Qué hace realmente «Imprimir a PDF»

Dos caminos distintos hacia la misma extensión de archivo

La mayoría de las aplicaciones ofrecen ambos, a menudo a dos elementos de menú el uno del otro, y no son la misma operación.

Exportar, o Guardar como PDF. La aplicación escribe el PDF ella misma, o le entrega a un escritor todo lo que sabe: esta tirada de texto es un encabezado, esta palabra es un enlace a esa dirección, este es el índice, estos son los campos de formulario. Todo ello tiene dónde ir en un PDF, porque el formato tiene un sitio para cada cosa.

Imprimir a PDF. La aplicación habla con una impresora. Le dice: pon estos glifos en estas coordenadas, rellena este rectángulo, dibuja esta imagen aquí. Una impresora virtual recoge esa descripción y escribe un PDF de ella. Nada más entra en la conversación, no porque el escritor lo descartara, sino porque la interfaz de impresión se diseñó para gobernar una máquina que pone tinta sobre papel, y una máquina que pone tinta sobre papel no sabe qué hacer con un marcador.

Tanto Microsoft Print to PDF de Windows como el elemento Guardar como PDF dentro del diálogo de impresión de macOS van por el camino de la impresión. El destino Guardar como PDF propio de un navegador es otra cosa distinta: el navegador representa la página y escribe el PDF directamente en lugar de pasar por el sistema de impresión del sistema operativo, y por eso normalmente conserva los hipervínculos cuando un controlador de impresión no lo hace. El comportamiento varía según la aplicación, el controlador y la versión, así que trata todo lo de abajo como lo que hay que comprobar y no como lo que hay que dar por hecho.

Qué no sobrevive al viaje

El «normalmente» está haciendo un trabajo de verdad en esa tabla y no es cautela por cautela: los controladores difieren, las aplicaciones difieren, y la única afirmación fiable es sobre el mecanismo, no sobre ninguna pareja concreta de ellos.

La pérdida con consecuencias que van más allá de la comodidad son las etiquetas. Un árbol de estructura es lo que le dice al software de asistencia que esta línea es un encabezado, que esto es una lista y en qué orden hay que leer la página.

Un documento impreso a PDF no tiene árbol de estructura ninguno, lo que significa que no puede cumplir un requisito de accesibilidad por bien que se vea, y el fallo es invisible para todo el que no esté usando un lector de pantalla. Si el documento va a algún sitio con una obligación de accesibilidad, el camino de la impresión no está disponible para ti. Qué hace accesible a un PDF cuenta qué necesita un archivo etiquetado.

La segunda pérdida con la que conviene contar son los enlaces. Nada en este sitio —y, en general, nada que no sea un editor— recrea anotaciones de enlace a partir de un texto que simplemente parece una URL. Si los enlaces importan, vuelve atrás y exporta.

Por qué el resultado no tiene exactamente el tamaño que diseñaste

Dos cosas distintas de la impresora quedan cocidas dentro del archivo.

El tamaño del papel es el del controlador, no el del documento. Un documento A4 impreso en una máquina cuyo valor por defecto es Letter sale en Letter, con el contenido escalado para ajustarse. Este es el problema corriente de A4 contra Letter llegando por una puerta lateral, y el tamaño y la orientación de página de un PDF cuenta en qué consiste.

El área imprimible es más pequeña que la hoja. Una impresora física tiene que sujetar el papel, así que siempre hay un margen al que no llega, y el controlador declara un rectángulo imprimible metido hacia dentro de la página. Muchas aplicaciones reducen el contenido por defecto para que quepa en ese rectángulo: «ajustar al área imprimible», «reducir las páginas grandes», «escalar para ajustar». Un PDF no tiene borde físico ni motivo para tener ese margen, pero el escalado se aplicó antes de que el escritor de PDF viera siquiera la página, así que está en la salida de forma permanente. El síntoma es una página un pequeño porcentaje más chica, metida dentro de un borde blanco, con todas las medidas ligeramente mal.

Para evitarlo: fija el tamaño del papel explícitamente en el diálogo de impresión, y pon la escala al 100 % o en «tamaño real» en lugar de en cualquier opción de ajuste. Después compruébalo con contar páginas e información del archivo, que informa de las dimensiones de página de lo que has producido en realidad. Si ya tienes un archivo que salió mal, cambiar el tamaño de un PDF puede volver a escalarlo a la página correcta, aunque está escalando una página ya escalada y el texto no quedará tan nítido como al volver a exportar.

Cuándo imprimir es la elección correcta de todos modos

Tiene usos legítimos, y merece la pena ser justo con ellos.

• La aplicación no tiene exportación. Muchas no la tienen. Imprimir es entonces la única vía, y funciona.
• Quieres el aspecto que tendría la página impresa. La maquetación de impresión añade encabezados, pies, números de página y saltos de página que una exportación no añade, y a veces ese es justo el objeto que necesitas: un registro de la cosa tal como se habría impreso.
• Quieres el formulario aplanado. Imprimir un formulario relleno hace que los valores formen parte de la página. Funciona, pero aplanar PDF hace el mismo trabajo a propósito y mantiene intacto todo lo demás del archivo.

Y una costumbre que conviene romper. Imprimir un PDF de vuelta a PDF, para «limpiarlo» o para saltarse un sistema quisquilloso, se usa demasiado pronto. Es una representación completa desde cero: puede hacer crecer el archivo, elimina la estructura que tenía el documento y, si el controlador decide rasterizar una página —cosa que algunos hacen cuando se topan con una transparencia que no saben expresar—, el texto deja de ser texto y te enteras más tarde. También tirará una contraseña de permisos, que es una cuestión de qué tienes derecho a hacer más que una función.

Tres comprobaciones sobre el resultado

1. ¿El texto sigue siendo texto? Pasa la salida por PDF a texto. Si no vuelve nada, el controlador rasterizó la página y ahora tienes imágenes. Eso solo se recupera volviendo al origen, o con OCR, que es un conjunto nuevo de conjeturas y no el texto original.
2. ¿La página tiene el tamaño que pediste? Contar páginas e información del archivo informa de las dimensiones. Una página entre un 2 y un 4 % por debajo del tamaño nominal es la firma del ajuste por reducción.
3. ¿Funcionan los enlaces? Haz clic en uno. Si están muertos, ningún postprocesado de aquí los va a revivir: exporta desde el origen en su lugar.

Si el archivo ha crecido de forma irrazonable, comprimir PDF normalmente lo devolverá a su sitio, porque un controlador de impresión que incrusta fuentes completas o vuelve a codificar imágenes con generosidad deja bastante margen. Cómo funciona la compresión de PDF cuenta a qué modo recurrir.