir revient à signer un document qui n’était pas terminé. Comment signer un PDF traite le reste.

Une mise en garde mérite d’être nommée : l’aplatissement supprime la structure interactive sur laquelle les technologies d’assistance s’appuient pour annoncer un champ et son intitulé. Pour un formulaire que quelqu’un pourrait devoir remplir avec un lecteur d’écran, c’est un coût bien réel — voyez ce qui rend un PDF accessible.