Qué obtienes realmente al convertir un PDF a PowerPoint

Un PDF no contiene diapositivas

Cuando PowerPoint exporta un PDF descarta casi todo lo que hacía del archivo una presentación. La diapositiva se convierte en página. Un marcador de título se convierte en un grupo de glifos colocados cerca del borde superior. Una lista con viñetas se convierte en unos glifos, unos círculos pequeños y un conjunto de coordenadas. Las animaciones, las transiciones, el patrón de diapositivas, el diseño del que partió cada una, la distinción entre contenido y decoración: nada de eso sobrevive, porque nada de eso forma parte del aspecto de una página una vez impresa.

Es la misma razón por la que convertir un PDF a Word pierde el diseño, pero aquí duele más. Un documento de Word es sobre todo un río de texto, y recuperar un río de texto de una página es un problema tratable. Una diapositiva es una disposición deliberada de objetos separados en el espacio, y la disposición es el contenido. Recuperarla significa decidir dónde empezaba y terminaba cada objeto, algo que el archivo ya no registra.

Las dos respuestas posibles de un conversor

Reconstruir los objetos. Agrupar los glifos en palabras, las palabras en cuadros de texto, decidir cuál es el título, detectar los caracteres de viñeta y convertirlos en formato de lista, separar los gráficos de fondo del contenido. Bien hecho sobre una presentación sencilla, el resultado es realmente editable. Aplicado a un informe, a una página escaneada, a una diapositiva con una fotografía detrás del texto o a cualquier cosa con columnas, produce cuadros de texto aproximadamente en el sitio correcto, aproximadamente del tamaño correcto y con el orden de lectura sutilmente alterado.

Dibujar la página. Representar cada página exactamente como la mostraría un lector y colocar esa imagen en una diapositiva. No se infiere nada, así que nada puede inferirse mal. Todas las páginas se convierten. El texto forma parte de la imagen.

La segunda es peor en el mejor de los casos y muchísimo mejor en el caso medio, y el caso medio es para lo que hay que construir una herramienta. Lo decide el modo de fallar: una presentación reconstruida correcta al 90% parece terminada, así que nadie la revisa, y los errores los descubre el público. Una imagen de una página nunca está sutilmente mal: o es la página o evidentemente no lo es.

Para qué sirve de verdad una presentación de una imagen por página

Para más de lo que parece. La mayoría de quienes convierten un PDF a PowerPoint no piensan reescribirlo: quieren presentarlo. Poner un informe delante de una sala, insertar tres páginas de un pliego en una presentación existente, repasar un presupuesto con un cliente sin cambiar de aplicación. Para todo eso, la imagen de una página en una diapositiva es exactamente lo adecuado, y es mejor que la alternativa porque las páginas siguen pareciéndose al documento que todos han visto ya.

Además se combina bien. Puedes borrar las diapositivas que no necesites, reordenarlas, añadir las tuyas entre ellas y poner un título o una flecha sobre cualquier página. Lo que no puedes hacer es entrar en un párrafo y cambiar una palabra.

La prueba práctica: si ibas a hacer una captura de la página y pegarla, esto te da lo mismo para todas las páginas a la vez, con una resolución adecuada y en las proporciones propias de la página.

Por qué el texto va en las notas del orador

Una imagen de una página tiene un coste real: las palabras dejan de ser palabras. La presentación no será buscable, no podrás copiar una frase y un lector de pantalla no encontrará nada.

Poner el texto de cada página en las notas del orador de esa diapositiva devuelve las tres cosas sin fingir que la diapositiva es editable. La presentación es buscable, porque PowerPoint busca en las notas. El texto se puede copiar desde el panel de notas. Y aparece donde quien presenta ya está mirando: el panel de notas existe precisamente para contener lo que vas a decir sobre la diapositiva que tienes delante.

También es honesto de un modo que no lo son los cuadros de texto reconstruidos. Nada en un panel de notas sugiere que la diapositiva sea editable, así que nadie descubre la limitación diez minutos antes de una reunión. Nuestra herramienta de PDF a PowerPoint rellena las notas a partir de la capa de texto de la página cuando existe; un documento escaneado no tiene capa de texto, así que las notas salen vacías y las diapositivas se generan igualmente.

Cuándo dejar de convertir y rehacerlo tú mismo

Tres situaciones en las que ningún conversor es la respuesta correcta.

• Todavía tienes el original. Búscalo siempre primero. Un .pptx, un Keynote o un Google Slides en el correo de alguien supera a cualquier conversión, y los PDF suelen exportarse de algo que sigue existiendo.
• Necesitas editar más que unas pocas palabras. Si vas a reescribir buena parte de la presentación, teclear seis diapositivas lleva menos tiempo que reparar seis convertidas, y el resultado tiene un diseño propio en lugar de uno heredado.
• Tiene que ajustarse a una plantilla. Las diapositivas convertidas llevan el diseño del documento de origen, no el de tu organización. Pegar imágenes de páginas en tu plantilla está bien para un anexo y mal para el cuerpo principal.

Si lo que necesitas en realidad es el texto y no las diapositivas, PDF a Word es la herramienta adecuada: reconstruye párrafos que puedes editar y, a cambio, pierde el diseño.