Was „In PDF drucken“ wirklich macht

Zwei verschiedene Wege zur selben Dateiendung

Die meisten Anwendungen bieten beides an, oft zwei Menüpunkte voneinander entfernt, und es ist nicht derselbe Vorgang.

Exportieren oder Als PDF speichern. Die Anwendung schreibt das PDF selbst oder übergibt einem Schreiber alles, was sie weiß: Dieser Textlauf ist eine Überschrift, dieses Wort ist ein Link auf jene Adresse, das ist das Inhaltsverzeichnis, das sind die Formularfelder. All das hat in einem PDF einen Platz, weil das Format für jedes davon einen vorsieht.

In PDF drucken. Die Anwendung spricht mit einem Drucker. Sie sagt: Setz diese Glyphen an diese Koordinaten, füll dieses Rechteck, zeichne hier dieses Bild. Ein virtueller Drucker sammelt diese Beschreibung ein und schreibt daraus ein PDF. Mehr ist nicht Teil des Gesprächs — nicht, weil der Schreiber es verworfen hätte, sondern weil die Druckschnittstelle dafür gebaut wurde, eine Maschine anzusteuern, die Tinte auf Papier bringt, und eine Maschine, die Tinte auf Papier bringt, hat für ein Lesezeichen keine Verwendung.

Sowohl Microsoft Print to PDF unter Windows als auch der Punkt Als PDF sichern im Druckdialog von macOS gehen den Druckweg. Das eigene Als PDF speichern eines Browsers ist wieder etwas Drittes: Der Browser rendert die Seite und schreibt das PDF direkt, statt durch das Drucksystem des Betriebssystems zu gehen, weshalb er Hyperlinks meist erhält, wo ein Druckertreiber es nicht tut. Das Verhalten hängt von Anwendung, Treiber und Version ab; nimm alles Folgende also als das, was zu prüfen ist, nicht als das, was anzunehmen ist.

Was die Reise nicht übersteht

„Meist“ leistet in dieser Tabelle echte Arbeit, und es ist kein Hedging um seiner selbst willen: Treiber unterscheiden sich, Anwendungen unterscheiden sich, und verlässlich lässt sich nur etwas über den Mechanismus sagen, nicht über ein bestimmtes Paar von beiden.

Der Verlust mit Folgen über die Bequemlichkeit hinaus sind die Tags. Ein Strukturbaum ist das, was einer Hilfstechnik sagt, dass diese Zeile eine Überschrift ist, dass das hier eine Liste ist und in welcher Reihenfolge die Seite gelesen werden soll.

Ein in PDF gedrucktes Dokument hat überhaupt keinen Strukturbaum, es kann eine Barrierefreiheitsanforderung also nicht erfüllen, so gut es auch aussieht — und das Versagen ist für alle unsichtbar, die keinen Screenreader benutzen. Wenn das Dokument irgendwohin geht, wo eine Barrierefreiheitspflicht gilt, steht dir der Druckweg nicht offen. Was ein PDF barrierefrei macht behandelt, was eine getaggte Datei braucht.

Der zweite Verlust, mit dem man planen sollte, sind die Links. Nichts auf dieser Seite — und generell nichts unterhalb eines Editors — erzeugt aus Text, der bloß wie eine URL aussieht, wieder Link-Anmerkungen. Wenn die Links zählen, geh zurück und exportiere.

Warum das Ergebnis nicht ganz die Größe hat, die du gestaltet hast

Zwei getrennte Eigenschaften des Druckers wandern fest in die Datei.

Die Papiergröße ist die des Treibers, nicht die des Dokuments. Ein A4-Dokument, auf einer Maschine gedruckt, deren Vorgabe Letter ist, kommt als Letter heraus, mit passend skaliertem Inhalt. Das ist das gewöhnliche Problem A4 gegen Letter, das durch eine Seitentür hereinkommt, und PDF-Seitengröße und -ausrichtung behandelt seine Gestalt.

Der bedruckbare Bereich ist kleiner als das Blatt. Ein physischer Drucker muss das Papier greifen, es gibt also immer einen Rand, den er nicht erreicht, und der Treiber meldet ein bedruckbares Rechteck, das gegenüber der Seite eingerückt ist. Viele Anwendungen verkleinern den Inhalt standardmäßig auf dieses Rechteck — „an bedruckbaren Bereich anpassen“, „übergroße Seiten verkleinern“, „auf Seitengröße skalieren“. Ein PDF hat keine physische Kante und keinen Grund für diesen Rand, aber die Skalierung wurde angewandt, bevor der PDF-Schreiber die Seite überhaupt gesehen hat, sie steckt also dauerhaft in der Ausgabe. Das Symptom ist eine um ein paar Prozent zu kleine Seite in einem weißen Rahmen, mit lauter leicht falschen Maßen.

So vermeidest du es: Stell die Papiergröße im Druckdialog ausdrücklich ein, und setz die Skalierung auf 100 % oder „Originalgröße“ statt auf irgendeine Anpassung. Prüf es danach mit Seitenzahl und Dateiinfo, das die Seitenmaße dessen nennt, was du tatsächlich erzeugt hast. Hast du schon eine Datei, die falsch herausgekommen ist, kann Seitengröße ändern sie zurück auf die richtige Seite skalieren — es skaliert dann allerdings eine skalierte Seite, und der Text wird nicht ganz so knackig wie bei einem neuen Export.

Wann Drucken trotzdem die richtige Wahl ist

Es hat echte Anwendungen, und denen sollte man gerecht werden.

• Die Anwendung hat keinen Export. Viele haben keinen. Drucken ist dann der einzige Weg, und er funktioniert.
• Du willst das, was die gedruckte Seite zeigen würde. Das Drucklayout ergänzt Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen und Seitenumbrüche, die ein Export nicht hat, und manchmal ist genau das das Artefakt, das du brauchst — ein Beleg dafür, wie die Sache gedruckt ausgesehen hätte.
• Du willst das Formular abgeflacht. Ein ausgefülltes Formular zu drucken macht die Werte zum Teil der Seite. Das funktioniert, aber PDF abflachen erledigt dieselbe Aufgabe absichtlich und lässt alles Übrige an der Datei intakt.

Und eine Gewohnheit, die man sich abgewöhnen sollte. Ein PDF wieder in ein PDF zu drucken, um es „aufzuräumen“ oder an einem heiklen System vorbeizukommen, wird viel zu früh gegriffen. Es ist ein vollständiges Neurendern: Es kann die Datei aufblähen, es entfernt die Struktur, die das Dokument hatte, und wenn der Treiber beschließt, eine Seite zu rastern — was manche tun, wenn sie auf Transparenz treffen, die sie nicht ausdrücken können —, hört der Text auf, Text zu sein, und du merkst es erst später. Es wirft außerdem ein Berechtigungspasswort ab, was eher eine Frage danach ist, was du tun darfst, als eine Funktion.

Drei Prüfungen am Ergebnis

1. Ist der Text noch Text? Schick die Ausgabe durch PDF in Text. Kommt nichts zurück, hat der Treiber die Seite gerastert und du hast jetzt Bilder. Das lässt sich nur retten, indem du zur Quelle zurückgehst, oder per OCR, was neue Vermutungen liefert statt des ursprünglichen Textes.
2. Hat die Seite die Größe, die du wolltest? Seitenzahl und Dateiinfo nennt die Maße. Eine Seite 2 bis 4 % unter dem Nennmaß ist die Signatur des Verkleinerns auf den Druckbereich.
3. Funktionieren die Links? Klick einen an. Sind sie tot, belebt sie hier keine Nachbearbeitung wieder — exportiere stattdessen aus der Quelle.

Ist die Datei unangemessen gewachsen, bringt PDF komprimieren sie meist wieder herunter, denn ein Druckertreiber, der vollständige Schriften einbettet oder Bilder großzügig neu kodiert, lässt reichlich Luft. Wie PDF-Kompression funktioniert behandelt, zu welchem Modus du greifen solltest.